答客問:「如何建立與Sponsor的信任感?」

150820
上次在一個專案管理的分享課程後,有人舉手說:「感覺你都遇到很好的sponsor,他們都願意聽你的建議,哪像我,每次都遇到不講理的人。」

其實諸如此類的話我聽了不下數十次了,會有這種反應的人普遍認為自己是運氣不夠好,沒有碰到好的甲方,所以專案才會以失敗做收,但其實真正讓他專案失敗的不是甲方,而是他自己。在帶PM時,我可以很快的分辨出一個PM到底有沒有潛力,能否很快的跟上步調,我只看一個關鍵特性,那就是「這個人是不是個老是會把問題歸咎於外部因素的人?」。
舉例來說:「這是因為甲方隨便更改需求,所以delay」、「這是因為另一個配合單位沒有準時交附成果給我,所以我也無法準時」、「這個元件出錯了,我也不知道為什麼,可能某人改了什麼吧,我來問問他。」,這類的人,永遠會把專案做不好歸咎於外部因素,我當然不會說外部因素不重要,但一個合格的PM應該是這樣說的:「需求變動了,我如何去跟甲方溝通時程要延長或者要加一些人手來幫忙?」、「A說兩週後要給我某個功能,他現在應該差不多要開始動工了,我要確認他有準時動工,否則怎麼可能準時完成,我快來push一下。」、「所有元件的管理與變動應該要好好管制,否則實在不知道哪一天會出更大的包,這些應該好好規劃清楚,我要立刻找團隊討論。」,從他面對問題時的想法,就可以分辨這個人到底適不適合扮演好PM的角色。
有些人接受了以上的想法,所以他們接著問:「有時候我想跟甲方溝通,但對方不是一開始就願意相信我的建議,我該如何很快的跟他建立信任感?」
gipi:「你怎麼樣才會信任另一個人?」
學員:「無法很具體的說明,但最少要讓我覺得他說話算話,不會胡扯。」
gipi:「什麼叫說話算話呢?」
學員:「答應的事情要做的到。」
gipi:「嗯,例如他說星期一把東西給你,就真的在週一給你,這樣就算是把答應你的事情做到了,那你是否就百分之百可以信任他?」
學員:「嗯,不能那麼肯定。」
gipi:「各位有玩過信任遊戲吧,要閉起眼睛,然後要你信任他人不會讓你受傷的那個遊戲。」
gipi:「如果你是閉起眼睛的那個人,在這個遊戲中你的感受是什麼?」
學員:「閉上眼睛的不安感。」
gipi:「對,所以這個遊戲的設計是讓大家在這種不安感之下,試著去相信你的夥伴,這對有些人來說很容易,但對某些人來說卻非常困難,有些人的信任感容易建立,但有些人卻異常困難,反應回專案工作時,你的Sponsor們也面對著挑戰,他們心中也有不安感,這些不安感來自於上級的壓力,來自於對自我要求的壓力,來自於對未知的壓力,所以你要讓他們信任你,你首先就要讓他安心。」
讓Sponsor安心,說到做到只是第一步,但這還不夠,身為專案經理,你必須要能站在對方的角度思考問題,你知道他有什麼不安,知道他希望能在老闆面前有好表現,知道他有不能delay的壓力,若你總是能從這些角度思考,並且一次、兩次、三次的協助他達到他想達成的目的,那信任感就會逐步建立起來,另一個重要的關鍵就是不要讓對方有surprise,能提前讓對方知道的事情就提前讓對方知道,如果時程會delay,或者出了其他問題,而這個問題勢必對專案造成衝擊時,提前告知是很重要的一件事,知道彼此沒有隱瞞重要的事情時,信任感才會提升,而且在告知時請務必先想好解決方案,並站在對方角度思考哪個方案最好?哪個方案對專案的衝擊最小?並讓對方知道你建議的方案是什麼。
講到這邊為止,我相信很多的PM都自認為能做的到,說話算話、提前告知、站在對方角度、給予最好的建議,這是多數我們在教育PM時一定會提到的,但一個不錯的PM跟一個卓越的PM間還有一個很顯著的差別,那就是「當責」,回到本文的第一段,我見過很多PM在管專案的心態上竟然抱持著錯誤的心態:
「這件事情A部門正在處理,對方沒有給明確交期」
「這件事情因為會因廠商端配合的時程而delay,但會delay多久要看廠商的狀況」
「這個問題技術人員已經在處理,他們說要根本的解決此問題可能需要花3個月,但我們只剩下3週的時間」
.....
這些話語若從PM口中說出,一般來說是不太對的,因為你沒有做到當責,上述的說詞是將問題推到其他人身上,你的目的只是告知Sponsor:「問題不在我這。」,如果你要這樣子面對你的案子,那你永遠得不到Sponsor的真正信任,因為專案的不可控性太高,而我們從一個人管案子的心態,也可以清楚的看到一個人作事的態度,要能被信任,要能被交辦,要能被賦予重責大任,你一定要把專案裡的每件事當作自己的事。
信任感的建立不容易,但一旦建立了,彼此就能同舟共濟,互相幫忙,要當一個稱職的PM,你一定要具備這種專業素養。

作者:游舒帆gipi

作者簡介:游舒帆(gipi),早期活躍於各技術社群,曾獲選兩屆微軟最有價值專家(MVP),現任職於鼎捷集團,熟悉產品開發、架構設計,曾負責多項產品開發、設計與管理,曾參與鼎新CMMI Lv4認證過程,目前專注於雲端運算、行動應用與電子商務領域,擅長專案管理,目前為專案經理雜誌特約作家之一,對網路行銷、社群經營、簡報技巧等有濃厚興趣,歡迎到Facebook上與我討論各項議題。

文章出處:gipi的學習筆記

原文連結:http://www.dotblogs.com.tw/jimmyyu/archive/2015/07/10/establish-trust-with-sponsor.aspx

圖片出處:http://www.alumag.cc/asia-2015-symposium/sponsor-package/

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游舒帆gipi

分享我的職場心得、管理思維、專案管理經驗談以及雲端運算相關知識。 游舒帆(gipi),早期活躍於各技術社群,曾獲選兩屆微軟最有價值專家(MVP),現任職於鼎捷集團,熟悉產品開發、架構設計,曾負責多項產品開發、設計與管理,曾參與鼎新CMMI Lv4認證過程,目前專注於雲端運算、行動應用與電子商務領域,擅長專案管理,目前為專案經理雜誌特約作家之一,對網路行銷、社群經營、簡報技巧等有濃厚興趣,歡迎到Facebook上與我討論各項議題。

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