關於專案管理工具(PMIS) (一)三大類型

Project Management Information System(PMIS)是專案經理不可或缺的好朋友。 PMI在PMBOK中也屢屢強調這東西的重要,不論是在規劃、執行、控制時都占有舉足輕重的角色。

但問題在於,市面上這樣的工具實在太多了,有的貴、有的便宜、授權方式不同、甚至功能都不完全一樣。 一個很多人可能會訝異的事實是,現今的PMIS並沒有甚麼標準可言。 有些套裝軟體設計的非常嚴謹、有些設計的自由度很高、但也有些根本是外行人設計出來的騙人東西。 所以,如何選擇適合自己專案(或公司組織)的工具,其實是個非常值得深入探討的議題。

姑且也先不談功能的好與壞,選擇一套軟體最重要的議題恐怕是「自己最重要想管理的是甚麼」。 因為不同公司所開發出來的PMIS往往有著全然不同的「設計理念」與「設計重心」。 我自己根據對這領域的經驗與研究,把常見的PMIS根據它本身設計理念(或要協助解決的問題)分成了三大類型。

 

 

這三大類型分別是:

  • 專門管理工具類
  • 工作協同合作類
  • 組合管理及資料分析類

三個方向並沒有對與錯的問題,純粹是使用者需求的重點為何。 因為不同屬性的專案核心管理點會有所差異,所以軟體廠商所開發的PMIS往往是有「適合」特定類型專案的。 不過,遺憾的是,一套軟體到底適合哪類型的專案,大部分的軟體廠商不會告訴你。 各家都會宣稱自己開發的PMIS適合所有類型的專案。 但實際情況絕非如此,就算是號稱三大方向全面都有涵蓋到的工具,也還是有廠商最熟悉的核心領域,也多會在該領域上比較強。 而其他的部分要不是稍弱、要不根本只是徒具形式而已。

也因此當選擇建構工具時,你必須從幾個面向思考。 你最立刻的需求、組織的長期發展需求、還有工作流程是否能緊密搭配來考慮,不然工具可能造成拖累而非助力。 若只是隨便買一個(如最便宜、或是最多人用),但該工具不完全匹配你的專案環境下,事情反而會變得綁手綁腳。畢竟工具是得搭配正確的專案類型還有流程架構才能真正的發揮價值。 (請參照「你在尋找聖杯?」一文)

像當時我所在的組織要選擇PMIS時,我們花了好幾個月評估幾個不同的系統。 不單單只是考慮功能與價錢,而是從系統嚴謹度、長期組織發展、各職能所需要資訊取得的容易度、整合的可能性、使用者介面等完整的考量,最後才做出選擇。 當時評估的項目超過30項, 而過程中的導入更是煞費苦心,我幾乎得貼近第一線的照顧所有人。 (事實上你要是沒有這樣的決斷力,那根本別想工具導入成功) 就算到寫文的現在都還在進行中。

這系列,會是我對於PMIS這東西的經驗分享,。 若你正考慮要選擇一套工具長期使用時,或許你可以考慮由此做為思考的出發點。 思考看看到底對你的專案、或是對你的組織而言,哪個方向最能解決你專案上的瓶頸、哪樣的東西最能帶來投資成效、並能跟既有流程結合(反之,你若權限夠,也可以像我一樣主動改組織架構與流程(笑))。 那這樣工具投資才能達成最大的效益與價值。


這篇將先談談所謂三個分類到底是甚麼意思:

專門管理工具類

這類工具的涵蓋範圍很廣,包含排程、成本、風險、合約、WBS、品質等工具。 有些只是單一領域(如只做蒙地卡羅分析)、有些是同時包含數個領域的工具集合(如排程與資源管理)。 有些只設定讓單一專案用,另也有一些是從整個企業整合來做考慮。

不管這樣工具的功能規模是大是小,會被我歸類在這類工具下的,大多設定精細、操作複雜、學習曲線很高。 光是手冊可能就數百數千頁,除非你下定決心要成為這領域的專家,否則我幾乎可以打包票你學不會的。 雖然聽起來很嚇人,但好處在於這類工具可以幫我們做出非常精細的規劃、並多能符合特定的規章與要求。 這在跨國或是對於專案控制有要求的環境下,常常是必備的技能。

不過,也有一些標榜是專門工具卻刻意把自由度設的很大的類型。 這類的好處是完全不懂的人也可以用。 但缺點在於,完全不懂的人可能會以匪夷所思的方式來使用這樣的工具。 (Microsoft Project系列就屬於這樣的情形;也真有太多人把Project當成Excel在用。)

 

工作協同合作類 (Groupware)

這類工具的核心重點往往並不放在專案規劃,而放在如何做到基本的追蹤、資源管理與資料共享。 通常這類工具會透過一個集中的資訊平台,讓大家可以共同分享資訊,並取得一些專案的資料。

但這類工具因為重點放在「分享還有工作分派」上,所以往往對於細部規畫的精密度不很高。 若專案需要精細的排程、分析、正確的成本管控、或是日後可能會面臨法律爭議時,他在證據保全上往往就顯的薄弱些。

但若你的團隊很大、跨國或是跨區域,且需要有個平台分享資訊時,這類的工具卻往往又很實用。

 

組合管理及資料分析類

這類工具往往介於所謂「報表工具」或是「資訊平台」兩種類型;可能偏向其中一個極端、也可能兩者兼顧。 這類工具有可能很簡單,只是專門幫你從資料庫中抓取資料做成OLAP然後產出報表或是在設計好的資訊平台(如Web形式的Dashboard)展現。 而複雜的則可能是跟上面兩類工具整合在一起的一塊模組。

但這類工具的問題主要在於底層資料的精準度。 一般工具商是有個前提假設,也就是你的資料都已經正確無誤了,它只是幫忙把已經正確的資料做成報表或是放在整合分析的介面(可能是Dashboard、可能是入口網站這樣的形式)

但我們都知道,Garbage in、 Garbage out。 如果你內部基礎資訊的收集與規劃還不成熟下(或是隨附於這類工具來的基礎模組很弱時),這類工具通常最後會變成徒具形式。 畢竟錯誤的資料就算包裝的再精美,對於決策與分析也不會有任何幫助,那就浪費人力物力啦。

 

所以,以上是我歸納出來的三大類。 下次則再來談談這些類別的細節吧!
各位讀者若有任何問題或心得也歡迎在文末一起討論。

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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5 則讀友回應

  1. Bryan Yao 2010-10-15 16:32:24 第 5 則

    企業選擇PMIS,就像小朋友選擇腳踏車一樣:

    選擇第一台車時,因為根本還不會騎,最好選擇功能簡單,有輔助輪,價格普普的。這段時間「工具」不是重點,重點是讓新手抓到平衡感,了解如何控制腳踏車。等學會了,再依據個人的興趣,選擇變速車、登山車、特技車、甚至加裝Turbo都可以。

    現在業界普遍的問題是,賣車的人沒有扮演好中立的角色(這是必然的),沒有站在客戶的立場來提建議。明明是一個初學的小朋友,卻賣給他28段變速、鈦合金、加裝慣性加速輪的腳踏車,最終的結果就是,不但沒有品嚐到騎車的樂趣,還以為所有腳踏車是昂貴沒價值的東西!

  2. Bryan Yao 2010-10-14 02:58:53 第 4 則

    To 3F e8618:

    如果是要報告,這份資料或許有幫助。這是Gartner這間顧問公司每年針對IT專案與專案組合管理軟體(IT Project & Portfolio Management)所做的評比與分析。
    Magic Quadrant

  3. e8618 2010-10-13 23:32:29 第 3 則

    版主你好,

    想請教一下貴公司評估PMIS的項目有哪些?可否惠賜?

    PMI有公佈PMIS的標準嗎?因為本人也準備上台報告相關主題...

    • Joe Chang 2010-10-14 10:32:10

      這裡有個問題。
      在PMIS的應用上,文化與組織成熟度才是我評估的重點
      換言之,我得先了解對方組織需要管理甚麼
      使用者能到怎麼樣的程度?
      能規劃的細緻度多深?
      組織既有的流程有哪些?
      然後才考慮甚麼是最合適的

      大部分的人有個錯誤的認知
      以為買個最貴最好的就是對的

      但那是大錯特錯
      因為組織是個有機體
      如果不能對症下藥
      不適應的負作用會毀掉整個過程

      ERP導入也是一樣
      很多人迷信買最貴、功能最多的
      但實際可能只需要一兩個小功能
      結果導個三年五年、大家也不知道為何做這些事情
      最後就是虛應故事,或是找個理由把他phase out...
      太多類似的故事了...

  4. 2009-11-02 18:17:30 第 2 則

    Dear 站長..

    我很喜歡你的文章..^^~尤其是這一系列有關專案管理的文章..
    原本一直處於潛水的狀態在觀看你的作品,但因為最近學校報告講到有關"專案管理工具"..
    不知道可不可以在上台報告時,介紹你的文章及部落格,讓更多人認識你呢!?

    • Joe Chang 2009-11-02 22:19:50

      好啊,歡迎分享 :)

  5. pochao 2009-07-31 09:24:38 第 1 則

    站長你好,

    在甘特圖中的進度%是主觀認定打上去的嗎?

    還是量化過後自動產生的?

    • Joe Chang 2009-07-31 11:31:44

      若要求不嚴謹,是可以主觀認定後打上去。 幾乎的工具也都允許你手key。
      但嚴謹的案子(如金額大、如涉及責任、設及付款條件等),幾乎都會希望%是某個規則認定的。 常見的當然就是權重完成狀態、資源完成量、里程碑、天期進度、或其他事前議定的認列原則等。