你的強大,來自持續不斷的理性思考:專訪李君婷老師

你的強大,來自持續不斷的理性思考:專訪李君婷老師

君婷老師在專案管理實務上耕耘將近20年,一年最多同時監管300多個專案,也曾任集團兩岸PMO主管,直接對CEO報告,是經驗豐富的專業經理人。今天,她要與我們分享她對專案管理的看法,以及她的人生軌跡。


君婷老師從程式設計做起,歷經系統分析師,到專案管理師。「很有趣喔,我不管做什麼案子,最後都會被抓去做PM,也許是我的話多、愛溝通,通常技術工作做沒多久,就會被指派去PM,PM做沒有多久,就會被抓去當主管。」算一算,她的職涯有2/3的時間在當主管,在當主管的時間裡,又有2/3的時間,任職高階主管。

「很多人認為,只有PM這個角色會使用到專案管理的概念,我倒不這麼認為!身為中階主管,不,甚至高階主管,更需要專案管理!我也認為,在我中階主管和高階主管的路上,因為有了專案管理,少犯很多錯,也擁有更有好的方法和能力,去帶領團隊。」

在不同的角色裡,她怎樣看待專案管理?

「專案管理很有趣,套用在不同階段,風景截然不同」

君婷老師比喻,她剛進公司時,專案管理是一本「說明書」,提供各種工具、流程和標準化的開關,讓工作更正確、更有效率地實現。成果能被老闆看到,也讓自己離開雜事地獄。

當中階主管時,專案管理像是安上了「放大鏡」,讓我透過數字和工具提早識別出部屬遇到的問題,可能要發生的糾紛,以及如何進行策略思考、如何模擬應變計畫、如何談判、溝通及說服、如何跟技術人員一起合作、如何監控案子的過程。透過專案管理這把放大鏡,能幫助我迅速掌握全局。

當高階主管時,專案管理則是一套「遊戲規則」,可以先制訂制度,先一步預防組織可能誤踏的坑、做錯的事,而依組織的文化與特性將許多類似的問題和機制重新系統化之後,我們就可以「讓對的事情重覆做」。好的專案管理,不僅是培養一個人的視野,更是建立一種全方面管理思維。

未來人才亟需的稀有特質=領域專業知識+專案管理知識

現代企業的決勝取決於兩大因素:時間和成本。假使你能用比同行更快的速度,讓產品或服務上市,已經贏過市場大半人;假使還能進一步降低作業成本,那真是打遍天下無敵手。「請問有哪一個企業不在乎營運效率?不在乎企業成本?」想精準掌控這兩因素的方法,就是「專案管理」

大前研一在也曾提到,「企業成立新專案真正成功的機率,只有『千分之三』,尤其是在開發新產品時。」不難想見,企業浪費多少資源在失敗或有問題的專案上。君婷老師認為,兼具「領域專業+專案管理」,你就會是現階段,甚至是未來十年市場需要的稀缺珍貴人才。

不過,君婷老師也提醒大家,一個成熟的專案經理,除了關注專案管理及軟體工程,其實更需要持續加強專業技能。「很多人覺得我『考過了國際專案管理師認證,就能一照走天下』,但是這是錯的。」君婷老師認為,專案管理的知識需要搭配特定的領域專業才能有效發揮,如果你不瞭解特定的產業背景,無法在該產業中產生價值,那就沒有意義。因為,專案管理排除了領域知識,是難以產生任何意義的。

PMP第四版全世界第一個滿級分的人

「我做了十年的專案,已經是個小主管的我,歷經了許多專案過程中的難題與起伏,開始思考這個世界上是不是有一種更可靠的方法,能夠協助團隊把這個工作做的更好一些?」於是興起了去考PMP證照的念頭。想不到除了考上,非常意外的得到第四版全世界的第一個滿級分成績。」

「其實有一份繁忙工作的我,從來沒有想過要當講師。」君婷老師娓娓道來他的人生故事,「我爸爸是職業軍人。在那個物資並不豐盛的年代,努力維持小康家庭的父母親,對我的教育非常慷慨,只要是和教育有相關的事情,永遠都是第一順位,不論是音樂、舞蹈、書畫......。我那年代的小牛頓與國語日報是整套整套的訂,即便我家沒有太多閒錢……這樣的價值觀也影響了我對教育的看法,我非常感謝我的父母親,因為他們的在當時並不容易的堅持和價值觀,送給我一個無比珍貴的禮物,就是這幾十年來未曾停止的閱讀習慣,從此,我不曾體會過孤獨。同時,也深遠的影響了我長大後的人生,得了一種不進步就會死的病。」也因為PMP的成績不錯,這個光環也發揮意義,開始有公司來邀請君婷老師前去當講師,她也在這個幾乎長達十年的斜槓中,開始解構自己心中的專案管理。

怎麼和大人學相遇的呢?

君婷老師說,十年前開始看這裡的文章,發現觀點和落地性都很強。所以開始關注網站,「由於這是公司三十年來第一次成立的組織,沒有太多前車之鑑可以參考,其實常常在為難茫然的時候,這裡給了我很多在決策方向上的參考,更是協助我避免了在布建的結構上少犯了很多的錯誤。這在去年一個偶然機會下,我終於有機會和Joe見到面,也開始在大人學開了第一堂公開班。

來大人學上課的,大多是不想原地踏步的人

我想你會同意,這是個快速變遷的年代,能跟上改變的時間越來越短,同時也讓進步變得更加困難,「我覺得大人學的同學都有一個共通點:時間是他們最珍視的資源。有的時候我甚至認為,他們並非真正遇上困境才來上課,只是不想原地踏步而已。」

一如君婷老師的《專案監管的系統思考及KPI設計攻防》課程裡,不僅是討論KPI如何妥當量測,甚至是討論人性:你該如何影響組織,你要怎麼改變企業文化,「學員不見得只是要來學習KPI的控管技巧,而是來學習一個管理層需要怎樣的思維。」很多看似直覺,但其實不正確的管理手段永遠需要扭轉,那是出自一種永遠想要站得高點、看得更遠的欲望。

人生願景,其實更需要專案管理

你是否也曾許過這種願:等我存到一筆錢,我就要放下工作,然後出國玩。「為何不努力設計一個既能工作賺錢,又能同時好好看看這個世界的工作呢?因為人生珍貴的美好時光,真的不應該浪費在等待上。」我語塞,君婷老師發了個大哉問,但她以人生證明,這二十年來,她主導的跨國專案,不但讓她累積了國外團隊和客戶的好口碑,豐富了她的國際工作經驗,更能夠在有效率的處理完工作之後,還能走遍超過三十個國家,兩百多個大大小小的城市。沒錢沒時間,從來都不是她的課題。

我問她怎麼做到的?她認為,要實現願望,細節就要明確。「就像專案排程,你排得越仔細,目標越有機會實現。」就像你想一邊出國一邊賺錢,得先把這樣的工作需要什麼樣的條件想清楚,然後創造這些條件去達成目標,而不是一定要犧牲A去成就B。君婷老師認為,人生在她看來就是一個個專案,若能將進程安排好,包含要徑、目標、成本、風險管理,離目標就會越來越近。「我的人生很少有遺憾,我回想我大部分的願望都能實現的原因,或許要歸功於專案管理。」

她提起最近讀過的一本書《如何說服一隻貓》。

身為主管,她看過太多職場上的勾心鬥角、機關算盡,「一般情況下,兩個人意見不合,常採取的方法是打敗對方。但是貓不一樣,貓根本不在乎輸贏,牠只專注於去達成他自己要做的事。只有落在背後,不如妳的人,才有機會桶妳,真正優秀的人,光是為了不要被追上,所有的心力都拿來快步奔跑,哪有空回頭理妳?」

她說,人生的洪流中,應該永遠維持與自己的理性對話,只把精神投注在更好的事情上,學習貓咪和時尚大師可可.香奈兒的精神:「我沒時間討厭你」。

 
圖說:行程滿檔的君婷老師,上個行程剛結束便快步趕來水牛書店。她說:「為了要衝過來,我還事先帶了一雙平底鞋。高跟鞋很難跑的!」語畢把眼睛笑成一彎月牙。只專注在該做的事,隨身攜帶一雙平底鞋來加速,這個真的很「君婷老師」!
 

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