[P6] 如何設定資源計算規則(上)

這篇是Primavera P6 Client使用技巧分享


這裡會分幾篇來談三個影響資源計算的因子,它們分別是:

1. When updating Actual Units or Cost 
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2. Recalculate Actual Units and Cost when Duration% complete changes. 
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3. Duration Type 
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這三個設定會影響P6在面對進度回報時,如何去處理資源的「數量」。要強調的是,設定沒有對與錯的分別,只有能否能反映出你想呈現的現實,以及是否能讓你更輕鬆更新進度又能快速取得分析資料。 所以理解它們的含意還有可能對你專案的影響,就變成是個重要的課題了!

這篇會先談這三個選項的定義,之後的文章會從實際案例中來討論怎麼設定最能表現你想要控制的情境。

 

基本篇

1 When updating Actual units or cost

這選項躲在Project的Calculations頁籤下。 它決定當資源開始有「實際量」(Actual units)時,該如何去計算「尚需量」(Remaining Units)。

這兩個數值跟「預估完成時總量」,呈現這樣的恆等式:
At Completion Unit = Actual units + Remaining units

也因此,計算上有兩種可能性,一個是「Add Actual to Remaining」。 在這選項下,系統會拿Actual units跟Remaining Units相加以計算完成時可能的總量。

這在剩餘量有可能在工作中不斷變動下就很有用。 舉例來說,如果是人力為主的工作,工作一半時我們會根據進度來預估接下來還要投入多少時間,那剩餘量可能會不斷浮動,這時候這選向就能反映真實狀況。

另一種可能性,則是「Subtract Actual from At Completion」

在這選項下,系統的恆等式變成
Remaining units = At Completion units – Actual units

這在大部分是總量固定的專案類型下會很適用,比方說大部分是安裝、或是材料性質的資源。 貼磁磚就是一例,假設我們總共要貼1000片瓷磚。 那At Completion Units在大部分的情況下是固定的。尚需的工作量就可以透過總量減掉實際量的方式計算出來。

 

2. Recalculate Actual Units and Cost when Duration% complete changes.

這選項也躲在Project的Calculations頁籤下。 這選項將影響資源的實際量(Actual Units)是否要跟工期連動。如果有勾選,那就會連動;如果沒有勾選,就不會連動。

那所謂連動是甚麼意思呢?

意思就是說,原本一個工作假設十天(Planned Duration = 10days),資源預設的工率(Planned Unit/times)是一天八小時。 在連動的設定下,如果工作實際做了五天,那系統就會自動預設資源的Actual units = 40h (8h/day * 5 days)

但在沒有連動的設定下,如果工作實際做了五天,系統則不會去同步更新資源的Actual units。

如果你的專案中,資源投入將能完全按照工率來作推算(比方說一律工作八小時),那勾選可以省事;但若你的專案中,資源每時段投入的工率可能不一定,或你有讓資源使用工時單回報工時,那這選項就不適合勾選了。

 

3. Duration Type

這選項躲在Activity的General頁籤下。 這東西複雜一些,但是不致於完全讓人難以理解。

這選項是跟著每個工作走的。 意思是說,每個工作都能設定不同的「Duration Type」。

那這選項控制甚麼呢? 它是用來反映總量(Units)、工率(Unit/time)、工期(Duration)之間的牽扯關係。 舉例來說,有些工作可能總量固定,可以透過加班來縮短工期;但也有些工作時間是固定的,加班或加人會推升總量。也有些工作每天工率是固定的,天數與總量會視狀況調整;或是其他的狀況。

總之,總量(Units)、工率(Unit/time)、工期(Duration)會呈現下列的恆等式:
Units = Unit/time * Duration

舉例來說,一個工程師每天工作八小時(Unit/time),連續工作七天。 那總量 = 56小時。

再舉例,一千片的磁磚(Units)要在五天(Duration)內貼完,那每天的工率就是要貼200片(Unit/time)。

但因為不同的工作,是要描繪不同的情境。 有些可能如第一個例子工率是不變的;也有一些情境是總量固定的,如第二個例子,所以Duration Type是讓PM可以根據專案中不同的情境來作調整。 這樣在案子的進行中,就可以根據實際的狀況來變動工作狀況,而讓時程能真實的反映現況。

那這選項分成四種

- Fixed Duration and unit/time
- Fixed Duration and Units
- Fixed Unit/time
- Fixed Units

這個設定會決定系統在面對上面那個公式時,如何處理任一數值的變動。舉例來說,如果設定Fixed Duration and Unit,表示這個工作天期還有總量將在任何變動下是會被保持固定著的。如果原來設定要工作10天,要投入100個單位。 那當之後工期改成20天時,系統還會保留是100個總單位(Units Fixed),但是會因為這變動,反過來重新推算每天應投入的量該是多少。 換句話說,總量不變,工期拉長,那每天投入的單位就會減少,所以將變成5unit/day.

計算方式
Units = Unit/time * Duration
100units = unit/time * 10day
Unit/time = 10

當工期改變時,因為Duration還有Unit都保持不變,表示公式中只有Unit/time可以變動,那100units = unit/time * 20day
Unit/time = 5單位/天

那再舉個例子,如果一個工作雖然總量固定但可以透過加班來縮短時間的話,就可以設定成Fixed Unit。 1000片瓷磚要貼完,一個人一天可以貼200片,那要花5天貼完。 但若我可以加班,或是可以多加一個人,也就是提升Unit/time的情況下,工期就可以縮短。

計算方式
Units = Unit/time * Duration
1000units = 200 unit/time * Duration
Duration = 5days

當人增加時,因為總量不變,所以唯一可變的只有天期。 於是1000units = 400 unit/time * Duration
Duration = 2.5days

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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2 則讀友回應

  1. wenson 2016-03-25 17:38:28 第 2 則

    贊成! 其實真的應該有風險管理(蒙地卡羅)的課程,讓時程管理者/專案管理者能適時掌握專案的時程風險,才會更有利於專案的推動及如期如質完成。
    如有開課,小弟要報名!

  2. Carol 2009-04-29 21:27:30 第 1 則

    授課解惑


    請問 Joe 老師, 有沒在舉辦教授 MS Project 的課程呢? 看了這一篇, 深感慚愧的自省自己的 MS Project 應用程度真是在幼稚園階段啊......

    Joe 老師如開課, 我一定要報名! :-) 

    • Joe Chang 2009-04-30 11:29:25

      最近是比較少開課....之前大多教專案知識、PMP認證、Project、P3、P3ec(P6)


      哈 我是不是應該開個報名的位置? 讓有想上課的人來報名??
      XD


      PS 最近倒在想開風險管理(蒙地卡羅)的課耶...