【菜鳥主管成長日記】身為管理者,你應該多「聊天」

【菜鳥主管成長日記】身為管理者,你應該多「聊天」

記得剛進入職場時,有位主管 J 可說是公司的風雲人物,每次的升遷名單中總是可以看到他的名字,並且和同事以及老闆的關係都非常好,不到兩年的時間,他就已經從一名小主管成為整個事業群的總經理,團隊規模也從幾十人擴大到近百人。

但有件事我一直想不明白,為什麼我常看到他和同事、主管在喝咖啡聊天,有說有笑的,難道他不用工作嗎?

所以,我對於J的評價不是很好,總覺得他是依靠關係而非努力工作才升職的,直到我成為管理者時,我才恍然大悟是怎麼一回事。

「聊天」,是主管的工作之一

在職場中,我們對於「聊天」會聯想到偷懶摸魚、工作不嚴肅等負面印象,正因為如此,所以我剛管理團隊時,我寧願花時間在實際執行工作上,也很少與人輕鬆談話,整個人呈現很緊繃的狀態,況且,如果真的要溝通事情,開會就可以達到目的了,為什麼要私下聊聊?

其實,許多關鍵的信息,是在和人「聊天」的過程中發現的。而身為管理者,掌握這些信息是非常重要的。

因為管理者的工作核心是決定方向、協調資源和培養人才,而要做好這些事,我們必須盡量獲取足夠多且全面的信息,以協助進行更好的決策。

舉例來說:

  1. 如果知道其他團隊明年度的規劃方向,可以思考是否有進一步的合作空間,創造1+1>2的雙贏機會。
  2. 近期部門的需求較多,開發人員的資源不夠,如果知道公司剛好有釋放的人力能夠調度,那就能解決這個緊急的問題,讓產品順利上線。
  3. 有一項新的任務要分配,其中會涉及到複雜的數學邏輯,如果知道團隊某位成員從小就熱愛數理,並且希望在工作上發揮這方面的能力,那可能他就是個很好的人選。

上述這些例子中的關鍵信息,通常在日常工作中不會被刻意提及,但「如果」能夠掌握,對於管理者的工作效率和績效將有很大的加分效果。

有效「聊天」,必須要做到的三件事

人在非正式的環境下通常比較容易透露心裡真實的想法,或是面對新的觀點時心態更開放,這個時候,就是一個很好的時機去進行雙向的了解和溝通,同時也不會過於有壓力。

但喝咖啡不能「純聊天」,每一次的談話裡,我們要有意識地去了解對方的幾件事:

1.他/她的工作內容、態度和價值觀

當我們從事不同的職務時,很難完全了解對方的工作流程以及細節,即便是相同的職務,也會出現做事方法和觀念不一樣的狀況,所以,若只是從自身的角度來溝通對方該做什麼事,就很容易引發不必要的誤會或是出現雞同鴨講的窘境。

如果我們越清楚對方的工作內容和態度,就知道怎麼樣是合適的溝通,也才有共同的語言去提高雙方的共識。

例如:某設計人員負責的是視覺設計,在完稿前都會有至少三版的草稿設計,同時,她對自己的設計非常有自信,所以不太願意完稿後再修改。那麼這時我們可以在草稿階段多與她交流,以避免後續的調整引起的不愉快。

2.他/她最喜歡和最擅長什麼?不喜歡和不擅長什麼?

人對於自己喜歡和擅長的事,接受度和積極性通常都比較高,通過了解對方的工作偏好和長處,可以人盡其才,所產生的成就感也會更強烈。另外,對於不喜歡的事,如果能協助對方解決,將可以提高信任感和整體工作效率。

例如:AR效果的特效師主要是研究怎麼在手機上模擬真實的彩妝效果,這也是她很熱愛的工作,但麻煩的是每次得要進行許多無趣且繁瑣的設定,這時我們可以提供自動化工具去完成前置工作,讓特效師更專注在效果研究上。

3.他/她對於我要做的事有什麼看法和建議?

管理者常會是一個項目計劃的推動者,俗話說:「知己知彼,百戰百勝。」,項目的成功秘訣在於參與團隊的理解和支持,所以如果可以事前表達自己的目的和立場,也能讓對方心裡有個底,並且說出他的想法,使規劃更加周全,未來在實際推行時團隊能夠一致認同。

例如:我想將所有在洽談的客戶案子做統一彙總,以便提高團隊整體的提案效率,這點由項目經理來執行會更好,但這並非他的工作內容,在經過私下溝通後,我發現他也很認同做這件事的價值,所以沒隔幾天,他就已經把整個管理流程梳理清楚,並且嚴格執行了。

要注意的是,並非在職場上所有的聊天都要刻意挖掘或傳遞信息,而是通過這樣的軟性溝通,去同理和尊重別人的工作,也能獲得他人對自己想法的回饋,畢竟最終好的產出一定是團隊共同協作的成果。


為什麼那位主管 J 能夠在職場上一帆風順?

因為他不僅關注自身的工作,更投入大量時間在橫向和縱向的溝通上,在掌握了豐富且全面的資訊後,能幫助他更好的做決策,並順利的完成任務,取得高績效。

「我們去喝杯咖啡,順便聊聊?」這句邀請現在已經變成我的日常工作,我一樣還是專注在自己的事務上,但會特別空出時間把心力放在身邊的同事和團隊,聊聊我們想要去實現的目標,以及工作上遇到的各種煩惱和開心的事,然後去發現那些我能夠運用的資源和協助解決的問題。

除了管理者之外,我建議非管理職位的朋友也可以嘗試和不常合作或不熟的同事喝杯咖啡,聊個天,去了解他們的工作,或許會有意想不到的收穫,讓你在工作或思想上有所啟發呢!

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