向上管理 : 不被罵的會議

 

向上管理:不被罵的會議

 

我曾經和一位個性又直又急的主管共事,在會議上,哪位部門經理的週簡報出了問題,他可是從來不客氣,會直接點出; 那陣子有位特別黑的經理,在會後問我「BeN哥~ 為什麼你週報從來都不會被老闆罵?」我回答他「因為老闆已經看第二次了」。

先讓老闆看過預告片

這是一個向上管理的小技巧,會議每週三舉行,要報告過去一週的工作進度及下週規劃,我會在週一的上午和團隊的夥伴們開會,將大家的工作進度匯整成週報的初稿,在當天晚上先轉成PDF檔email給老闆; 大部份的時候,當天晚上就能收到心直口快的點評「這個專案怎麼這麼慢、那個合作計劃怎麼沒有報,然後那個下月規劃先不要報」,得到這些資訊,簡直就像是在樂透開獎之前知道號碼一樣! 於是就可以很充裕的利用週二的時間調整簡報(或加緊落後專案的進度),等到報告當天,不只自己心理踏實的多,老闆有時候還會不耐煩的要你報快一點,這不是很多人開會時的夢想嗎 (誤)。

先讓老闆看過預告片 

老闆可不喜歡驚喜

https://www.youtube.com/watch?v=SO51UQlxVyw

老闆可不喜歡驚喜

你的老闆跟女朋友不一樣,他不喜歡100個人助陣的秘密求婚驚喜,大部份的主管們希望能掌握工作進度,員工遇上的困難,而不是到了會議上才來舉手要資源; 記得有次某位主管被詢問落後的進度,他告訴老闆說現在想要在會議上跟大家討論,請求協助,老闆理智線斷掉瞬間丟出的話我現在還清楚記得,他說「這個會議沒這麼偉大!」他明確的告訴這位主管,平時就應該跨部門協調,而不是在會議上用所有人的時間,處理你自己的專案。

與這樣的老闆合作,在出差的時候,我回報工作進度的頻率會拉高到另一個層次 ;「老闆,已抵達香港,明日預計 9點進公司,10點和香港區總經理開會,下午....」「老闆,今日完成工作內容....,明日預計...」只差沒有跟老闆說睡前晚安了; 幾次之後,老闆告訴我,他相信我 (應該是覺得很煩),我只要在出差結束後,寄一份總結報告給他就好,這時你知道,成就解開了!

團隊夥伴也需要看到「第二次」

領導就像船長一樣,隨時讓夥伴們知道身在何處,為何而戰是很重要的; 在週會議結束後,我通常會將最終版的簡報也讓團隊夥伴看過,讓大家知道「我的主管和老闆說了什麼」和「老闆的反應是什麼」,有助於團隊間的信任建立,以及了解公司的方向和想法,有的時候夾心主管們總埋怨下屬不懂你的壓力,可以試著這麼做,一定會有幫助!

 

作者:大班BeN

作者簡介:林大班BeN,STUDIOBiG簡報講堂創辦人,超過十年兩岸三地的工作經驗,擔任營運、人資、培訓及行銷等職務,曾經主導過對Tim Cook的簡報專案,目前在各大企業間授課,擅長用簡單的語言去教導困難的知識,熱愛獨立樂團及星巴克。

文章出處:STUDIOBIG

原文連結:http://studiobig.blogspot.tw/2014/12/blog-post_29.html

圖片出處:www.kuukusblog.com

5 則讀友回應

  1. 董富儒 2018-03-26 09:07:36 第 5 則

    我幾次想離職的時候,都是直接在工作群組裡面,公開丟出重要的工作問題,然後主管都會處理的很難看,接著客氣的開除我。

    而我會離職,以及用這種方式讓自己被開除,就是因為發現這個工作環境沒有進步的空間,卻花很多力氣在面子上,而我不打算花大把的時間在表面功夫上面,我還想成長的,我還對其他工作抱有期待的。

  2. Wayne Chen 2015-01-06 23:09:05 第 4 則

    文章中教得幾招都很有用,我自己也行之有年。

    有些同事會覺得老闆特別疼我,但我也換了幾個不同長官了,我只是覺得 "Trust is earned",只要能讓上級對你的做事態度有信心,基本上就不會被盯了。

    最簡單的方法就是如文章中所述,遇到新長官,盡量大小事都呈報,時間久了上面自然會讓你知道甚麼是需要報告,甚麼你可以自行判斷解決。

    就算在會議中我的案子有問題,一般老闆都會告訴我會議後私下和團隊解決再呈報就好。

    向上管理真得很重要,我本以為這是大家都會了解的事,但實際上好像不是這樣子...

  3. BeN 大班 2015-01-06 00:10:34 第 3 則

    這也是很有意思的思考角度 :)
    我想,了解老闆桌上一堆任務的優先順序,就是跨出向上管理的第一步了。

  4. 青青 2015-01-05 23:14:08 第 2 則

    或許也可以想成
    策略管理:不被罵的方法
    用這種思維向上管理,我想不只在會議,在任何事情上都很有幫助。
    沒什麼,或許老闆單純只是想罵人而已。
    (當然,老闆一定不會罵自己修改過的報告)
    或是,老闆只是想看(符合他的想法)報告而已
    就照著老闆的方式改,老闆開心就好ˊˋ
    最後也搞不清楚,到底真的是在報告,還是老闆被向上管理了....

  5. E.Tseng 2015-01-01 14:54:33 第 1 則

    看完本篇以後, 第一個想到我二十多年的人生, 在過去, 不知道從什麼時候開始,
    也或許出生時哪個基因的事: 沒有感動, 是地不曾感動不感受甚至不喜歡驚喜,
    直到現在開始作貢獻的預備, 真得感謝網路, 篩選求職者的同時, 也替求職者篩選未來老闆,
    使得雙贏, 扯遠了, 只是想到這一點事.
    {另外,
    能夠在''comment''功能這裡, 實現一個 有評論 或新回應 則(寄郵件)通知 的功能 嗎?}
    , emin

    • Joe Chang 2015-01-12 22:42:23

      目前設計是這樣:如果有登入的話,回應就會收到Email通知的......