專案規劃過程,那些容易忽略又影響巨大的小事!

專案規劃過程,那些容易忽略的小事!

先前我曾說過專案管理過程中最重要的就是對變更的管理,相關的概念我在這篇文章中有提到:[專案管理]專案管理管什麼?管變更

變更是一定會發生的,沒有做好變更管理,不懂得何謂重規劃(re-plan)那你專案失敗的機率肯定高達九成,但今天我們不談變更管理,今天要談的是專案規劃時常犯的小錯誤,但這些小錯誤可能會大大的影響你的專案推進,一樣不可不謹慎。

因為工作量小或簡單而沒排入專案計畫
有些工作項因為工作量小,例如10分鐘或半小時即可完成,在專案整體的佔比很小,甚至跟其他工作項比起來都微不足道,這種工作很容易被認為「有人會記得處理」,或者「併入某個工作項中執行」就好,但因為專案工作中沒有描述這個小工作,也沒有明確的分配該由誰來進行這個工作,因此時被忽略,到了專案進行時才發現有問題,發現的早的會儘快找人來處理,發現的晚的可能是在問題出現後才來補救,這時重工的成本就很高了。

因此建議,不論是多小項的工作,若是必須被執行的,那請掛入適當的工作包當中,如此你的專案計畫才是一個完整的規劃。

錯估資源的可用性
當專案需要引用外部資源(含跨部門人力、非專案所屬的資產)時,但你在沒有明確的booking下那個資源前就先撰寫了專案計畫,或者在寫下專案計畫後沒有儘快的去確認該資源的可用性,而是等時間快到時才去booking,那你此時就必須要承擔很大的風險性。

最常見的狀況是專案中有個特殊的工作需要專業從業人員來進行,例如合約審查、撰寫財務報告、專利審查等,但這些人在公司中通常有許多例行的任務要處理,若你沒有提早booking他們的時間,到時可能沒有人會理會你;對於資產部分,你可能會需要一個多功能的視訊會議室用來對sponsor的里程碑報告,而這樣的會議室全公司只有一間,你沒有儘快booking下來很容易就被其他人優先搶走了,你的里程碑報告也肯定被迫延期了。如果這個工作剛好在要徑或者要徑的交會點上,那你肯定一個頭兩個大了。

針對這點我有兩個建議:
1.只要涉及專案進行的資源,可以儘快確認下來就儘快
2.如果這個外部資源的使用沒有前置任務的關係,也就是不用等其他任務完成才能進行的,那就儘快處理,以免發生任何變故

以工作量來規劃專案而未考慮工期
專案的工作項是一項接著一項,但工作項與工作項之間可能會有等候時間,舉例來說蓋房子灌水泥的時間可能是2天,但如果要繼續進行工程則必須要等水泥凝固了才能進行,而水泥一般可能需要5天左右才會凝固,如果剛好碰到下雨,可能還要多等2天,這時灌水泥這個工作項的工期應該是7天,但工作量是2天,而緊接著的工作項應該是在7天後展開,而不是在2天後,但許多人在規劃專案時往往因為經驗不足而忽略了這件事情。

針對這點我的建議很簡單,專案經理應該對每項工作的特性有更多的了解,清楚的分辨工作量與工期間的差異性,如此才能規劃出一個合理的專案計畫。

沒有考慮相依關係
所謂相依關係就是先做A再做B,如果這個先後順序是需要被強制規範的,那叫強制相依,如果是基於經驗法則認為先做A比較好的,那稱為偏好相依。專案的許多工作原則上都具有不同程度的相依性(多數可能是偏好相依),也因此我們才能順利的排出我們的專案計畫,決定哪些東西優先被執行,哪些是安排在專案的末期進行,但我們也很常看到那些經驗比較不足的PM對工作相依性的觀念不足,因此時常做到一半才發現順序不對,才趕緊把工作往前挪動來進行,這一挪動可能影響甚微,但也可能牽一髮而動全身,導致整個專案都需要重新規劃。

如果你對某個行業或領域的專案很陌生,那你在規劃時可以多請教相關的專家,同時在專案進行過程中應該時時檢查專案的健康狀況,並針對往下的工作進行更多的討論,確認每個人往下做沒有卡住的地方,如此你才能儘快針對專案安排不妥當的地方進行處理。

資源沒有撫平
關於資源撫平的概念可以參考這篇:[專案管理]如何展開WBS、排定時程與規劃資源?
如果每個專案成員彼此的工作獨立,不會有兩個人同時負責一項工作,那專案資源的使用原則上比較單純,但如果你的專案中有許多的工作項都是由2個人以上共同負責,或者一個人會在同一天投入多個工作項,那你在規劃時請務必要留意資源的使用狀況,以下圖來說,如果我們規劃一個成員一天可以投入工作8個小時,8小時的工作量就等於佔用了他100%的人力資源,超過代表工作過量,未達100%則代表資源沒有被充分使用,這兩者都不是一個正常的現象(其實一天8小時就不是一個好的基礎點),我們必須盡可能合理的使用專案的人力資源,我曾看過許多做完規劃後沒有做撫平的例子,你會發現有些人在某些日子的工作量高達300%,但在某些日子是沒有工作做的,這在專案進行初期都不會有問題,但隨著專案進行會漸漸暴發出來。

工作量

我的建議是讓每個人每天的工作量落於85-100%之間,為什麼是85%呢?原因有二,其一,我相信人一天無法持續專注8小時,必須預留一些時間讓人休息,其二,專案中總會有變更,這可用來作為專案變更時因應的餘裕,我個人認為在不加班的狀況下,一個人一天專注6-6.5小時已經算非常好了。

以上幾點都是專案規劃初期很容易犯的錯誤,提供給各位專案經理們參考,若能在規劃時多想一些,專案啟動後多觀察專案健康狀況並做好變更管理,我相信各位管理的案子一定能順利結案。

 

作者:游舒帆gipi

作者簡介:游舒帆(gipi),早期活躍於各技術社群,曾獲選兩屆微軟最有價值專家(MVP),現任職於鼎捷集團,熟悉產品開發、架構設計,曾負責多項產品開發、設計與管理,曾參與鼎新CMMI Lv4認證過程,目前專注於雲端運算、行動應用與電子商務領域,擅長專案管理,目前為專案經理雜誌特約作家之一,對網路行銷、社群經營、簡報技巧等有濃厚興趣,歡迎到Facebook上與我討論各項議題。

文章出處:gipi的學習筆記

原文連結:http://www.dotblogs.com.tw/jimmyyu/archive/2014/10/09/small-mistakes-project-plan.aspx

圖片出處:www.studiolk.co.uk

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