2-1, 歷史不清 未來不明 艾瑞克的徬徨

- 前情提要 -
Alex跟幕僚開完會,討論了整個實獲值於專案進度的評估後,大家終於得出Eric報表有極大的瑕疵以至於讓人無法看到專案真實面的這個結論。 但大家多少對案子還抱最後一線希望,想說或許推估的專案總花費還可以在合約價值內。

 

但在沒有看到更詳細的分析數據之前,誰也不敢亂猜。

 

也因此,Alex指派了一名女工程師去請Eric修改報表。 希望在合約還可以停止的期限內,盡快提供一個更真實的報表以便做出最佳的決策。

 


這位女工程師,也就是在會議上負責寫黑板的女生,是一個剛從學校畢業才半年的小女生。 她的名字叫做Catherine。

Catherine雖然沒甚麼工作經驗,但因為個性單純、很上進、工作配合度又高,所以倒是很受Alex的信任。 她自己也對人生中的第一份工作很是戰戰兢兢,可說是投入了很多時間在工作上;總怕自己太年輕會跟不上大家,有時候晚上還會帶些專門的書回家去看。周圍的同事也因此對她多是讚譽有加。 這次Alex在前個周五提到合約問題時,她也事先拿了兩本講Earned Value的書回家K,所以在會議上她才能提出一堆出人意料的見解。

只是呢,雖然大家都覺得她很優秀,但倒一直沒有聽說她有男朋友的消息。 因此一些公司裡的婆婆媽媽,常常起鬨要幫她介紹男朋友。

不過沒有男朋友倒也不是她醜。 以長相而論,Catherine雖然稱不上是大美女,但倒也眉清目秀的。 小公司畢竟人力精簡,有時候一下子沒人接待來訪的客戶,老闆也會請她出來做做簡報。

只是畢竟是讀工科出身,所以她平時鮮少化妝。 或許也不太習慣化妝吧? 所以總是素顏搭配個大馬尾,裝扮也沒有很女性化。 但若你仔細看她笑起來的樣子,細緻的白皮膚配上左臉頰下方的小酒窩,其實也還滿讓人怦然心動的。 可惜公司裡頭男性雖然多,但都是些上了年紀有家庭的歐吉桑們;她又花太多時間在工作上,自然也就一時沒有男朋友了。

不過,其中一個她一直沒敢跟大家講的秘密。 在於她其實從Eric進來公司時就有偷偷注意到他了。 這是不是戀情其實誰也不知道,或許連她自己也不是很清楚。 但最少,對她而言,從學校時期就一直處在男多女少的環境裡;但這次卻是第一次這麼明顯會對一個男生在意起來。

但可惜的是她一直沒有太多能跟Eric打交道的機會。 而更讓人扼腕的,是Eric似乎從來也沒特別注意她過。 一段時間之後,她也只好慢慢把這心動的感覺埋在心裡某個角落。 畢竟以她的年紀而言,壓根沒想過要自己去追求男人這件事。 想說既然心動的對象沒有主動,她也只好無奈的選擇壓抑自己;反而更用心的把時間投入在工作上,假裝這人根本不存在似的。

沒想到這次居然有這麼一個轉機,讓她突然有機會釋放自己壓抑住的心情。 所以當Alex在會議結束時指派她去請Eric重新製作報表時,她其實心跳加速;噗通、噗通強烈到覺得自己幾乎要在會議室中昏倒了。 好不容易故做鎮定,但就算回到座位呆了老久,還是沒辦法一下讓自己的心跳回復正常。

她心裡一則喜、也一則憂。 喜的自然是終於有跟Eric接觸的機會,憂的則是她不確定是否能幫到這個讓他心動的男人。

但工作終究還是要做,而且越早去通知Eric,恐怕他也可以多點時間修改報告。 所以她猛吸一口氣,起身往Eric所在的座位前進了。


Eric的座位在大樓三樓的開放空間。 但畢竟終究還是個案子的負責人,所以位置其實也還在開放空間中一個算比較隱蔽的角落之處。 雖然周圍的人並沒有特別注意她的出現,但她一來自己有點做賊心虛、二來也覺得這事情不太適合在大庭廣眾下講。 所以慌忙的把還一頭霧水的Eric拉到了外面接待廠商的會客區。 一早的時段也剛好沒人在這裡出沒,確實是個合適談話的場所。

只是Eric摸著腦袋一下子不知道她到底為何急忙找來。 看她半晌不說話,他就跑到旁邊的咖啡機,投了兩杯研磨咖啡,並引領著她在會客區的桌子旁坐了下來。

Catherine娓娓的講了Alex的會議,還有會議中大家得到的結論。 也讓Eric知道,Alex其實不是很高興那份報表的內容,並希望他重新寫過。

Eric聽到Alex不滿意那份報告真的嚇了一跳。 因為他其實花了很多心力才擠出這樣一份符合公司需求的報告。 畢竟在新總經理上台前(請參照第27集,功勞苦勞),他別說以「實獲值」做報表了、根本連這字是甚麼意思都不知道。

也因此,當這次聽到Alex說要用甚麼勞什子實獲值做報表時,他還特別跑去搬了幾本相關的書、翻來翻去一知半解下才勉強做出來個東西。 本來還以為好不容易交差了事啦,沒想到Alex壓住這報告一個周末後,居然又差了人請他提供更細的資訊。 而且還要求第二天中午就要看到。

Eric呆坐在椅子上還真有些茫然。

Alex說還要細部資料,可是自己手上哪還有甚麼細部資料呢? 雖然自己是有在管進度時程,可是其實所謂管也只是哪裡出問題往哪裡追、哪裡不順暢就往哪邊施壓,根本稱不上有甚麼進度資訊、也稱不上有甚麼系統管理。

加上這些平常聯絡協調的東西其實都散落在各處。 有些在桌子上那一疊亂紙的某頁上,平常根本也沒整理過;另一些東西在筆記本裡;又有一些資料是在電腦HD的不同檔案夾中;還有很多往來討論或是別人工作回報的資料都散在的Email收信夾中。

這一下子突然問說要資料,但自己是要去哪裡變出來呢?

Catherine看他有些呆了,也不知道他在想著甚麼,不由得擔心的問到:「嗯..Er..Eric,你還好嗎? 有聽到我剛剛說的東西嗎?」

Eric回神過來,有點抱歉的說:「不好意思,我有些失態了。」 鎮定一下心神後,繼續說:「倒是Alex有說”細化”是甚麼意思嗎?」在講到細化兩個字時,Eric特別用手勢強調了一下。 他邊搔著頭邊無奈的笑著:「不瞞妳說,我其實真的不知道該怎麼辦才好。 那份你也看過的報告我其實花了很多時間寫的。 我現在根本沒有更細的資料了… 或許該說,我其實根本不知道該交甚麼出去啊。」

Catherine體貼的對他笑了一下「我猜老大並不是故意要為難你,他應該只是想要知道這案子最後可能會花多少錢。 不然很難判斷到底是應該繼續做還是不該繼續做。」

Eric苦笑起來「可是老實說,我真的不知道這案子最後可能會花多少錢耶! 如果他願意讓我繼續的話,我絕對會盡全力讓案子做到最好的! 唔…. 總之,我一定會讓案子順利結案的啊!」

「啊! 請不要緊張啊。 我自己是…嗯,其實是很相信你的。」講到相信這兩個字,Catherine微微的臉紅了起來。 但還好Eric正煩惱著他自己的問題,並沒有注意到對面這位跟他談話的女孩子為何會因為講著專案狀況而臉紅起來。

Catherine頓了一頓:「我是真的很相信你會很用心的把案子做完。 我如果有權限也希望請Alex讓你把案子做完呢。」 停一下又接口:「可是公司畢竟是希望案子賺錢吧? 所以如果能及早知道案子不順利,站在老闆的立場當然還是希望能提早補救,或是盡早停損少賠一些。」

Eric嘆一口氣「謝謝! 我知道你的意思。 唉,其實你說的道理我也懂。 可是..我現在真的不知道該怎麼提供一個合理的預估給老闆。」 「上個案子不順利,這次案子又搞成這樣,我實在也夠黑了。 編造數據我當然不是不會,也一定編得出來。 可是就怕亂編一些數字最後紙包不住火。 偷雞摸狗下去,我大概遲早會被砍頭的。」Eric講著講著不免愁容滿面了起來。

Catherine看著他這麼擔憂,內心默默跟自己說「可一定要幫他一起想出個解決方法才是!」

也因此她開始思索著自己周末翻完書中的內容。 邊想邊開口說到:「唔,所謂案子最後會花多少錢,其實就是實獲值理頭的EAC。 而EAC是可以透過CPI來算的。 所以你若能真實呈現目前花了多少錢、以及現在的成本運用的效率,也就是CPI。 那不就可以算出最後要花多少錢了嘛!」

Eric複述著「E..? EAC?」 苦笑一下又接口說:「我還真沒有概念呢,這東西我其實完全搞不清楚。 CPI我還大概知道是甚麼,是那個甚麼實獲值跟實際花費除出來的一個數字嘛。」

Eric低頭看著桌面又說:「但我坦白說,我手上根本也沒有所謂原始計畫。 實際的一些報支單因為會計需要是翻的出來,但原始計畫可根本就沒有了。 上一份報表的EV我也只是靠著想像反推回去的,你要我再展細根本不可能! 所以CPI的部分我根本不可能算的再更清楚了啊!」

Eric抬頭起來對Catherine笑了一下,轉頭看著窗外:「嗯,我說Kate… 唔…Cathy小姐吧。 謝謝你還花這些時間幫我想,可惜我這部分大概是沒救了….」

她愣了一下,不確定該不該糾正他。 最後決定先不理會那部分:「別這麼容易放棄啊! 如果把你那些散在各處的資料整理起來,應該還是可以拼湊出一個全貌的吧? 我可以幫你一起整理啊!」Catherine鼓起勇氣提出這樣的建議。

Eric並沒有轉頭回來,還是一隻手托著下巴看著窗外,語氣顯得有些消沉:「不太可能的。 時間真的不夠! 如果有一個禮拜或許還整理得出來,但只有一天真的就太趕了。 若是要我重估後面的花費還有可能,要我準備一份過去的計畫來做甚麼實獲值? 這Alex真的是傻了,幹嘛不讓我就好好拼下去。」說到最後不免發起牢騷了。

聽他這麼講,Catherine突然想到甚麼:「啊! 你剛剛說甚麼?」

Eric被她的反應嚇了一跳,轉頭看著她「我不是故意批評Alex啦,我只是覺得做”時光追朔”這件事情好像很沒意義吧。」

Catherine打斷他說「不、我不是說這個。 我是說你剛剛可是講到可以重估後面的花費?」

「是..是啊。 可是這又如何呢?」Eric有些不解。

Catherine興奮的邊笑邊回答:「這樣就有救了啊! EAC等於AC加上ETC。 所謂AC就是累積到目前的花費;而ETC就是接下來的預估花費。 事實上這觀念並不難懂嘛。 “過去已經花的錢”加上”接下來預計要花的錢”,自然是這個專案做完時的總花費了啊!」

邊說邊在餐巾紙上寫著
EAC = AC + ETC

她急忙的接續說道:「一般常用計算EAC的方式有兩種。 一種是假設過去的效率會延續,這需要CPI來做調整計算。 另一種是假設過去的效率不會延續,那CPI就沒有參考價值了。 以你的案子來說,東西做壞是因為有工程師自己想要鍍金而去改了元件的規格,所以並不是員工或是承包商的效率有問題。 也因此你的案子其實本來就不適合用CPI來計算。 若你有辦法去細估接下來大概還要花哪些錢、何時花、花多少,那其實ETC就有了啊。」

在餐巾紙上她又寫出
ETC = 重新規劃
所以 EAC = AC + 重新規劃

「既然你報支單都有留著,表示AC你有。 那後續的預估花費,也就是ETC,你又說有把握做出來! 那不就表示…」說到這裡,Catherine難掩興奮的對Eric笑了一下。

聽到還有救,Eric也是精神大振「ETC…是這樣.. 然後計算….加上這個數字…. 原來如此!」 「你說的沒錯! 如果是這樣,那我確實有辦法在明天中午前計算一個更可信的版本出來!」 Eric興奮的回應著。

Eric自己接過餐巾紙寫下
AC = 報支單上的實際花費
EAC = 實際花費 + 重新規劃 !

Eric這時候情緒稍微平穩,想了想後又說:「有這樣的東西其實也很好,這樣最少我之後做成本管控時也大概知道我每個工作分配了多少預算,萬一有甚麼工作超支的話也才能立刻發現。 如果是用這樣的角度來規畫的畫,其實對後面案子的進行是確實會有幫助的。 看來是我自己沒想清楚,錯怪Alex了…」

「總之,我就立刻回去開始做吧。」Eric情緒完全平穩了,終於又能笑著對Catherine說話。

「等我做好了我再請你來拿吧? 喔… 對了,你分機幾號呢? 你可以寫一下嗎?」Eric提出問題,並把筆跟餐巾紙遞了過去。

Catherine在餐巾紙上寫下了她的名字還有分機。 遲疑了一會,又繼續寫下了她的MSN帳號。

「我..我想... 如果你做到一半... 嗯,萬一覺得有任何問題的話,你可以用MSN找我。 或許我能提供一些額外的協助。」Catherine低頭輕聲說出這樣的話。

這時候Eric已經把思緒都專注在想要怎麼調整後續規劃了,所以其實對於Catherine的善意並沒想太多。 一把拿起來餐巾紙,道了謝、簡單的揮揮手就起身往辦公室走去。

Catherine又稍微坐了一下,看著冷掉的兩個咖啡杯,心裡想著:「不知道他會把我加入MSN嗎….」

(待續)

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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5 則讀友回應

  1. 黃弟弟 2009-03-26 05:41:17 第 5 則

    殘念
    就我所知, 很多不想寫 SOP 的同事並不是因為他們認為寫 SOP 是表面工夫, 而是想要藏私. 反正老闆沒有逼我寫, 我就拖. 這也是很可惜的一件事...... 

    • Joe Chang 2009-03-28 21:35:27

      這當然是更常見的一個理由....
      但這也關乎老闆自己對於公司經營的願景
      如果是想長期經營,那這類東西的建立就很重要...


      其實也提供另一個觀點
      如果老闆自己對於標準化、品管、專案管理完全不置可否時
      你也就知道他很可能也只是打算炒短線,撈一票就跑 XD

  2. 齊果 2009-03-23 16:32:50 第 4 則

    拜讀大大文章,讓小弟對專案管理有深一層體認,原本有點排斥因認為是在做表面工夫,哈哈!
    井底蛙是我也

    • Joe Chang 2009-03-25 16:44:23

      其實沒有任何管理概念的原本目的是為了做表面功夫
      ISO不是
      CMMI不是
      專案管理也不是...
      之所以在有些地方會變成是,往往是因為主事者不了解那件事情的精神
      只抄別人的皮毛,知其然不知其所以然... 那最後就變成有皮無骨了 ....


      但那真的是很可惜的啊~~!!

  3. Hide 2009-03-18 23:45:53 第 3 則

    我對合約管理類的文章有興趣,先投合約管理一票...
    不過先看完實獲值在說吧...

    工地現場,工頭老王叼著根煙翻開設計圖不耐煩的對監工說:"林老師卡好!現在到底該用哪張圖,改來改去的,到底有沒照著合約走?"
    監工阿財:"以不變應萬變,這是變更設計的一部分..."

    • Joe Chang 2009-03-19 10:12:38

      合約管理恐怕也得寫故事
      單純談理論大概也是沒人要看的....


      BTW 我還沒聽過任何工頭會在意圖有沒有照合約走 XD
      大部分在意的只是有沒有圖,可不可以給他
      其他的一律跟他無關....

  4. 黃弟弟 2009-03-17 04:22:10 第 2 則

    至於小說的標題
    乾脆就叫做 “第一次專案接觸“ 吧

    “台灣霹靂案“ “天下第一案“
    也不錯 

    • Joe Chang 2009-03-17 10:23:48

      哈哈 不能走瓊瑤風嗎??

  5. 小戴 2009-03-16 17:29:59 第 1 則

    一般理論教學都比較生硬,沒想到格主不但用簡易的故事情境說明、幫助讀者了解,還在故事中加入言情戲碼,真是太令人佩服了!請受小妹一拜。
    不過,我一直以為到這個摩門特,專案中大部分人都只知道規格出了問題、但還不知道是因為那個年輕工程師自行變更所造成欸。這樣還可以寫個如何處理一個自行變更Scope的人員、討論一下人員犯錯要怎麼管理之類...

    • Joe Chang 2009-03-16 23:17:46

      我其實滿好奇的到底專案管理的文章哪一類大家比較感興趣 事實上我放上部落格才發現,一些我覺得寫的很滿意的閱讀數都不怎麼多一些還好的,有時候還跌破眼鏡 至於專案管理愛情小說是新的嘗試效果如何,我們看個幾周吧 XD