專案的預算與成本管理101

這篇是我寫給我們集團同事看的文章。 因為目前我們開始走嚴謹的預算與成本管理機制,PMIS中一些錢的欄位大家老有疑問,所以寫了這麼一篇寓言故事來跟同仁說明預算、成本、變動等等的相互關係。 那因為沒甚麼機密,所以也就擇錄一部分貼在這裡跟大家分享。


專案的預算以及成本管理雖然出現了一堆念起來很繞口的名詞,但實際上這些東西都不脫基本常識,大部分是我們在日常生活中就會直覺用到的東西。 只是平常我們直覺用到時,不會給這些東西一個名字,只會覺得事情「就該這麼做」。

確實,事情就該這麼做,日常生活是這樣、專案也是如此。 所以,我這裡用個日常生活的小故事,來進一步說明這些欄位的實質意義。

 

假設,某天你到突尼西亞出差,而且突然很想喝杯咖啡。 但你對那裏語言不通、更連要去哪買咖啡都不知道了,所以你決定找當地一個會說英文的小助理幫你去買咖啡。

可是現在問題來了。 你並不知道咖啡一杯在當地要多少錢,那位小助理也不知道,所以你不知道要給他多少錢去買。

不知道多少錢就無法給他預算嗎? 倒也還不至於。 常用的方法有下列幾個。 一個是完全用猜的,但這很可能偏移很大。 另一個方法呢,是透過過去的經驗來預估。 比方說,台灣星巴克一杯約賣100元上下,突尼西亞生活水準比台灣低,所以最高可能也只是接近這數字;再另一個方法,就是問問當地人、到底一杯咖啡在那邊是多少錢。

那假設剛好周圍都沒人知道咖啡多少錢,所以你無法得到精確的數字;你也不打算用猜的,所以決定用台灣的經驗來預估預算。你想說,台灣星巴克一杯100元上下,約等於美金3元。 可是畢竟是在外國,就算生活水平比台灣低,很多事情也很難講。 而要人家跑腿、你也不想人家跑去店裡發現買不到而白跑一趟。所以讓他稍微多帶一些錢也不是不合理,而且對你而言一杯咖啡3元美金也好、4元美金也好都還不至於吃不消。 所以你拿出美金5元,跟他講說你要一杯甚麼口味的咖啡,也跟他講說「你預定」3元內應該是可以買到的。 之所以你給他5元,是要讓他應付沒預料到的問題。(比方說萬一當地加牛奶、或是加肉桂粉要額外算錢時)

那這裡的5元就是「原始預算」,其中包含了一開始設想的總金額、以及一定比例的風險預備金。 那在我們實際案子的做法內,就是專案的Charter。 目前是根據幾位資深主管的經驗來作預估、並加上一定量的風險預估。 在這時間點,原始預算(Original Budget)將跟現行預算(Current Budget)一樣多。

好,那拿到這筆錢的小助理。 心裡想說,「雖然我不喝咖啡、可是我知道路口轉角有間餐廳、好像有賣咖啡,我印象裡頭一杯好像是美金2元左右。」 我就去那裏買咖啡吧!

這個美金2元,就是他自己,根據現實面的理解所預估的「基準」。 理論上,他會比提撥預算的人更了解實際狀況(雖然他也不喝咖啡,最少他是當地人),所以他會根據需求去思考透過甚麼方式能滿足這需求。

但饒是如此,他的估算也可能有偏差,也不可能百分之百準確。 但這裡並不要求百分之百準確,實際上也不可能能達到。 那這預估的目的在哪呢?在於你要啟動一件事情,心裡總要有個底、要有個基準。 這樣當真的開始執行後,你才會知道執行狀況是比較好、還是比較差。 在專案裡頭,我們也有一個這樣的基準,就是PM將工作列出、定義誰來作、花多少時間來作後得到的成本規劃;也就是所謂的Baseline(後簡稱BL)。

BL是會變動的,也是可以被重新界定的(稱為Re-baseline)。 但Re-baseline並不是要PM去追著金額跑,而是僅在「工作內容變動」時才調整。 比方說,你在小助理正要跑出門時又拉住他,跟他講說,「等等,我想到了,我其實還想買個鬆餅」。 兩人一起算算,發現多個鬆餅預算是夠的,你可能不用多給他錢(現行預算不變)。 但是這時候,他的執行基準可就不再是花2元了! 因為2元是咖啡的錢,鬆餅可能要0.5元,所以新基準可能是2.5元。 唯有這樣,當他真的買到咖啡還有鬆餅後,才會知道現在實際花的錢是比基準多、還是比基準少。 否則,他要是不改他的基準的話,他買完鬆餅還有咖啡後,若是只跟當時預估買咖啡的基準($2元)比較,不就失之偏頗了嗎? (但請注意,他的新基準還是在預算內)

今天因為是要追加「產出物」,你會覺得沒差,我或許可以凹他。 但萬一你是追減呢? 萬一原來是要買咖啡,結果後來決定換只買鬆餅就好?那你一定會同意比較基準應該從2元改成0.5元。 因為若不改的話,他之後買個1.5元的超貴鬆餅,還會跟你講說「我做得很好啊! 你看我買的比2元便宜」。但實際上根本不是這麼一回事啊!

 


好,讓故事繼續。

結果,他下到樓下,發現街角的餐廳居然沒開門。

這時候他心裡想想,想到了三個選項。

1. 搭公車去兩公里遠的另一間餐廳買。(咖啡價錢差不多、可是需要公車錢)
2. 去前面某五星級飯店的咖啡廳買 (沒去過,所以不知道要多少錢)
3. 去超級市場買豆子回來煮給你喝 (雖然他不會煮咖啡)

你可能會希望他別選二跟三… 或是如果真要做這種選擇,應該先跟你商量一下。 最少也等你評估OK還是不OK,然後他才去執行。 不然他要是直接就去某個飯店先貼錢買了杯20美金的咖啡回來並要你補他差額時,你可能會哭笑不得。 (甚至你可能根本就會質疑,為何自己到時候要補差額給他? 明明是他自己私做主張,不是一開始就說好只認同讓他花到$5為上限的嗎。)

對,你很可能會希望除非他是走選項一,否則其他選項如果要做,最好先來跟自己詢問一下。 因為搞不好你還能想出更好的選擇,或是你說那就今天不喝咖啡好了。 而不是讓他自己做決定,然後萬一最後買了杯昂貴的咖啡要你買單。

萬一他真買了,你會願意買單嗎?

很可能不會,不是嗎? 畢竟,你一開始沒有給這樣的指示、也沒認同這樣的金額,這也是為何你一開始是給$5元而不是$50元。 在此情況下,小助理本來就不該花超過五元的。 這也是為何所有已經爆Charter預算的支出,不管多小我都會指示該立刻回報給Producer甚至CEO知道 → 因為既然一開始CEO只有認可這麼多錢,那任何超支都是「該被討論的」。錢若真有必要,而且後面還有可預見的花費,那應該做的是再去爭取預算追加(只有大飯店且一定要買大飯店的咖啡),而非在既有預算基礎上無限超支。

假設這小助理很有預算概念,所以他選擇搭公車去兩公里遠的地方買咖啡。

那公車錢要2毛,也就是$0.2。 那他在公車上算算,自己已經花了0.2元(Actual Total cost),接下來還要買咖啡$2+鬆餅$0.5 (Remaining total cost),所以最後的總花費可能是0.2+2+0.5 = $2.7。 那跟變動後的基準比較,就是$2.5-$2.7 =($0.2)元 (Variance – Total Cost)。

 

那問題來了,搭公車這件事情應該去re-baseline嗎? 為何呢?

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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12 則讀友回應

  1. 小酷 2009-12-15 16:44:46 第 12 則

    版大不好意思,小弟冒昧在此留言。

    事實上,小弟只是公司的基層技術人員,
    但是對於管理這件事情一直都很有興趣,
    而小弟平時也樂於跟同事分享一些事情,
    無論在技術、管理、知識領域等方面,都會做個小簡報來分享。

    小弟看過版大滿多文章,覺得這一篇也很適合分享給公司其他同仁。
    (當然,我不會照本宣科,會做部分內容的調整...)
    但畢竟這是版大發表的文章,還是要先徵求版大的同意才能這樣做,
    不知道版大是否同意讓小弟拿這篇文章去修改成我要的內容呢?

  2. Working Bee 2009-07-25 16:08:05 第 11 則

    這比較是習慣或認知的問題
    小金額很難聯想到專案複雜的流程
    除非我是三歲的小孩才會想到要approval
    不然這錢就是不需要傷腦筋~

    我是突然想到一部電影"親愛的,看我把小孩變大了'
    才想到把咖啡也變大
    果然發現版主的描述都是專案的流程,
    才看出版主真正設計及要表達的精神哩~
    金額大小,在這裡是有點tricky的
    你看小浮塵也是說在預算內不需要變更
    如果一開始就跟他說要多50萬的成本
    相信他應該也會說要變更吧...
    哈,還有一種可能就是我還不夠專業...
    什麼流程什麼術語都還搞不懂,沒辦法舉一反三囉~XD

    • Joe Chang 2009-07-27 12:13:11

      哈 沒關係,有理解到我想表達的概念就好 XD

  3. Working Bee 2009-07-24 23:38:50 第 10 則

    哈,沒錯
    等到變成100萬倍我才會認為是專案
    看來我還很難將專案生活化囉~
    不過這個方法倒不錯
    變大或變小~
    I will try to be in other's shoes :D

    • Joe Chang 2009-07-25 14:30:29

      哈 那是心態問題
      等你習慣一百萬倍後
      自然也能習慣三元五元也用相同思維啦!!

  4. Jamie 2009-07-24 23:10:57 第 9 則

    謝謝版主喔
    這樣果然很清楚
    有恍然大悟的感覺
    不然 之前都覺得兩個怎麼都一直搞不清界線
    多謝 ^^

    • Joe Chang 2009-07-24 23:16:36

      不客氣 :)
      有需要再一起討論

  5. Working Bee 2009-07-23 22:52:12 第 8 則

    我後來再想了一下,有了新的答案~
    我先不考慮預算
    (預算主要是控制部門做的事
    專案部門主要是做成本的評估)
    然後將咖啡和鬆餅價格乘上100倍
    這樣就是200萬和50萬
    這50萬是新產物
    也就是規格變更
    這樣plan就要改
    至於做法有異動也需要做re-baseline
    而專案異動產生的人力增加等也需要approval
    都需要做change request
    所以這買咖啡變成要update implementaion plan
    也要做re-baseline...

    我之前一直受到budget引導
    而且金額小一直讓我聯想到出差費用的申請程序,這和專案管理完全不同;D

    • Joe Chang 2009-07-24 23:03:32

      沒錯
      大概就是這樣的概念
      總算釐清了嗎? XD
      棒!!