這個禮拜因緣際會下認識了個新朋友，我們聊得挺投機，他對專案管理有興趣而且也有軟體業的工作背景，所以我們談了不少關於PMP和PMIS(專案管理系統)的話題。他問到專案管理系統是否也搭上近來雲端運算的風潮。這讓我回想起之前接觸過的一個頗炫的系統，跟大家分享一下。

這個系統不難看出是個PMIS(此處是Primavera的P6)和Google Map的結合，這是我們公司替蘇格蘭水利局開發的(基於商業保密，圖片內容我重新改編過)。使用者有可能是組織內部的高階主管、PM或是一般大眾，只要連上特定網頁，就可以查詢該地區所有專案進展的狀況。這個介面乍看之下，還真有點即時戰略遊戲的味道。

這類將兩個不同系統結合的例子，老外會用”Marriage”這個字來形容，其實還挺貼切的。成功的系統整合，其實跟兩個不同背景的人結婚一樣，外表光鮮亮麗，固然讓人眼睛一亮，但幸福的婚姻，關鍵其實在雙方的內涵與相處。然而在PMIS的領域裡，酷炫的功能往往被過度強調，而企業專案管理的內涵，卻少有人深入探討。

會以這個系統為例，倒不是因為它的外觀，主要是它提供的績效指標(KPI)，可以看出這組織的專案管理制度有一定的水準，因為它提供所謂的領先指標(Leading Indicator)。

當使用者點選Springfield Creek WPCP Upgrade這個專案時，會跳出一個說明方塊，其中左半部兩個類似電池電量的指標，分別代表預算執行率(Budget Spent)和時程進度(Time Elapsed)。這兩個指標在多數的專案報表中都可以看到，分別代表的是”目前”專案在預算和時程上表現。雖說是”目前”，但其實已經是舊的資訊，假設專案進度每個月更新一次，這裡顯示的資訊，其實是上個月的數值了。所以這兩顆電池是種落後指標(Lagging Indicator)，提供的是過去的狀態，是一種已經發生的成果，而非未來的”展望”或是”預測”。

真正的門道呢，其實是在方塊的右半邊，Estimate at Completion(預估完成成本，簡稱EAC)與Scheduled Finish Date(預估完成時間)。前者是以預算被消耗的速率(Burning Rate)為基準，透過適當的公式，預測專案在完成時的成本。這預估決不是瞎猜或是PM主觀的判斷，而是以Earned Value Method(實獲值法，簡稱EVM)作為客觀評估標準，有興趣的人建議回頭看看Joe這篇文章[從過去看未來]以及實獲值相關的文章。至於預估完成時間，則以Critical Path Method(要徑法，簡稱CPM)為基礎，透過已完成工作項目的耗時與工作間的前後邏輯，所推衍出來的時間。

其實，要掌握一個專案的狀況，落後指標和領先指標都有追蹤的必要。光靠落後指標，很有可能會漏掉專案潛在的問題。我們常聽到，有個專案在第一年就完成了99%，但剩下的1%卻又花了兩年。這雖然是個玩笑，但也反映了現實，而這些時間和金錢的損失，最終將轉嫁到每個股東或是納稅人身上。不過，要導入領先指標，企業對於專案管理方式要達到一定的標準化，績效評估才會有意義。可惜的是，即使台灣的PMP在2009已突破7000大關，但企業投注在專案管理制度的心力相對薄弱，這就要靠大家多多努力了。

以我自己參與PMIS設計的經驗，多數的使用者針對一個專案最多只能專注3-5個指標，尤其是高階主管或是End User。系統設計的目的，只是要提醒他們哪個專案需要特別留意，進而引導他們聚焦，所以”簡單的符號”搭配”對比的色彩”是基本原則。這個介面的配置，大致符合這些原則。

希望這篇對大家有點幫助，如果妳/你剛好有機會為公司選擇這類管理系統，別忘了”幸福婚姻的法則”！