專案管理工具試用:Birdview Projects

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市面上出現越來越多「雲端」專案管理軟體,也就是說使用者不需要在個人電腦中安裝程式,只要透過瀏覽器就可以使用軟體。至於購買的方式,則多半是採用類似電信公司「月租費」的概念,依據不同的使用者數量、資料量上限、或合約長短等,訂出不同的套裝價格。這些雲端軟體的好處是多半提供免費試用帳號,所以將來我們一有空,就會找幾套來玩玩看,然後寫些心得和各位分享。

最近Angry Bird遊戲爆紅,還被拍成電影,我們也來應應景介紹一款叫做Birdview Projects(鳥瞰)的專案管理軟體。這個Birdview的官網提供一些示範Video,有興趣的人可以上去看看,網址是:www.birdviewprojects.com

 

要怎麼試用這個軟體?只要把畫面中大大綠色的「TRY IT!」按鈕按下去,等個幾秒鐘,就可以進入系統了。進入系統之後,首先出現的是Project View的畫面,下圖中每一個方框框就代表一個Project。主畫面右上角有一個Zoom-in/Zoom-out的撥桿,可以讓你任意縮放Project View。而畫面正上方有Projects – Tasks – People – Time & Money四個按鈕,分別代表四個不同的階層工作區,讓你可以從Project的視角,展細到任務(Tasks),再往下到人員(People),甚至到個別人員的工時與人力成本(Time & Money)。我猜這種由上往下的總覽設計,就是這系統取名叫Birdview的由來。

 

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這軟體基本上功能很單純,我相信有基本專案概念的人十幾分鐘就可以上手了。比方說我點選「陽台園藝」這個我自己建的專案,就可以看到這個專案的細部資訊,像是專案期限、目標、工作項目、和參與人員等。

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點選工作列的「Tasks」就可以看到工作清單。這個工作清單是支援「階層式」排列,同時可以顯示每個工作由誰來負責。不過要注意一點,這軟體並不包含要徑法排程的功能,也就是說,工作與工作無法設定先後順序,只不過讓使用者標註每個工作的開始與完成日期而已,基本上沒有時程推估的功能。

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點選「People」工作區就可以看到所有的團隊成員。每位成員可以設定個人基本資料,包括人力的單價,作為計算成本之用。實際應用上,這裡出現的每位成員應該擁有自己的帳號,一登入系統後,就可以看到自己負責的工作,同時可以回報實際花費的工時給PM知道。

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工時回報的統計表(Time & Money):

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如果你想把建立的資料除存在系統中,下次登入時繼續使用,就要點選畫面左上角「Save everything」按鈕。系統會要求你輸入email當做帳號還有設定密碼。免費帳號只能包含單一user,三個project,資料量100MB的限制,如果需要完整的服務當然就要付錢囉。就像一開始說的,依照不同的等級來支付月租費,每個等級也都是用「鳥」來命名的,各等級都提供14天的試用期。

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總結

1. 對於Birdview Projects這個系統,我會把它界定為一個「工作清單」外加「工作分派」的工具。如果一間公司有好幾個專案同時進行,專案不太複雜,不需要詳細地規劃時程、成本、人力資源這些事情,但每個成員都參與數個專案,需要搞清楚自己的任務,那或許可以考慮這個工具。

2. 我發現這系統還有一些需要加強的地方(也可能是我操作不對),比方說當我在A畫面刪除一些工作時,B畫面中同樣的工作卻沒有立即消失,當我refresh或是點選那個「已經被刪掉的幽靈工作」,系統就會出現錯誤訊息。

3. 不是特別針對這個系統,而是要提醒一下雲端PMIS的共通疑慮:一是資料安全,二是後續維護問題。若是專案資料有敏感度,放在雲端是否安心?另外這類雲端服務廠商如雨後春筍般冒出來,他們的商譽如何?會不會用了一兩年後整個產品(甚至公司)消失不見?這些都是要考量的重點。

最後,大家如果有接觸任何專案管理系統,也歡迎說說你的心得,相信對很多網友都會有幫助。

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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5 則讀友回應

  1. Martin 2011-12-01 21:54:47 第 5 則

    我覺得可以試試Clarizen 。我之前試用過一段時間,覺得蠻不錯,但因為是網路版的關係導致反應總是不如單機版迅速。對於喜愛打即時戰略的我來說是無法忍受的事情!但整體上來說是值得一試的雲端專案管理軟體!

  2. Klaus Chen 2011-09-26 10:56:59 第 4 則

    謝謝Joe的回應。
    以目前微軟Project的設計是依專案一檔案,如果有多專案可以在單一檔案呈現的方法可以提供,則會非常感謝.....
    再者,每一專案的時程並非連續。雖說盡量用流水式規劃與排程,但是外在影響也是導致工項間的日期不連續。這也是所以要看看有沒有好的方法完成管理自動化的原因。

    • Joe Chang 2011-09-26 11:54:48

      目前P6是可以把多專案同時打開在一起呈現
      Project的話,可能就得用insert的方式把多專案放在一起

      如果你的外在因素影響的是里程碑或是特定工作的開始時間
      我會另外在變動確定時用constrain設定,並自動多專案重新排程
      若是人員調度問題,自動的leveling也可嘗試
      可是這部分要很小心,因為涉及你設定的leveling條件,可能會得出不同的調派結果。

  3. Joe Chang 2011-09-21 18:06:02 第 3 則

    To Klaus

    我目前看下來,感覺你的專案應該要追蹤的工作不多
    工期應該也不長
    甚至可能工期、資源等級需求、工作順序都算是固定
    那是否可以把專案做成樣本
    每次開案時調整後就上線,然後看多專案的資源衝突或資源平整
    這或許是你目前所謂要管理的事項吧?

    雲端我目前是沒發現甚麼好的方案
    大多是以協同合作(討論區 文件 派工)為中心思想設計的
    資源平整或排程上大多很弱
    除非是用套裝軟體建私有雲

  4. Klaus Chen 2011-09-21 13:58:02 第 2 則

    謝謝您的指點。
    一般的專案通常是一案一到兩年,固定班底五到十人配置。但是短期又需要多人同時開工的生產專案,不能以多個Project files去做相互連結,然後用SharePoint作呈現?或許你建議的Project server可以做到,但是我不太清楚與單版的proejct差在哪裡。
    現在在提倡雲端,有相對應的應軟可以參考嗎?

    • Bryan Yao 2011-09-27 17:34:09

      我不確定100%了解你說的情境,但我們在D3D5的排程課有演練過一種狀況:

      在MS Project Professional中先建立一個「母計畫」(Parent Program),基本上是一個空的專案檔,然後你把所有真正的專案用「插入子專案」的功能插入母計畫中。

      只要所有的專案檔都在同一個共享目錄下,不論是「母計畫vs.子專案」或是「子專案vs.子專案」都可以做到「雙向同步」,並不需要用到Project Server。

      舉例來說,專案A和專案B之間有連結,只要專案A的PM把專案A延長了,專案B的使用者在開啟專案B檔案後,也會看到自己的專案被專案A給推遲。當然,你要是把「母計畫」的檔案開啟,就可以看到A和B的全貌。

  5. Klaus Chen 2011-09-21 11:33:12 第 1 則

    最近也是在survey適合的軟體生產管理工具,因為試著用微軟工具去套(Project + Sharepoint)但是沒那麼方便。目前需求為:月產能為25支軟體(年產250支),每支軟體生產週期為2個月三階段,共有50名人員(三個Function teams)進行生產。需要排程與資源分配,客製化生產。
    如果Bryan可以提供高見或是指點建議一些工具或是找尋方向,那就真的很謝謝了!

    • Bryan Yao 2011-09-21 12:06:26

      聽你目前描述我想到的是Portfolio Management的軟體。
      MS Project+SharePoint的問題在於僅限於單一專案環境,需要升級到Project Server才能達到Portfolio的管理需求。

      軟體的選擇太多了,如果公司願意投資多一點,可以考慮MS Project Server或是Oracle Primavera P6,價格較高,但可藉機幫整個公司建立起一套專案管理的制度與章法。我們是這兩家的合作夥伴,你想了解更多的話不用客氣。

      如果目前只想針對部門或是團隊的問題來解決,最便宜的方式可考慮Google Document裡面的Spreadsheet,如果有排程網圖需求,又想管理多專案,這類FreeWare不多,至少我和Joe的腦子裡沒有資料,可能要再研究看看。