工作不是變魔術(Zero Waste in Business)讀後感

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六月份天下雜誌出版了一本專案管理的新書,書名就是文章標題。有天接到天下出版部小姐的邀請,希望我們試閱並發表書評,我想既然閱讀與寫作原本就是常在做的事,加上這本原文書名還挺有趣的(雖然跟中文書名搭不上邊,但我理解啦,講專案的書翻成「商業零浪費」很怪吧!)所以就欣然答應了。

沒幾天,一疊A4紙影印的書稿就寄來了。我還上博客來查了一下,真的沒有這本書耶!拿到還沒出版的書稿也算是一次新奇的體驗。(當你看到本文時此書已正式出版!)

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花了幾天看完這本書後,第一個感想是,這個作者應該是挺有料的,尤其是在專案管理的實務層面。後來小查了一下,發現作者Fergus O’Connell也是從事管理諮詢的相關工作,他創立過一套專案管理的流程,成功運用於2003年的特殊奧運專案。可能是職業病吧,近年來市面上專案管理書一本一本出,我如果看到多少都會拿起來來翻翻,個人認為其中還是有一定比例的書籍著重在理論的堆砌,相對較缺乏實務的內涵,至少這位作者不會有這個問題。

如果你是個PMP,或者你讀過PMBOK,這本書絕大多數的內容你都不陌生,但它還是值得一讀。主要原因有兩個:一是內容組織架構不同;二是敘述方式易讀得多。

整本書的架構是以「組織內的7種浪費」為主幹,並且依序說明其成因,以及建議的解決方式。這七種浪費分別是:

1. 在不同專案間調動人力,或換人處理專案衍生的浪費

2. 缺乏適當規劃所造成的浪費

3. 經常「救火」所衍生的浪費

4. 超時加班導致的浪費

5. 當專案變調或取消產生的浪費

6. 團隊士氣低落導致的浪費

7. 多工造成的浪費

在台灣做專案的人,看到這幾點多半會點頭如搗蒜吧(尤其是第4點)!但是這本書可是老外寫的喔,正如我常在課堂上說的,台灣沒想像的那麼差,外國也沒想像的那麼好,重點是管理者有沒有體認到自己的問題,以及有沒有心想要改變罷了!

關於上面七個浪費,作者認為所有組織多少都會遇到,尤其是組織的頭頭,是所謂的JFDI型領導人(當員工執行遇到困難總回答Just F**king Do It的人),這些問題又會更明顯。看到這裡,送老闆的生日禮物是不是有譜了?記得幫他用螢光筆畫起來,這段在第41頁!

整本書我最有感觸的一段,是作者分析了以上七種浪費的根本成因,共有五項:

1. 管理者漠視「供需本質」

2. 多工並進的負面效應

3. 不了解工作量(Work)與工時(Duration)的差別

4. 我們不再打仗

5. 找不到更好的方法做事

以上幾點這裡就不一一解釋,我比較想強調的是,專案做不好,十有八九還是要歸結到組織流程這議題上的。相信員工取得PMP證照專案就會一路順暢,就等於相信所有駕駛都持有駕照就從此就不會有交通問題一樣,都是好傻好天真!所以上面這五個成因,基本上1235都和制度面息息相關,不到那個層級的人恐怕也難以著墨,但我也得說,第4點「我們不再打仗」,卻是值得我們「個人」深思的問題,我也想藉由此文章表達我的看法。

作者提到,以前的軍隊在面臨艱困且預期會傷亡慘重的任務(如攻堅、暗殺)時,會組成所謂的「敢死隊」。挑選隊員時,我們想像大家多半會左閃右躲,希望老天保佑自己不要被挑到。但很多時候情況正好相反,因為參與敢死隊任務的人,只要大難不死,往後的發展是不可限量的。很多軍校畢業的年輕軍官,還深怕自己沒有實戰經驗,可說是搶破頭要擔任敢死隊的一員。

我認為,選擇做專案這條路,某種程度也必須帶點「敢死隊」的精神。專案工作和企業其他例行性的工作相比,原本就充滿著不確定性,但既然成了案,就表示有非做不可的原因!如果沒有抱持著勇於挑戰,追求成長的熱情,最好還是找個安穩的職位做做就好。否則就像怕死的人卻從軍打仗一樣,豈不是每天都過得苦不堪言?但凡事有失必有得,在企業中願意主動承擔責任的人,後市多半是看漲的,我自己就看過幾位前輩主動承接大家都不看好,但基於某種原因公司卻非做不可的專案,後來專案確實沒能成功,但當事人因為勇於承擔,同時累積了關鍵的經驗,不但沒被懲處,反而被拔擢的例子。

本書讀完之後,我的感想是,如果你曾經讀過PMBOK,現在偶而想要複習一下重點卻實在提不起勁拿起那本「天書」,倒是不妨考慮這本,它幫助你以不同的角度,較輕鬆的節奏來重溫專案管理一些重要的概念。如果,你對專案管理有點興趣或好奇,卻從沒看過或難以理解PMBOK,也不妨看看這本書,了解一下專案管理到底是是麼玩意?它究竟是處理什麼樣的問題?等看過了再報名「敢死隊」也不遲!

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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25 則讀友回應

  1. ming 2012-10-02 15:26:54 第 25 則

    潛水一年多以來小弟第一次上浮發言
    先回應樓上Joe大大,小弟現在就是處於無法改變,所以正在換環境的階段(離職單已經丟出去了)XD。
    再來是謝謝Bryan大大介紹這本書,當讀到這篇文章的隔天,小弟就跑去書店,買下架上的唯一一本(可能我去的書店比較小只有進一本),讀後感到心靈受到很大的撫慰(因為遇到實際上無法改變的問題),對於PM會遇到的問題與解決方法也獲得一些知識與想法,接下來小弟要轉換的跑道需要更深入的PM知識,不知道可否介紹有那些書適合自修與參考的,當然後續我打算去報名Joe與Bryan大大的課程,尤其是一夜城(我是太閣立志傳迷;)),等我跑道轉換OK就來去報名。

    • Bryan Yao 2013-10-01 17:22:26

      哈哈,一年之後才來回覆你這段留言。希望你換跑道的過程順利喔!

  2. Joe Chang 2012-09-27 19:49:35 第 24 則

    對,我認同Bryan這段說法。
    與其抱怨,不如改變。
    無法改變,你最少可以換環境。

  3. David Lan 2012-09-27 11:38:30 第 23 則

    我去上課時,老師曾經說過在台灣 "PM" 這個字眼挺泛濫的....而板主提到的前面幾點,個人感觸很深,但在台灣做專案似乎都會有這樣的問題產生,也許跟企業跟國情不一樣,但其實大家最終要的目的應該都是差不多的,只是台灣的專案在整合這塊似乎很不理想,所以才會有許多的浪費產生,想去改善這樣的情況,有時跟現實又必須取捨,畢竟老闆是別人..........

    • Bryan Yao 2012-09-27 12:45:25

      台灣最大的問題是充斥著「守成」跟「究責」的心態,電視打開整天有人批評政府,批判制度。我不是說現在的政府很好,不應該批評,只不過呢,我很相信一件事,成功的人到哪裡都成功,失敗的人到哪裡都會失敗,環境好壞頂多帶來程度上的差別,批判對自己的現況是完全沒有貢獻的,只是自我安慰罷了。

  4. mardy 2012-06-27 15:15:25 第 22 則

    非常同意Bryan 對第4點的看法 !

    確實會累積到豐富經驗,不論成功失敗,只是沒有升官..:)

    一個已經出過多次任務,嘗過壯烈成仁的敢死隊員

  5. Joe Chang 2012-06-20 22:43:43 第 21 則

    謝謝Fion的資料~
    聽起來好像不錯,可以去看看