你或許聽過一個說法，那就是「時間是世界上最公平的東西」。每個人每天就是 24 小時，但有沒有做好時間管理，卻會造就生活的極大差異。

這也是為何除了存在多年的經典時間管理方法，近年來還持續出現許多新的時間管理技巧、時間管理課程、時間管理書籍，以及時間管理工具（如時間管理 App）等，協助人們把時間管理執行得更完善。

不過相關做法那麼多，不免也讓人眼花撩亂。透過這篇文章，我們就以最簡單的方式來認識時間管理，及如何「第一次時間管理就上手」吧！

時間管理的定義：時間管理不是把事情做完就好

首先，「時間管理」是什麼？講到時間管理，最多人快速想到的，就是掌握一些技巧，把每天該做的事情「做完」。

把事情做完確實重要，但時間管理最關注的，並不是把堆積如山的事情做完，而是：

你是否有妥善管理有限的生產力，把「最有價值的事」「充分完成」？

你可以想像兩個情境。

1. 上班族 A 工作上每件事都有「做完」，但都做得很普通。

2. 上班族 B 優先把老闆最重視的專案「做到最好」，其他次要工作則做到及格。

假設你是公司老闆，你會對 A 還是 B 更滿意呢？多數人的選擇大概都是 B。這正是為何時間管理關注「你有沒有把最有價值的事充分完成」，也是為何接著我們要來學習的幾個時間管理方法，都需要你從每件工作的價值、重要或緊急程度，來安排處理順序。

時間管理的方法：5 個做法與 App 推薦

時間管理方法 1：ABC 法則

時間管理方法有很多，新手可以嘗試的第一招叫 ABC 法則。

這方法簡單來說，就是把所有工作按照「重要度」與「緊急度」分類，並優先執行最重要跟緊急的事項。

【步驟一】列出所有待辦事項。

【步驟二】把待辦事項分為：

- A 類（重要又緊急：如老闆指定今天中午前要拿到一份重要文件）
- B 類（重要但沒那麼緊急：如思考某個明年的活動流程）
- C 類（重要和緊急程度都不高：如滑手機看瑣碎內容）

【步驟三】做完 A 再做 B，C 盡量不做或只在空檔做。

ABC 法則很直覺，而且效果明確，非常適合時間管理新手。如果你的工作內容相對單純、大概就是那幾項，或你對時間管理的需求僅是把次序安排好，那這個方法大概就夠用了。

但如果你的工作偏成果導向，那你可能會發現 ABC 法則不完全合用。比方說排在 B 類，也就是沒那麼緊急的事情，可能是重要度最高的，當你沒有優先執行，對最終成果就大不利......。

如果 ABC 法則不那麼符合你的使用需求，不妨試試第二招！

時間管理方法 2 ：帕雷托法則（Pareto Principle）

帕雷托法則有個大家更熟悉的別名，叫 80/20 法則。

這方法源於義大利經濟學家 Pareto 的研究結論：20% 的人口享有 80% 的財富，並被延伸到其他領域，如 80% 的成果來自 20% 的工作。

不同於 ABC 法則單純替事情排序，帕雷托法相對更具策略思維，以「對最終成果的影響力」為任務安排的指標。適合需要做策略判斷的主管階層、創業者及 PM 等。

【步驟一】思考你最終要達成什麼成果。

【步驟二】思考想達成這個成果，最關鍵的 20% 任務是什麼。

【步驟三】優先且專注完成關鍵任務。

至於剩下的 80% 工作，則設法減少、利用剩餘時間處理，或委派出去。

以專案經理的工作情境為例。假設客戶滿意度是你季度考核的 KPI，那你可以把「提升客戶滿意度」視為要達到的最終成果。（步驟一）

影響客戶滿意度的因素很多，包含回覆速度、功能交付的準時性、功能上線後的支援、文件品質、使用者訓練品質等。透過觀察過去客戶回饋，你發現回覆速度、準時性、使用者訓練品質最是關鍵。（步驟二）

那接下來，你就優先把心力放在「加快回覆速度」、「確保功能準時交付」及「提供最高品質的使用者訓練」上。（步驟三）

其他工作如功能上線後的支援、提高文件品質，則利用剩餘的時間處理，或協調同事支援。

時間管理方法 3：時間區塊法（Time Blocking）

無論你使用 ABC 法則或帕雷托法則，都可能遇上一個難題：即便已經篩選出重要任務了，時間還是不夠用。

怎麼辦？你可以透過時間區塊法，設定每個任務的處理時段。

【步驟一】盤點有哪些任務要處理（你可以以週為單位來規劃）。

【步驟二】為每個任務安排處理的時間塊，如 9:00-10:30 處理本週就要交的企劃案、11:00-12:00 處理主管早上臨時交辦的緊急任務、13:00-14:00 開會。

【步驟三】依據規劃來實踐。

延伸閱讀：拯救沒時間的第一個推薦練習：時間數據化

實踐時間區塊法時，除了直接在你的數位或實體行事曆上規畫時間塊，你也可以使用相關的時間管理 App，如時間塊，讓各種調整更方便、不會干擾到你既有的行程記錄。

一個延伸議題是：「我怎麼知道該為每個任務預留多少時間（多長的時間塊）？」

建議你可以使用 Toggl 這類計算工作時間的數位工具（有電腦版與手機版），嘗試記錄幾次之後，相信你會更好預估要為每項任務預留的時間！（App 介面如下圖）

時間管理方法 4：番茄鐘工作法（Pomodoro Technique）

另一個延伸議題，是我們能如何在該專注時保持專注。你可以用「番茄鐘工作法」。

番茄鐘工作法由義大利人 Francesco Cirillo 發明，因為他發明這個時間管理方法時，用的正好是番茄形狀的時鐘，故以此為名。這方法的意涵，是人們可以「25+5」的模式來保持專注。

【步驟一】設定番茄鐘。

【步驟二】在這 25 分鐘內保持專注，除了任務之外的事都不能做。

【步驟三】25 分鐘的專注時間結束後，讓自己休息 5 分鐘。

【步驟四】記錄自己已經用了一個番茄鐘的時間，以便任務完成後記錄總花費時間（幾個番茄鐘時間）

【步驟五】完成四個「25+5」循環後，休息 15 到 30 分鐘。

不過「 25 分鐘」並非硬性規定，僅是發明者認為人們普遍可以做到的時間，熟悉這個方法後，如果你想把專注時間拉長，如專注 50 分鐘再休息 10 分鐘，這也沒問題。

你可以用時間管理 App 實踐番茄鐘工作法，如「專注清單- 番茄工作法& 任務清單」（ App 介面如下圖）。或現在也有不少 app 把番茄鐘工作法遊戲化，如「綠的專注力 Flora」、「Forest 專注森林」，讓你的專注過程更有樂趣！

時間管理方法 5：進攻型行事曆

進攻型行事曆是電腦玩物站長、職場生產力專家 Esor 極力提倡的時間管理方法。這方法關注人們如何使用行事曆，並以「防守型行事曆」作為對照。

【防守型】接到任務 → 把這件事寫進行事曆

這做法的缺點在於過度被動，且當行事曆上滿滿都是會議和任務截止日，你很容易只按照日期先後決定自己要做的事，而非按照重要程度來分配心力。

【進攻型】接到任務 → 思考需要做哪些準備 → 連同準備時間一併寫進行事曆

相對於防守型的做法，進攻型因為有充分事先規劃及預留準備時間，不只步調清楚，成果品質也普遍更佳。

延伸閱讀：找回時間掌控權！我在時間管理、生活管理、科技管理上實踐多年的 15 個小習慣

時間管理的技巧：小改變就能把時間管理做得更好

實踐以上時間管理方法的同時，你也可以搭配三個小技巧，幫助自己把時間管理得更好！

時間管理技巧 1： 二分鐘法則（Two-Minute Rule）

如果一件事兩分鐘內就能完成，那就立刻去做，而不是加入待辦清單。

時間管理技巧 2：先吃了那隻青蛙

這概念出自《時間管理，先吃了那隻青蛙》。指越是困難、你越是想逃避的工作，越該優先進行。

時間管理技巧 3：把工作切成小任務

一件事想來很難，你就容易想逃避，但當你嘗試把每一件大工作切分為小任務，不只壓力降低，也可利用零碎時間陸續完成。

時間管理的常見迷思：3 個你該釐清的認知

時間管理迷思 1：時間管理工具越多越好？

實體工具、數位工具五花八門，什麼都用一點，才稱得上有做好時間管理嗎？事實上，評斷時間管理方法好壞的依據，是你能否持續使用。當你的時間管理方法和工具過於複雜，很多時候光是研究這些工具的用法，或頻繁轉換工具，就耗費大把時間，反而沒能把時間真正花在刀口上！

時間管理迷思 2：行程塞滿滿才叫「時間管理」得當？

時間管理不該是紙上談兵，而是每分每秒的實踐。當你把行程塞滿滿，你可以想像實踐起來必定會讓人疲憊又壓力山大。另外，當你遇上突發狀況，也很可能因為緩衝不夠，耽誤到後續行程。建議你保留適度餘裕，甚至是刻意留下休息時間。

時間管理迷思 3：同時做很多件事才夠快啊？

很多人常以為同時做多件事最有效率，但實際上，多工不只不會比較快，還往往會讓人因為專注度不夠，而讓成果品質打折扣。依循時間管理的大原則，也就是「把真正重要的事充分完成」，建議你還是妥善安排任務的處理次序，一 次做一件事並做到最好。慢慢來，反而比較快！

時間管理的課程推薦：完整習得時間管理專家心法

電腦玩物 Esor 的時間管理哲學

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時間管理 FAQ

1. 明明知道要做什麼，為何還是做不下去？

這常常是因為你沒有真正釐清一件事「為何要做」。建議你嘗試釐清，或透過前面的時間管理技巧 3，把這件事切成更小的執行單位。

2. 行程排很滿，但總覺得時間不夠用？

你該確認每件事是否都有這麼「重要且緊急」，或對你最終想達成的成果至關重要。

3. 事情太多，要怎麼判斷先做什麼？

你可以使用前面提到的 ABC 法則、80/20 法則。

4. 時間管理工具太多，我到底需要哪一種？

我們難以保證什麼時間管理工具一定對什麼人有效。若想找到自己需要或適合的時間管理工具，你務必得花時間測試，得出自己的結論；甚至你還可以結合多個工具和方法，自創你獨有的時間管理策略。

你可以參考這篇文章的建議：如何找到對我有效的時間管理技巧與工具？只需改變一個關鍵做法

5. 怎麼避免突然的事情打亂我的行程？

實務上，很多突發任務是無可避免的，比方說老闆突然交辦你一件事，你不可能拒絕。一個你可以嘗試的方法，是把你的「時間顆粒度」切小。

舉例來說，如果你以「這三個小時我要 XXX」的想法來安排時間，那你被突發任務打亂的機率就很高；但如果你是以「這三十分鐘我要 XXX」的想法來安排時間，被打擾的機率相對就比較小，你也可以完全專注地完成這三十分鐘要做的事。

延伸閱讀：真的沒時間嗎？用時間顆粒度打敗拖延與干擾

6. 如何堅持長期規律，例如運動、讀書？

馬拉松不是靠全程衝刺，而是要妥善配速；養成長期規律也是如此。你可以透過「生產力配速」，也就是設定前期「低強度執行」（把任務切小，讓自己能輕鬆累積成果）、中後期「高強度完成」（刻意保留專注時間，創造具體成就），讓自己有動力持續前進，不因過度疲憊而放棄！

延伸閱讀：生產力配速：低強度執行、高強度完成，幫我持之以恆的具體技巧

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