5 個翻轉行事曆用法的高效率思維,我多年累積的管理日曆實踐

5 個翻轉行事曆用法的高效率思維,我多年累積的管理日曆實踐

行事曆是大家都需要的簡單工具,只是如果要記錄會議時間,如何安排可以讓會議更有效率?如果要處理待辦事項,如何讓行事曆的安排是有效的,而不是變成壓力日曆?

除了行事曆的特殊工具功能外,這篇文章,想要分享的是行事曆的通用管理策略。

這些管理策略是我多年實踐、修正後累積的方法,當然沒有一種策略可以適合所有人,但是或許可以從這些真實經驗中,提供大家 5 個有效的思維參考。

1. 任務管理思維

問題點:

(1) 行事曆作為規劃時間的工具,把要做的事情,以時間為單位安排到行事曆上,這是大家都會做的。但很多時候這樣做之後,反而行事曆變得很瑣碎、很有壓力,上面充滿了幾點幾分要做什麼事情的清單,結果大多數都無法如期達成。於是慢慢的,行事曆變成一個好看但不會照著做的時間表。

(2) 問題在於,不是所有事情,都能直接以安排時間的角度做規劃。所謂時間管理,真正重要的往往也不是安排時間。

解決問題:

(1) 所以行事曆管理的第一步,是建立「任務管理思維」,所謂要做的事情,基本上可以區分為兩大類:

- 有明確發生時間、結束時間的「事件」,例如答應的會議、活動,明確的行程。

- 必須採取行動逐步推進的「任務」。例如寫報告、整理報表、企劃產品。

(2) 「事件」我們可以直接根據答應的時間,安排到行事曆上,目的是記住與提醒,並且明確知道自己哪些時間已經被占用。

(3) 但是「任務」,卻不適合在還沒有深度拆解之前,就直接放到行事曆上安排時間,因為這些任務往往不一定什麼時候要做,硬去安排時間,反而變動太大而失去意義,甚至可能導致我們浪費了明明可以利用的空檔時間。

重要思維:

(1) 那麼,「任務」如果不能直接在行事曆上暴力的安排時間,那要怎麼記下來才好?這時候就需要另外的「專案、任務管理工具」。

(2) 而「專案、任務管理工具」最需要的功能,也不是複雜的時間提醒,而是簡單但有用的「拆解」功能,可以拆解:

- 應該如何行動?

- 有哪些具體步驟?

- 有哪些替代方案?

(3) 這三個拆解,才是任務能夠有效往前推進的關鍵。

可延伸參考:拆解下一步行動的思考流程圖範本,你也做得到專注不瞎忙的參考步驟

(4) 任務只要知道怎麼行動更有效,可以利用任何時間往前推進,反而不一定要硬在行事曆上安排時間做某個特定行動。

2. 保護時間思維

問題點:

(1) 很多時候,我們使用行事曆不是在真正的規劃時間,而只是把行事曆當作一種「填寫工具」。

(2) 這個意思是,我們只是用行事曆記住被交付事件的時間,於是行事曆總是處在一直被慢慢的填滿,甚至充滿的各種衝突事件的情況,因為我們只是在「填寫」。

(3) 問題在於,行事曆真正的功能不是填寫,行事曆真正的功能是「預知、調配與保護」:

- 預知:知道哪些時間已經被明確佔用。

- 調配:知道還有哪些時間可以調配。

- 保護:知道哪些看不到的時間需要先保護起來,重要任務才能完成。

解決問題:

(1) 但是在第一個思維中,我也提到不要直接把任務安排在時間表上,因為很難照著時間表安排,但是這裡又說要預先保護時間,要如何解決這樣的兩難衝突呢?

(2) 我的解決辦法是「進攻行事曆」。

- 我不會安排幾點幾分要做哪一個任務這樣的時間表。

- 但我會在行事曆上設定一個全日事件,告訴自己今天需要累積一個半小時空檔,推進某個任務進度。

- 而且這個進度的預留安排,通常會是決定任務交付時間的時候就安排,常常都是一兩個月之前。

可延伸參考:[影片]這5個時間管理技巧,幫助我在家也能高效率工作,兼顧生活平衡。

(3) 於是這樣一來,我就更容易完成行事曆的真正用途:

- 預知:幾個月或幾週前,我就知道未來幾週的每一天,要留下多少時間量,完成哪些任務進度。

- 調配:每天的時間量是固定的,被事件佔用的時間也很明確,加上需要留下的任務進度時間量,我就會知道某一天「可以」或「不可以」再安排更多事件或任務進度,更容易拒絕會導致自己時間衝突的安排。或是真的需要安排時,哪些任務進度要提前或移後。調配的意思就是,充分提前預知自己的時間用量,提早做好有足夠時間完成的調配。

- 保護:透過上述方法,雖然沒有安排幾點幾分的明確時間表,但更有彈性的保護了重要任務進度的「每日所需時間量」。

重要思維:

(1) 不要讓行事曆變成只是在「填寫」時間表的工具,而要讓自己的行事曆是「真正在管理」的日曆,真正的管理需要「預先保護、合理分配」的思維。

(2) 每一個重要任務,有多少關鍵行動,需要保留多少時間,只有先計算,並且預先支出在行事曆上,那麼任務才會有時間充分的完成。

(3) 如果一開始不習慣,對很多重要任務不知道應該先保護多少時間才好,其實也不難解決,就是「不要空想」,同樣的回歸到對任務的仔細拆解具體步驟,甚至可以用計時工具,老老實實紀錄幾次這些具體步驟的時間,自然就會知道重要任務應該如何保護時間最有效果了。

可延伸參考:打醒你對時間的低敏感度! Toggl 專業工作者的時間追蹤利器

3. 時間記錄思維

問題點:

(1) 很多時候,我們安排的時間表、進度表不準確,有很多變動與意外的原因,除了難免有外在環境的因素,但其實很多時候真正的問題在我們自己。

- 因為我們對專案、任務的拆解不夠明確,所以規劃的時間表當然不準確。

- 因為我們對於過往執行任務的過程,沒有留下「真實明確的記錄」,所以每一次安排時間,但每一次都不夠或不準。

(2) 問題在於,我們使用行事曆時,常常是「事先填寫」,卻忘了還是需要「事後修改」。我們會覺得事情都做完了幹嘛修改,但是不修改,下一次就不知道這次真正的最終時間安排到底是如何。

解決問題:

(1) 所以我在管理行事曆時,完全不會害怕修改,而且會一直修改。不用覺得行事曆規劃好,我們就是要 100% 照著做,如果做不到,也不想改動,因為改動了就好像是承認自己計畫不周全一樣。

(2) 但是前面也提過,行事曆的用途之一是「調配」,面對不斷變動的外在環境,調配應該是隨時隨地都在進行的,所以行事曆當然也是隨時隨地都在修改。

(3) 甚至我「一定會」完成事件(例如某次會議),或是完成某個任務進度後,「回頭」修改真正花費的時間。

(4) 都完成了?不是忘了就好?千萬不能忘,因為如果我可以這一次留下事後修改的真實記錄,以後我就更清楚的知道,某種會議、某種任務進度,真實應該花費的時間有多少。

重要思維:

(1) 行事曆當然是規劃未來的工具,但是,規劃未來之前,我們應該「對過去留下真實的記錄」。

(2) 所以這裡的方法,和前面提到的「填寫」行事曆不同,填寫行事曆是缺乏管理思維,只是把事情寫上行事曆。

(3) 而這裡的記錄,指得是事後真實的修改,讓行事曆是留下真實過去時間的工具,因為這將會幫助我們未來規劃出更準確的時間。

可延伸參考:Google日曆 變身時間塊統計工具,追蹤養成習慣與工作時數

4. 時間提醒思維

問題點:

(1) 很多時候,我們非常在意「提醒」這件事情,我們想要隨時隨地有個東西可以提醒我接下來該做什麼,而行事曆作為時間工具,是最容易設定提醒的工具。

(2) 問題在於,這種隨時隨地彈出來的時間提醒,真的有效幫助我們立刻去做某個行動嗎?還是大多數提醒就只是知道了,結果沒有真的去做?反而太多的提醒,變成干擾?

解決問題:

(1) 我的方法是,改變我使用行事曆的習慣,不把行事曆當成提醒工具,而是把行事曆當成我每天一開始就會打開來看的時間統整中心。

(2) 不是等到提醒才做,因為這樣反而失去了行事曆的預知、調配、保護的效果,提醒才做早就來不及,或是根本無效。

(3) 而是每天都先打開行事曆,確認今天被占用的時間,確認需要提早出發的行程安排,確認今天其他空檔時間要推進的任務進度。然後,今天一整天的行動就有明確的目標了。

重要思維:

(1) 時間管理並不需要複雜的提醒工具,而是需要一個「視野」,我們需要的是「看到」,看到目標在哪裡?看到空檔在哪裡?看到要預先準備的行動是什麼?

(2) 上述三個問題,是沒辦法用一般的時間提醒做到的,而一般的時間提醒大多也不真正有效或關鍵。

(3) 所以我們需要的其實是行事曆可以看到目標的視野而已,可以看到目標,就是最好的自我提醒。

可延伸參考:設定未來目標的真正價值:「改變當下現實感」的最佳手段

5. 同步集中思維

問題點:

(1) 我們常常喜歡用很多工具,卻少了統整的系統。

(2) 問題在於,我們每天就是只有一樣的 24 個小時,都是我這個人使用的,這時候,區分工作與生活其實沒有太大意義,所有的任務、事件其實都是「我個人的時間管理」,應該統整在同一個行事曆上。

可以延伸參考:太多工具拖慢生產力?最精簡專注的3個「時間管理工具模組」

解決問題:

(1) 這個解決辦法比較簡單,只要使用一個可以雲端同步、跨裝置系統的行事曆工具即可,例如我慣用的 Google 日曆。然後工作、生活都在同一個行事曆上統一管理。

重要思維:

(1) 我們要做任務管理的,不只是工作,也包含生活上的專案與任務。

(2) 我們要保護時間的,同樣不只工作,也包和自己的、家庭的時間。

(3) 我們需要記錄時間花費的,也包含自己工作的、休閒的、瑣事的時間。

(4) 我們需要看到的時間視野,更應該是屬於我這個人完整的時間分配。

(5) 只有這樣,我們的時間管理才會真正有效,我們的行事曆才比較容易減少衝突,也才不會因為我們總是缺少了某一塊沒有出現在行事曆上,所以總是一直時間不夠,

可以延伸參考:七個管理時間的小習慣,練習有餘裕且快樂的生活

小結

以上五個方法,就是我自己用來管理行事曆的思維與策略,來自我多年的時間管理實踐。(甚至我會在和家人、團隊共用日曆時使用上述策略:用 Google 日曆和家人一起管好家庭計劃,強化感情的7個技巧)

其中有些用法,可能和傳統的填寫行事曆不同,但可以帶來更有生產力的效果,提供給大家參考。

 

本文轉貼自:電腦玩物原文連結

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異塵行者 Esor Huang

異塵行者(Esor Huang)是「電腦玩物」部落格站長,致力於透過文章,完整記錄與傳播行動工具的使用心得、科技工具如何真正活用到工作與生活,以及提升時間管理和工作效率的技巧等內容。主題會涵蓋數位應用、時間管理到生活旅遊中的科技人文觀察,目前部落格每日點閱數超過六萬,累積瀏覽人次更已突破九千萬人。