PMBOK導讀系列 -「選擇賣方」的三項工具

有個朋友在部落格留言問到PMBOK中採購程序有提到三個工具到底差別在哪裡。

- Weighting system
- Screening system
- Seller rating system

如果光看字面、光直接翻譯,三個都類似某種「評價系統」。 但因為PMBOK寫的實在很精華,也因此說明都非常言簡意賅;沒有這方面經驗的人還真的很容易覺得是一樣的東西。 加上台灣有些PMP課程的老師自己根本還一知半解,往往就胡亂跟同學說其實是一樣的東西。 害很多人總誤以為PMBOK只是個騙錢的胡亂流程。 這在我來看,是很可惜的。

這三個工具的出處,是PMBOK第三版、第12.4 Select Seller的章節。 PMBOK的解釋我放在文末當補充,這篇我用個搞笑的例子來解說到底這三個工具到底它們是甚麼,又有甚麼不同。 


Lisa經過上次的相親之後已經是第五十次相親了。 她媽媽非常的耽心,想說這女兒怎麼老是找不到合適的伴侶。 連負責介紹的陳媽媽也多少有些不悅了,想說我幫你找了一堆不錯的男性,怎麼你一個也不喜歡。

於是兩人發了狠,找了個時間把Lisa拉到客廳,決定好好的審問一番。

媽媽先開口:「我說女兒啊。 你也相親這麼多次了,難道都沒有中意的嗎?」

Lisa:「也不是我故意啊!就那些我都不是很喜歡嘛。」

媽媽說:「上次那個王醫生不錯啊。 長得不錯,人也很有錢。」

Lisa:「唉,可惜太矮了些。」

陳媽媽:「唉呀,那李律師呢?」

Lisa:「他高是高但又太不夠體貼了…」

媽媽:「這樣也不是辦法啊! 你這孩子,要不要說說你到底要甚麼條件? 免得人家陳媽媽老是做白工。」

陳媽媽:「對啊! 說說你要甚麼好了? 喔,先說說甚麼你絕對不要的?」

Lisa:「唔.. 我想想喔.. 首先,不能比我大超過十歲、不能抽菸、不能會打人。」

陳媽媽:「這還不難。 那甚麼對你最重要呢?」

Lisa:「要夠高、要體貼、要有房子、還要有不錯的社會地位。」

陳媽媽:「我的天啊~! 甚麼是社會地位啊?」

Lisa聳聳肩:「就是要有好職業、家世不錯、還有好學歷啊!」

陳媽媽沉默兩秒鐘:「所以這些都一樣重要?」

Lisa想一想:「倒也不是。 社會地位最重要,50%的評分都會是這個。 身高佔20%、體貼則15%、房子佔15%。 那社會地位中,好職業佔50%、家世學歷各25%。」

陳媽媽有點不知道怎麼答話了。

媽媽倒是急忙的接話:「這樣也太難了吧? 你過去那些男朋友呢?」

Lisa撇撇嘴:「那些都不行啦。 你拿John來說,家世可以給75分,可是一點都不懂女生。 不及格。 Neo雖然各方面都有85分,可是太猶豫不決了,時間重來我也不會跟他交往的。 啊,好男人到底在哪裡? 真讓人難以捉磨啊。」


其實專案管理的知識並沒這麼嚴肅。 專案管理本來就隨處出現在日常生活中。甚至在以上的對話裡頭,這三項工具都已經使用過了喔,只是你可能沒意識到。但要讓這些知識活用到「所有的情境」,你則要清楚了解那些工具實際是甚麼,又該怎麼利用。 這樣日後正確的情境下,你才能很直覺也很正確的選擇正確的事情來作,這也才是專案管理真正要學習之處。

你看,誰說PMBOK是很艱深的?

那上面對話到底哪裡用到了這幾項系統呢?

1. 當Lisa提到「不能比我大超過十歲、不能抽菸、不能會打人。」 這就是所謂Screening System。 而Screening System,指的就是一個篩選機制;甚麼一定要有、甚麼一定不能有。 如果條件不能符合,那就根本不要這些人進入後面的評選了。 實際專案的採購也多有類似的機制,比方說承包廠商必須要有CMMI認證、有PMP認證的PM、或是要一定金額的保證金等。

2. 當Lisa提到他對於相親對象的不同條件、以及重視度時,表示她提出了她的Weighting System。 你若列成表單,會變成這樣:

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這在實際採購程序評判供應商時也很常用,讓定標準以外的人知道到底怎麼樣的條件是最重要,審查時該把重心放在哪裡。 當然,也能幫陳媽媽更容易得找出能讓Lisa滿意的「Seller」。

3. Seller Rating System 則是評估供應商過往能力的紀錄。 像Lisa若是厭倦相親了,想回頭找個有「合作經驗」的老搭擋時,她可以知道誰到底如何。 別人來問她時,她也可以藉此「Database」提供建議。 所以最後當Lisa媽媽問她過去男友們時,她也就啟動了Rating System並告知過去的經驗以及相對的評分。

 

這樣解說後,有讓這三個工具變得簡單明瞭吧?

 

最後

附錄 PMBOK 3rd etition的原文內容,聽完解說再去看說明應該就很容易理解了吧?

Weighting System

A weighting system is a method for quantifying qualitative data to minimize the effect of personal prejudice on seller selection. Most such systems involve assigning a numerical weight to each of the evaluation criteria, rating the prospective sellers on each criterion, multiplying the weight by the rating, and totaling the resultant products to compute an overall score.

Screening System

A screening system involves establishing minimum requirements of performance for one or more of the evaluation criteria, and can employ a weighting system and independent estimates. For example, a prospective seller might be required to propose a project manager who has specific qualifications before the remainder of the proposal would be considered. These screening systems are used to provide a weighted ranking from best to worst for all sellers who submitted a proposal.

Seller Rating Systems

Seller rating systems are developed by many organizations and use information such as the seller’s past performance, quality ratings, delivery performance, and contractual compliance. The seller performance evaluation documentation generated during the Contract Administration process for previous sellers is one source of relevant information. These rating systems are used in addition to the proposal evaluations screening system to select sellers.

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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8 則讀友回應

  1. fangermosi 2011-01-06 16:21:20 第 8 則

    对采购是不太懂啦,不过很喜欢看这种形式的文章,Joe很会寓教于乐呢。

  2. 利亞 2011-01-06 15:26:07 第 7 則

    家世和背景應該是各25%吧。
    這樣加起來才會等於社會地位

    政府採購法是以低標進行的沒錯
    不過只有要求多少錢以上才需要進行公開招標

    • Joe Chang 2011-01-06 18:30:30

      耶!? 你說對了耶,我居然打錯了,而且更可怕的是,都沒人發現....
      好吧,得改了...
      改圖是個很大的工程啊 ><

  3. Hide 2009-03-19 22:00:17 第 6 則

    謝謝大家的分享

    Joe ...你說對了,我一直困在裡頭@@,所以想知道實務上運作的方法...
    感覺這些工具沒有實際做過一遍,好像永遠無法理解... 謝謝你的解答

    小戴 ...你也說對了,黑名單有興趣的人自己研究,不贅述。
    議價這個過程感覺很好玩... 有機會的話蠻想體驗看看的...

    Pei ...謝謝,個人覺得這行很重要 "如何看待問題,定義它很重要"
    理論應用在實務上... 問題的本質... 人... 溝通...
    ...水清無魚,哈

    • Joe Chang 2009-03-20 18:10:27

      其實不要鑽牛角尖,拿到日常生活來用就沒問題了
      我之所以取名叫做"專案管理的生活思維"就在於專案管理的知識其實都是可以應用在日常生活的

  4. pei 2009-03-19 16:16:02 第 5 則

    第一次工作時的體悟是-怎都跟學校課本差很多,甚至有時無法想像,念了理論也不知怎弄或覺得無用,不過隨著讀的相關書種愈廣時,我現在反而是覺得理論雖然可能沒法完全套用、也不一定只有一種理論能完全應用,但是卻能幫助自己遭遇問題時,當作釐清的工具,既使是同一個問題假若是從不同層面的理論角度去想,那結果可能差異頗大,我反倒覺得如何看待問題 定義它很重要,至於管理工具、手法我甚至有點偏激地認為在概念上是大同小異的,比如BSC四個構面拆開看時,一定出現在每本管理理論,但是名校教授將其組合在一起就成了熱潮,6 sigma也讓我覺得同製程管理(差異管理)、PZB只是滿意度的結合等等,也許組合不同的舊東西 只要真正能有用處 廣被接受後,也許能像這些大師一樣變成一套理論,畢竟管理實務裡最重要的還是解決困境吧,我自己是覺得基本的理論概念若都很清楚應該有助於更快地下判斷。

    • Joe Chang 2009-03-20 18:08:47

      武俠小說說的好,叫做一藝通百藝通..
      會使劍的高手,換了兵器也大概可以很快掌握訣竅


      回到現實生活其實也大半是這樣
      某個產業能管得好的,換一個產業也不致於太糟糕....
      這也是為何那些管理學說其實都是大同小異就是這原因
      因為背後控制的精神其實都是類似的 ...
      XD

  5. 小戴 2009-03-19 13:21:35 第 4 則

    我記得政府有個「黑名單」,依採購法規定,列入黑名單的企業在一定時間內不得參與政府招標。自然,採購法中有詳細條列說明廠商在什麼強況下會被列入黑名單。
    另外,如果以我之前的經驗,通常維護案(例如資訊系統維護或是機器設備維護)發包時,原廠商有優先議價權。
    這應該就是seller rating system了吧?

    • Joe Chang 2009-03-20 18:05:58

      黑名單算是screening system....
      假設那樣的東西存在的話.. XD