專案管理系統(PMIS)的雲端運用

這個禮拜因緣際會下認識了個新朋友,我們聊得挺投機,他對專案管理有興趣而且也有軟體業的工作背景,所以我們談了不少關於PMP和PMIS(專案管理系統)的話題。他問到專案管理系統是否也搭上近來雲端運算的風潮。這讓我回想起之前接觸過的一個頗炫的系統,跟大家分享一下。

Google Map and PMIS

這個系統不難看出是個PMIS(此處是Primavera的P6)和Google Map的結合,這是我們公司替蘇格蘭水利局開發的(基於商業保密,圖片內容我重新改編過)。使用者有可能是組織內部的高階主管、PM或是一般大眾,只要連上特定網頁,就可以查詢該地區所有專案進展的狀況。這個介面乍看之下,還真有點即時戰略遊戲的味道。

這類將兩個不同系統結合的例子,老外會用”Marriage”這個字來形容,其實還挺貼切的。成功的系統整合,其實跟兩個不同背景的人結婚一樣,外表光鮮亮麗,固然讓人眼睛一亮,但幸福的婚姻,關鍵其實在雙方的內涵與相處。然而在PMIS的領域裡,酷炫的功能往往被過度強調,而企業專案管理的內涵,卻少有人深入探討。

會以這個系統為例,倒不是因為它的外觀,主要是它提供的績效指標(KPI),可以看出這組織的專案管理制度有一定的水準,因為它提供所謂的領先指標(Leading Indicator)。

當使用者點選Springfield Creek WPCP Upgrade這個專案時,會跳出一個說明方塊,其中左半部兩個類似電池電量的指標,分別代表預算執行率(Budget Spent)和時程進度(Time Elapsed)。這兩個指標在多數的專案報表中都可以看到,分別代表的是”目前”專案在預算和時程上表現。雖說是”目前”,但其實已經是舊的資訊,假設專案進度每個月更新一次,這裡顯示的資訊,其實是上個月的數值了。所以這兩顆電池是種落後指標(Lagging Indicator),提供的是過去的狀態,是一種已經發生的成果,而非未來的”展望”或是”預測”。

真正的門道呢,其實是在方塊的右半邊,Estimate at Completion(預估完成成本,簡稱EAC)與Scheduled Finish Date(預估完成時間)。前者是以預算被消耗的速率(Burning Rate)為基準,透過適當的公式,預測專案在完成時的成本。這預估決不是瞎猜或是PM主觀的判斷,而是以Earned Value Method(實獲值法,簡稱EVM)作為客觀評估標準,有興趣的人建議回頭看看Joe這篇文章[從過去看未來]以及實獲值相關的文章。至於預估完成時間,則以Critical Path Method(要徑法,簡稱CPM)為基礎,透過已完成工作項目的耗時與工作間的前後邏輯,所推衍出來的時間。

其實,要掌握一個專案的狀況,落後指標和領先指標都有追蹤的必要。光靠落後指標,很有可能會漏掉專案潛在的問題。我們常聽到,有個專案在第一年就完成了99%,但剩下的1%卻又花了兩年。這雖然是個玩笑,但也反映了現實,而這些時間和金錢的損失,最終將轉嫁到每個股東或是納稅人身上。不過,要導入領先指標,企業對於專案管理方式要達到一定的標準化,績效評估才會有意義。可惜的是,即使台灣的PMP在2009已突破7000大關,但企業投注在專案管理制度的心力相對薄弱,這就要靠大家多多努力了。

以我自己參與PMIS設計的經驗,多數的使用者針對一個專案最多只能專注3-5個指標,尤其是高階主管或是End User。系統設計的目的,只是要提醒他們哪個專案需要特別留意,進而引導他們聚焦,所以”簡單的符號”搭配”對比的色彩”是基本原則。這個介面的配置,大致符合這些原則。

領先指標

希望這篇對大家有點幫助,如果妳/你剛好有機會為公司選擇這類管理系統,別忘了”幸福婚姻的法則”!

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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