2-7, 會議室、規劃、與資源撫平

(前情提要)

Catherine在會議室裡解說所謂CPM這種排程方法。 在聽完Catherine的解說後,Eric突然問到「一但工作有資源衝突的問題下,該怎麼辦調整專案排程呢?」 但這問題卻當場考倒了Catherine。 唯一她能建議的,是或許Eric能跟她一起從手冊中找出答案…


把手冊遞給Eric,Catherine同時開口說到:「不然這樣吧! 我先來模擬一個資源衝突的情境,然後我們再來從書裡頭找尋該如何處理這樣的問題!」

冷不防的厚厚一疊的書落到Eric手上,他才發現Catherine已經又埋首在電腦上。他只好急忙把頭湊過去看她在幹嘛。

只見Catherine飛快的操作著鍵盤與滑鼠,頭也不抬的說:「既然我們要看資源衝突,那讓我先把資源加入吧! 」

「只是加在哪裡呢? 嗯… 我先隨便加在第一個工作好嗎?」她轉頭看了Eric一眼。

Eric反正一整個不清楚狀況,也就無可無不可的點頭著。

Catherine:「喂,你看… 啊,等等…. 我都忘了! 我其實剛剛就有先把Peter這人加入到案子中了嘛~」說著邊用手指著螢幕叫Eric看。

Eric順著Catherine的手看著螢幕上的資訊。 發現Peter Chen,他旗下的一個Junior Engineer,被加入到「詢價」這個工作下。
Catherine指派資源


Catherine:「你看這畫面,上面列出這工作到底是由哪些人在做、他們是甚麼職位、有怎麼樣的工作熟練度、每天會投入多少時間工作、每小時單價、以及工時。」

Eric跟著她的話語移動眼睛搜尋的畫面上的資訊:「唔… 所以這$150/h是單價? 所以…唔…計劃成本是這工作的費用… 那…計劃單位…應該是…你說的工時吧?」

Eric轉頭過來問到:「只是工時是甚麼? 我們剛剛不是已經有工作的工期了嗎?」

Catherine 笑著說:「這東西我也花了一些時間才弄懂。 簡單的講,工期就是工作的總延續時間。 比方說詢價這工作預計要做五天,但工作有可能一個人做、也可能很多人做。 在這情況下,每個人需要投入的時間就未必一樣了。 可能一個主管只是偶爾來監控、另一個工程師則是從頭做到尾,那他們兩個投入的工時就可能不同。」

Eric露出恍然大悟的表情:「所以也可能工作做一個禮拜,但是一個工程師每天只花兩小時去做,這樣工期跟工時就會完全不同囉?」

Catherine點頭,露出一個讚賞的微笑。

Eric又轉頭把注意力放在電腦上,問道說:「那我要怎麼看出來哪些工作誰在做呢?」

Catherine :「唔… 你等我一下喔! 讓我先在螢幕上把資源的相關欄位打開。」她按幾個鈕後,畫面變得不太一樣。
指派資源之後的畫面  


Catherine:「你看,我把欄位重新調整了一下。 這樣螢幕上就會顯示出各工作的工期、開始完成日期、資源清單、計畫的人力工時、以及計劃的人力成本。 這樣就很一目瞭然吧?」

Catherine又開始動起滑鼠:「等我一下。 我再把Peter加入其他工作。 唔…比方說,加入元件A的簽約、還有元件B的詢價好了?」

這時畫面一變,Peter的名字也出現在「元件A的簽約」,以及「元件B的詢價」下面。
一人支援好幾個工作


接下來,Catherine指著畫面右邊的甘特圖區:「你看這邊。」

Catherine:「在甘特圖上,也可以看到哪些工作誰來做。 而且因為有時間軸,可以更清楚看到人員工作的時間區塊、有甚麼衝突也很容易發現。 你看,元件A的簽約跟元件B的詢價似乎就是有衝突的!」
甘特圖上呈現誰做甚麼工作


Eric仔細看著這張圖,發現Catherine說的沒錯。 因為簽約的工作時間跟詢價是重疊的。 所以若Peter必須全心全力在這兩個工作上都要投入的話,就不可能兩邊兼顧。 要就是一個得後做、不然就是兩個工作都會Delay了….

Eric:「剛剛在MSN時,你不是有Show給我看一個圖嗎? 唔…就是可以看到資源投入狀況之類的圖….」

Catherine點點頭,指著螢幕某個地方:「按這個按鈕,就可以在畫面上顯示出Resource Histogram。 就能看到資源的投入狀況了!」 按下去後,螢幕果然產生一些變動。 甘特圖下面,出現一些綠色、紅色的直條圖。

甘特圖+資源長條圖


Eric邊看著畫面顯示的直條圖問道:「所以… 如果我上下對照的話,下面綠色的Bar似乎就代表資源需要在哪幾天工作、以及要投入多少小時囉?」

Catherine:「對啊,確實是這樣! 而紅色的直條圖則代表人力超額的情形喔~ 你看十月十五號那周的禮拜五剛好是元件A簽約的第一日,而十月二十二那一周的禮拜一則是元件A簽約的結束日。 所以這兩天Peter同時要負責兩個工作,所以就超過負荷啦! 而中間的黑線就代表他每天的最大可工作時間。 這些資料都有,不是就很一目瞭然嗎?」

但Eric看起來並沒有很興奮,他沉吟了一兩秒又提問到:「這部分剛剛在MSN上聊天時大概都有看到了,並不難理解。 也很直覺就可以從圖上看懂Peter是超過負荷的。 但光知道這..其實並沒有甚麼幫助…」

Eric說完攤了攤手,轉頭看著Catherine問說:「再來該怎麼辦呢? 總要能解決問題才有用吧?」

Catherine透出一個抱歉的表情:「再來的部分我就不太熟了。 唔…. 一個最立刻的辦法,我猜就是手動換人吧? 若把兩個工作的任一個換成別人,問題就解決了… 只是…要是工作很多時倒就很辛苦了吧?」

她指指桌上的手冊:「來一起找手冊嘛… 我記得有個叫做Resourece Leveling的方法。 你可以從後面Index翻起嗎? 我則直接從軟體中找好了….」

她邊點著畫面上的功能按鈕,邊自言自語: 「唔…在哪裡呢? 這也不是…. 還是在這頁面裡面呢? 嗯…..唔……」

「啊,找到了。 Er..Eric! 你看!」,Catherine找到了有Resource Leveling字樣的功能,點開來發現是個非常複雜的畫面。

資源撫平


Eric看她一眼:「很複雜耶! 沒一個看得懂的選項…」

Catherine:「讓我先看看… 好像意思是說可以設定條件讓軟體來幫忙調整工作的時間?」

Eric喊著:「我找到手冊關於這功能的章節了! 我看看喔… 分析..平整…資源用量… 嗯! 你說的沒錯,確實是根據條件來調整工作的順序。」

說著說著Eric就急忙伸手過來要拿滑鼠去操作。

看到Eric伸手過來,Catherine慌忙縮手。 但縮手的過程中,Eric的食指與拇指稍稍的滑過她的手背。 但Eric因為只是一心急著想操作電腦,並沒特別多想甚麼;但Catherine卻因為他手指滑過手背的那輕微麻癢,不免心跳加速了一下。 抬頭偷看Eric一眼,可是發現對方只是盯著螢幕、不然就又低頭看著手冊念念有詞。 不由得讓她心裡有些許的埋怨….

這時,又聽到Eric的聲音:「我大概看懂了! 你看..」手指的螢幕要喚起Catherine的注意力。

Catherine急忙回神過來,並伸頭過來看著螢幕。

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Eric又說:「你看上面寫著平整優先順序的地方,應該就是設定用甚麼來調整工作順序吧! 只是總浮時…. 遞增…. 這是甚麼意思呢?」

Catherine想了想,突然大叫:「我懂啦! 這表示總浮時越多的工作越可以被往後搬動吧?」

Eric露出迷惑的表情。

Catherine開口說到:「假設有兩個工作彼此需要相同的資源。 一個總浮時是十天;另一個總浮時是三天。 哪一個比較危急?」

Eric想了一想露出恍然大悟的表情:「我懂了! 我懂了! 總浮時是專案的緩衝。 當設這條件時,表示我們告訴軟體去找出有資源衝突且又有最多緩衝的工作。 然後要軟體優先把這些工作的資源讓出來給緩衝少的工作先用。 是這樣的意思吧?」

Catherine又一次露出讚許的微笑:「我想應該就是這意思了! 只是我從來沒有做過Resource Leveling,不知道會怎麼樣耶!」說著說著就按下執行的按鈕。

Eric問說:「有發生甚麼事嗎? 我剛剛只看到畫面閃了一下。」

Catherine指著下方的資源狀態說到:「你看,沒有紅色了! 只是..發生甚麼事呢..」

資源平整後 (After Resource Leveing)


Catherine細心看過一遍又開口:「是啦! 你看畫面上面元件A的簽約工作被往後拉了兩日。 原來是從禮拜五工作到下一個禮拜一的,現在則變成禮拜二才開始做;剛好是等元件B的詢價做完。 也因此避開了資源衝突!」

Eric:「哈哈哈,只是把衝突的工作往後拉嘛。 這我手動也可以做到啊!」

Catherine點頭:「是沒錯,可是要是工作很多很複雜時。 這樣的建議應該還是很有用吧? 不然手動也還是很累啊…」

Eric正要點頭,可是突然好像想到甚麼所以停了下來。 頓了好一會似乎把問題想清楚了,才又開口問說:「用緩衝來當分析條件是合理。 可是也可能我有一個工作雖然緩衝很多,可是卻很重要完全不能延後,那又該如何呢?」

Catherine:「說的也是… 這樣好像就沒辦法了耶…」

Eric看著手冊,突然說:「啊! 有解了!」說完他調整了一下欄位,打開了一個名叫做「優先順序」的欄位。 並把元件A的簽約工作調整成最高的優先順序。

工作的優先順序

接著他又一次點選平整資源的功能。 只是這次他把平整條件換成用作業的優先順序。

以優先順序做為平整條件

選好後他開口解釋:「照手冊的說法,我們可以用各種不同的方式來平整資源。 像我現在就是讓作業優先順序高的工作優先做,而作業優先順序低的則就可以稍微晚點做。 讓我們看看這次會有甚麼不同的結果。」說完就按下了平整的按鈕。

兩人定神一看,資源衝突的問題又解決了。
 長的不一樣的平整結果

只是再看上面的甘特圖,發現跟剛剛不太一樣。 這次軟體把元件B詢價的工作移到元件A的簽約之後。

Catherine:「這次結果不太一樣了?」

「唔…..是啦,我知道了! 因為剛剛你把簽約的重要性設定高過詢價,所以這次簽約就不動了。 雖然它浮時比較多,但軟體因為優先性這條件,所以先調整重要性低的工作。」她很興奮的說著。

Eric:「所以我可能同時有十個功能希望要在特定時間內完成。 萬一手上資源有限時,我就可以按照優先順序找出這段時間內有辦法做完幾個囉? 這樣聽起來倒真不錯!」

Eric想想又問:「那萬一有資源在好多專案中共用呢? 這大概就無解了吧?」

Catherine:「剛剛有看到考慮資源在其他專案的狀況之類的選項啊? 你沒注意嗎?」 說著又低頭翻手冊,並很快的用手指一行一行的畫過手冊。

看完後,稍微想了一想。 她把滑鼠拿了過去,很快的建立了一個新專案,又在該專案中設定了一個工作,並把該專案的優先順序設定的比之前這專案來的低。

Catherine指著畫面最下方:「你看,我建了一個新專案在最下面。 名字就叫做一個工作的專案。」
多專案的平整

Eric笑起來:「哈哈哈哈… 還真是個沒創意的名字啊!」

Catherine白了他一眼:「哼 沒禮貌! 那個別管啦,你先看甘特圖還有資源使用狀況。」

Eric看了看螢幕:「Peter還真辛勞啊。 在你這設定下。 他在新的專案中的工作,跟元件A的詢價是有衝突的。 而原來專案的衝突也還在。 所以有兩個時段Peter的工作投入狀況有紅色的警告。」
多專案衝突

Catherine又點開資源平整的功能:「照手冊的說法,我可以同時用多個平整條件喔。 所以你看…」

多條件平整

Catherine這次設定了兩個平準條件。 第一個是用專案的優先順序來判定,而第二則是用作業的優先順序。

Catherine:「這樣就可以解決你的問題了喔! 先透過專案的優先順序來決定資源要分給哪個專案。 那如果專案優先順序相同的工作,則再透過工作的優先順序來分配資源。 甚至還可以設定第三個條件,比方說總浮時。 這樣的話,就算多個專案共用一個資源也可以排出順序來!」

說完,她就按下執行的按鈕,畫面果然又產生一些變化。
最後的平整結果

舊專案因為優先順序高,所以元件A的詢價工作保持不動。 而新專案的工作因為優先順序低,所以被排到詢價的後面。 而另外兩個同一專案的工作,則是按照他們工作的優先順序排列。 所以兩個專案的新工作時間又因此被建議出來。 而下方工作投入的狀況也都變成綠色了,表示Peter在這樣的工作安排下就不至於超過工作負荷了。

Eric看到這樣,很開心的轉頭跟Catherine說:「太棒了! 這樣我就知道怎麼排程、也知道怎麼調整資源衝突啦。 那我應該可以把我專案的規畫做出來。」 說著看看錶,訝異的驚叫:「啊! 已經四點半了嗎? 怎麼一下子這麼晚了。 我得趕快開始了。」

說完站起來,準備衝出會議室,又慌忙回頭對Catherine說:「我去把專案的資料搬過來,你等我一下。 唔… 不對。 已經打擾你很多時間了,今天真的很感謝你。 接下來我就自己來吧!」

Catherine看他這急急忙忙的樣子,也跟著有點慌亂,趕忙接口:「沒關係。 我今天沒甚麼其他事了。 若可以的話,我可以幫忙你。 兩個人做應該會比一個人來的快!」

Eric沉吟半晌:「那就麻煩你了! 那我先去搬東西,你等我一下喔!」

Catherine溫柔的笑了笑:「好,我等你。 你快點回來就好。」聲音裡頭似乎有點甚麼東西,但那東西卻似乎太少太弱又太矜持了,還沒讓人能捕捉到似乎就又消失掉。 Eric雖然好像感覺到了一些甚麼,卻又不完全肯定。 他原本正起步要跨出門口,就因為那東西又回頭望了她一眼。 遲疑半晌,不知道那是甚麼、也不知道如何開口,只好又轉頭開門走了出會議室。

Catherine沒再說話的看著他離開的背影,直到會議室的門緩緩的自己關上

門發出輕微的喀擦聲;她、則嘆了一口氣。

(待續)

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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2 則讀友回應

  1. Kevin Lai 2009-11-09 22:30:30 第 2 則

    所以實際操作上可能不是小說中這麼輕鬆嗎?

    之前在學校學這個的時候
    是以一個模擬的專案讓大家做練習
    要用手動去調整資源的不平均
    另外一邊要盡量不影響完工日
    還要在時限內做出決定
    因此每組都是一陣慌亂

    原本看了小說,想說如果靠軟體可以一次擺平
    真是了不起的功能阿
    不過看來理論跟實際狀況,還要軟體要配合在一起
    真是一件不容易的事情

    • Joe Chang 2009-11-10 11:17:40

      應該這樣講,實際應用你還是要考慮很多其他層面的問題。
      工具是幫你加速、避開一些人工耗時之處
      但是工具不可能取代人
      你要用工具前,自己要先清楚自己要甚麼...


      專案管理工具的存在價值是讓你可以"更快更簡單"的達成事情,而非取代PM...
      就如同計算機
      他可以幫你更快更正確的加減乘除、但是他沒辦法幫你解題...

  2. Kevin Lai 2009-11-03 23:36:49 第 1 則

    因為看了小說後想要練習一下,也複習一下之前課堂上上過的內容
    就去抓了免費的Openproj來把最近的工作排了一次
    沒辦法,公司只有MS Project,而且要案子有被指定使用的人才能裝

    第一次花了不少時間,不過排完工作有點鬆了一口氣的感覺
    發現原來最近一團亂的工作還是有一線曙光在timeline之前完成
    不過有點心虛,不知道把個人的工作拿來排會不會太誇張了一下

    不過關於撫平資源這個功能
    重看了這篇發現leveling day的意思時已經手動調完了
    而且Openproj似乎只能在甘特圖上直接手動調resource
    花大錢的軟體果然還是有差阿

    是有找到一個選項可以輸入leveling day要設幾天
    並可調整task的特性為頭尾work load大或是flat之類的
    來不及試試看會有什麼變化

    • Joe Chang 2009-11-08 13:35:59

      資源撫平其實一般來說是要很小心使用的功能
      有幾個原因
      1.軟體通常不知道現實的狀況
      2.現實上工作調整下必然有很多可行或是不可行的因素在控制
      若PM自己不知道這些因素(或是沒有讓軟體知曉這些因素、或是沒有設定好)
      撫平出來的結果幾乎是慘不忍睹
      所以要用這功能,自己對於專案規劃的掌握度得很清楚才行


      至於你講的東西,比較跟撫平沒關係
      而比較是去反映工作上資源投入比重的關係
      因為很多工作的資源需求不一定是線性分布
      所以一些軟體允許你去設定實際的資源投入狀況
      當然,這設好時,就能讓你之後做資源撫平下,訊息會能更擬真