2-4, 命運多舛 艾瑞克的挑戰

(前情提要)
Catherine在跟Alex談完後,胡思亂想一陣不知道如何是好,於是在午休時跑去找Alex談了談她的憂慮。 而Alex也跟她說了很多為何該怎麼做的原因。

但在談Catherine之前,讓我們先回頭談談稍早Eric與Catherine談完後的事情吧


Eric在與Catherine談過後,心情感覺比較充實,也比較知道自己接下來該怎麼辦。 在離開會客空間後,Eric跑去廁所洗了把臉。 把水打在臉上,冰冷的感覺讓他更覺得感覺具體起來,不由的看著鏡子自言自語起來:「沒問題,事情並沒想像中的難。」

事實上,整理一遍與Catherine後,發現真的也還算簡單。 若只是要EAC的話,只需要把還沒完成的工作重新預估一遍,就可以計算出整個專案接下來還需要投入的成本,也就是ETC。 而專案的實際花費,也就是AC,只需要把過去支出的單據找出來,也可以輕鬆回顧。 所以真的沒有原來想像的那麼困難的。

也因此,在回去座位後,Eric立刻打開電腦準備要做剛剛討論的東西。

在等待開機的過程中,他快速的思索一遍他目前的立場。 很清楚的,目前這案子真得是個大麻煩,所有的高階主管也都等著在看他能拿出甚麼證明來。 這次不單單是要說服Alex這個頂頭上司,所有Alex以上的公司高層人員恐怕都會拿著放大鏡檢視他的資料。 雖然還不到絕望的境地,也真的很希望這案子能走到最後,但很明顯這案子已經不再是他的案子了。 這案子已經變成一個萬眾矚目,一個大家的案子了。 要能說服這些所有的管理高層,除了一份預估了後面的ETC成本估算以外,他很可能還要有一份能說明目前案子全貌的Schedule。

換句話說,他恐怕要有一份成本規畫還有一份Schedule。 這成本規畫得包含過去的預估、過去的花費、還有未來的預估;而時程規畫恐怕也得包含所有工作的來龍去脈、以及未來走勢。

等通過登入畫面後,他突然發愣了起來。 因為一時之間他突然不知道這兩樣規畫該用甚麼東西來做才能最省力氣。 想來想去,最直覺的恐怕是一直以來仰賴最深的試算表,所以他點了點滑鼠打開了EXCEL。

「成本規畫,呼…該怎麼進行呢」Eric自言自語起來。 他想說,或許就把主要的支出項目整合後列成一個表,可以分門別類、也可以追蹤檢核。 所以他開始在Excel上定義了一些欄位。

「旁邊放項次吧?」

「唔,老闆應該想知道我最早期的預估、也會想知道實際花費、還有剛剛那位Kate說的之後預估…所以最少需要三個欄位,預估成本、實際成本、尚需預估。」

「還可以加個成本差異。 不過這次不能是預計與實際成本的差異,而必須是實際成本加上尚需預估後減掉預計成本才行啊!」

一邊想一邊在手邊的紙上寫上公式:

成本差異 = 預計成本 – (實際成本 + 尚須預估)

想想萬無一失後,就開始在Excel上開始製作表格,也因為這表格並不複雜他很快的做出了這樣一個東西: 
Eric做的報表

他把預算拆成幾大類,如「設計費用」、「Prototyping費用」、「組裝費用」、「保險費用」、「差旅與雜項費用」、「固定成本攤列」、及「營業稅」。 (*註) 這些費用的相關細項則列在大項的下面。

接下來,他陸續的翻出之前請款的單據、一些手邊當時對相關工作的預估,用計算機加總之後,填入了對應的欄位。 這份表單因為比較類似一個預算總表、項目拆的不算太細,所以Eric沒兩個鐘頭就做了個大概。 
加上成本的報表

Eric看著這大概有個雛形的表單,心裡很是得意。 他心想,這樣倒是把書上提到的幾個資料都弄出來了嘛。 預計成本加總起來,就是所謂BAC吧? 而實際成本累加起來,應該就是所謂AC吧? 而尚須預估加總起來,豈不就是ETC啦?

拿出剛剛的餐巾紙,看來AC加上ETC即是EAC了,所以連EAC都有了。 
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抬頭看看時鐘才十一點多,起身伸個懶腰,去給自己泡了杯茶。 心想還不賴,雖然還有一些日期之類的資料,但那個慢慢補就好,老闆應該對那些資料不會很急著想知道。

但後面的工作其實跟Schedule息息相關,那要說服所有高層恐怕也要拉個Schedule出來才行。 不然人家若來質疑工作的分配還有規劃,自己不就又只能等著挨打嗎? 這案子既然已經眾人矚目了,總還是要有點甚麼在手上才行的。

於是他另外又開了一份Excel,打算準備一份後續規劃的Schedule。

照他的想法,他可以左邊放些跟工作相關的資訊,而右邊則可以想辦法顯示甘特圖。所以他開始調整攔寬,打入欄位名稱,做出一個類似這樣的雛形: 
工作清單+甘特圖

至於甘特圖的地方,他想說要讓大家能一目了然,除了月份以外、還填入日期、星期。 他還想說可以把周末設成灰色的,這樣可以讓大家很好閱讀。 心想這樣的表格拿出去,應該可以獲得一致的好評吧! 設了幾個看看,發現感覺還不錯呢。 
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也因此,他就從接下來的六月開始,一路填到了第二年的五月。 雖然這工作不太難,但倒是很繁瑣。 因為他必須一格一格的填入日期、填入星期,然後又把周末的地方填上灰色。

好不容易好不容易把左邊干特圖區都設定完了。 想說該檢查檢查,免得有哪裡疏忽了。 結果一檢查,還真發現自己搞了個大烏龍。 從十月的某周開始,自己少打了一個星期一,所以從那周開始所有的星期六星期日都早了一天。 
錯的狀況
(錯的狀況)

正確的狀況
(正確的狀況)


六號其實該是禮拜五的,但因為沒注意到,把六號設成禮拜六了。 但要修改這一個錯誤,Eric得重新輸入所有後面的星期字母。 還得把禮拜六改回白色,並把新的禮拜天改成灰色。 聽起來不難,但就是很花時間。

又花了一個多小時,大家陸續去吃飯了。 Eric倒是沒有任何胃口,因為這部分還真是遭遇到出乎意料的問題。 花了很多時間,可是都還在枝節末端上,現在也還只改到了今年十二月,還有五個月的資料要改。 他心想,這樣下去也不行。 改格式的部分可以晚點請別人協助,自己還是先把一些數值資料填入才是。 最少先把到今年底的工作安排妥當好了!

於是他開始寫工作清單,填上工期、填上開始完成日期,並透過這開始完成日期去調甘特圖區域的顏色。 結果這部分也讓他吃盡苦頭。 因為他得兩邊交叉比對。 填了開始日期後,要去甘特圖區找那個日期是不是落在上班時間。 工作又可能有跟別的工作有互動,要等待前一個工作的完成。 比方說要下單,總要等比價、詢價完吧? 所以越後面的工作日期越難填,他得交互檢查好多數值才能填入日期、然後去甘特圖區拉顏色。 萬一發現有錯,不單單改日期就好,還得去甘特圖區把日期改回白色、並在新的時間段落畫上新的顏色。

一下子兩個半小時又過去了,一看時鐘已經兩點半了。 雖然進度比自己原本預想的慢,但總算有個十幾二十來個工作填進去了。 遠遠的看起來,內容也很漂亮。

他把身體躺入椅子中,得意的看著成品。 
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同時心想,若能繼續下去,事情應該還可以很順利穩當的。

這時候,才注意到隔壁的老王跟另外幾個同事一直興高采烈的在聊甚麼。 他們正在講起來中秋節連放三天假要去宜蘭的事情。 宜蘭Eric沒甚麼興趣,所以一開始倒也沒怎麼注意在聽。 但聲音總是斷斷續續傳了過來,也不免讓他有些煩躁了起來。 他正打算站起來請這幾個人要不要移到外面去聊天時,突然三天假期這件事情打入他腦中。 拿著筆、維持著正要站起來的姿勢呆然在那裏。 心裡想著說:「啊! 中秋節! 雖然還在三個月後,可是放假的話表示專案就沒辦法工作了。」 他坐下來,慌忙把資料捲到那段日期附近,發現自己真的忘記把中秋節標註出來。 事實上,別說中秋節,他壓根忘記把任何結日標註出來了! 
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2006的中秋節是 10月六日,可是他還排了好多工作跨越這段時間。 往後翻,發現國慶日、元旦、明年的新年這些時段他都忘了空下來。

這不是完蛋了嗎? 雖然放假只有一天,可是大家那天不來,工作自然沒辦法做,完成日就得順延了。 講起來很簡單,可是整個顏色得重調。 重調的工作恐怕又會影響到它後面的工作,真的是牽一髮動全身。 他大概看了一看,剛剛做的十多項恐怕全部又要重新改。 而且不是改顏色就好,開始以及完成日期又要重新算。

加上日期一改,工作的人力可能也得調整,成本的對應也可能有變化。 這是該怎麼辦才好呢?

想到這裡,Eric不由得也洩了氣。 一個人頹然的攤在椅子上,完全心灰意冷。

決定出去透透氣,站在窗邊看著天空,想說大概這次過不去了。 想想自己也不是不認真,也很用心想把東西做好。 可是總有這麼多意外跟錯誤,自己完全無法在控制了,真的覺得很累也很難過。

回來座位。 想著剛剛外面晴空萬里的陽光。 不免興起了「不如就讓一切算了,再花時間恐怕也無能為力」的感覺。 他正猶豫著或許下午請假走人,去外面哪裡晃一下午也好過在辦公室裏頭調著無聊的顏色。

這時候,他突然看到桌角Catherine給的小紙條,翻開來發現她娟秀字體所留下的MSN。 本來正準備把紙條揉了丟入垃圾桶,但轉念一想,覺得也對她有些責任,也該讓她知道自己終究還是做不出來這東西。 於是很快的把她名字打入…

(待續)

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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3 則讀友回應

  1. 真的懂了 2009-09-03 07:51:09 第 3 則

    Office Project可能使用上會比較容易上手,
    可以匯入排定的正常例假日及國定假日~~

    • Joe Chang 2009-09-07 10:40:21

      請繼續閱讀下一篇...

  2. 小浮塵 2009-04-09 18:19:23 第 2 則

    謝謝
    剛看前面還以為EXCEL有什麼「密技」可以自動產生甘特圖… 

    • Joe Chang 2009-04-10 22:52:57

      可惜...Excel本來就不是為了繪製甘特圖而存在的...
      也根本不該用Excel來排程

  3. 黃弟弟 2009-04-08 03:27:37 第 1 則

    這樣做甘特圖, 不要說做的人, 看的人都累了... 只是很不幸的, 我以前就幹過這種事. 不過那是上個世紀的事情了. 應該可以被原諒吧. 8D


    哈哈哈哈哈哈

    • Joe Chang 2009-04-09 00:52:54

      這還不是少見的耶...
      事實上,排程這件事情,不能理解的人還真是很多
      我有時候都不知道該怎麼辦才好 XD