1-11, 實獲值,其實是騙人的東西吧?

上次說到Eric做了一份實獲值的報告。 從這報告看來進度似乎並不壞,尤其Eric本人也多次強調希望案子能進行下去,所以理論上Alex好像應該批准讓案子繼續走下去。 可是呢,拿著Eric給的Excel報告Alex是看了又看,總覺得有哪裡怪怪的。 繼續走當然不是壞事,可是萬一因此決策錯誤公司可要賠一大筆錢,自己搞不好還會因此丟官。 也因此,他一整天始終拿不定主意是否該批准讓案子繼續。

晚上回了家,Alex也還放不下這件事情,因此吃晚飯時氣氛並不怎麼熱絡。 Alex老婆想著要轉移一下他的注意力,於是開口說到:「兒子明天可是要放暑假回來了呢! 可真好久沒看到他啦。」。 Alex這時候才把思緒轉回現實來。 他想到明天是禮拜六,兒子要從南部回來台北,而且老早就說好要幫他還有他的一群朋友們辦個烤肉趴。 本來想說好久沒看到兒子,大家好好同樂同樂應該滿不錯的。 不過呢,卡在這時間還真不湊巧啊! 一方面要煩惱公司的事情、一方面又得準備烤肉的事情,真是讓人頭痛! 於是接下來整頓飯Alex變得更加沉默。

不過Alex雖然個性嚴厲、脾氣暴躁,但其實是個很好的爸爸。 想說既然答應兒子了,那事情還是要好好辦才是。 而且他又想,烤肉這檔事情又能有多複雜?禮拜六早上花些時間去採買,剩下應該很簡單,也不過就是洗洗切切與調味嘛,應該下午還能有些時間留下來。 就算沒有,最少禮拜天一天總可以好好思索公事的吧?

於是第二天,Alex起了個大早去Costco買了海鮮、蔬菜、肉片、飲料、烤肉架、沾醬、木炭、火種、還有其他相關的東西。 買著買著,看到有個小區域有美國牛肉的特展。 有人在攤位上烤牛小排並分給顧客試吃。 Alex也試吃了一些,心裡想著「真好吃啊!」。 「確實我們家好久沒吃牛排了,不如買個牛排回去烤了吃吧。」,於是伸手要去拿已經切好放在展示台上的小塊盒裝牛排。 但轉念一想,兒子的朋友都是些愛打球的大男生,這種小塊牛排哪夠吃啊。 所以他跑去冰櫃挑了一大塊冷凍的硬梆梆的牛肉,想說這種尺寸回去可以好好烤個夠。 於是結了帳,得意洋洋的回到家裡。 想說幾乎的事情都做好了啊,剩下應該沒他的事了吧!

不過,Alex這人畢竟因為從來不下廚,所以其實並沒有意識到他到底買了甚麼鬼東西回去。 結果一回去,馬上就被老婆罵了一頓。 老婆一看到那硬梆梆的牛肉塊就大叫了起來:「冷凍成這樣的牛肉,你等退冰要等多久啊?」 「這今天根本都切不動啊,你不可能晚上拿這來烤肉的!」

但Alex實在是個性格異常倔強的傢伙。 雖然聽老婆這麼說心頭是一驚,可是嘴上可不認輸說到:「我看也沒這麼難啊,不然我來切就好了!」

結果這件事情真比他想像的困難多了。 光切肉他就切了一整個下午。 本來想說放在外面解凍就好,但從吃完中飯到三點肉也沒怎麼退冰。 他甚至把肉塊拿去泡冷水,結果效果也不好。 搞了老半天,切下幾片肉後,已經五點半了。

他看這樣下去也不是辦法,牛排的部分似乎也只能放棄了。 但還好,他老婆這段時間並沒有閒著。 除了那塊大牛肉她不理以外,其他他早上買的肉片啊、蔬菜啊、海鮮啊她都處理好了。 要不是醃過了、就是已經串上竹串放在一旁了,這樣就算沒有那個大牛排,其實也可以是一場豐盛的烤肉聚會。

七點鐘,大家陸陸續續來到家中。 一夥人下到大樓的中庭,擺起了烤肉爐,準備生火。 但大家對於烤肉這檔事情似乎都沒經驗,生火這件事情可也困難重重。 Alex本來想說,這東西哪有這麼難? 平常看人家生火都很簡單啊! 所以他先把木炭堆好,把火種塞了兩個在下面,點了一個後塞進去。 結果沒想到燒一陣子就熄了。 試了三次都是這樣,搞的他是滿頭大汗。 最後想說算啦,都快八點了也不好讓大家等太久,於是拿了木炭上樓用瓦斯爐燒紅了才拿下來。 這時候終於可以開始烤肉了。

大家都很捧場,十點半前後東西都吃完了。 不過大家興致很高,所以還又開了酒一直聊到十二點才終於散會。 散會後也還不輕鬆,畢竟是主人,總也要把中庭稍微收拾一下吧。 所以又花了一個多鐘頭打掃,一家人一直到一點半才回到樓上。 等到真的可以睡覺時,已經是兩點多啦。

因為大家實在玩得太累了,所以禮拜天一家人幾乎都是十二點後才起床。 廚房整理整理、吃個中飯,等到Alex終於有時間可以回頭去處理公事已經是禮拜天下午四點多了。

Alex獨自坐在書房,想到昨天跟兒子度過一個愉快的夜晚,心裡覺得很高興。 不過想想為了這一晚,其實還真搞了一整天,臉上也不由得泛起一個苦笑。 想說自己一開始真是想得天真,以為早上採買完事情就結束了,沒想到最後搞到兩點多才睡,現在自己可真是腰痠背痛。 自己畢竟年紀大了,這種事情下次還是別這麼拼才好。

不過轉念一想,這件事情他原本持有的看法跟目前Eric的專案報告不是很類似嗎? 他急忙把Eric給他的Report拿出來又看了一次。

Eric的報告

在Eric的報告中,有一大部分的評量也是所謂的「採購」。 發包程序完成後,Eric就認定該項硬體的進度達到100%,並給予完全的實獲值認列。 但這其實是不太對吧? 若以這次烤肉的情形來看,就好像把進度只跟「材料是否有買來」這件事情連結在一起。 但這種假設不是荒謬異常嗎? 實際上並不是肉塊或材料買來就算是工作達成的吧,之後明明還有一堆事情要做。 且根據這次的經驗,後面處理的時間搞不好比採購本身還來的多,也來的更加重要。


報告放大處


而回到Eric的報表上來看,他進度認列的方法甚至更加激進。 他還不是東西買到手才認列進度呢,而是發包完成就定義是採購完成並給予「完全的」進度認列。 這不是很不切實際嗎,畢竟採購發包完成不表示供應商能夠把事情做好,可能做壞、可能Delay、可能出各類問題,光只是「採購發包完成」哪裡能當成進度100%達到呢? 而且,更可惡的事情是,光發包他就認定進度達到100%(實獲值的認定),可是Eric卻把支出(實際花費)跟付款與否連結在一起。 照他這樣的報告方法,所有硬體只要發包了,進度就都是100%;但是因為部分元件廠商還沒交件所以尚未付款(也可能其他理由還沒撥款)讓實際支出變的非常的低。 以至於整個專案才得出超高的CPI,讓人覺得目前為止投資$1.0元卻得到$1.02元的回報,看起來效率超好的。

Alex這時自言自語說到:「如果用烤肉的範例來看,我在Costco可是刷信用卡哩,我要下個月中才付款。 那現在肉都烤完了,Actual Cost還是$0元哩! 那我烤肉專案的CPI可不是破表了嗎?」 「可惡、我就知道Eric這傢伙不老實。」

這時候,他又想到一個問題。

像烤肉這件事情,因為都是自家人在做,所以如果全部換算成金額來計算時,除了烤肉材料的錢以外,人力因為沒花錢所以不就不被計算? 那當材料採購回來後,不是就會謬誤的讓其他人以為烤肉準備這檔事情已經全部做完了?

如果用Eric的報表來看,也有類似問題啊。 因為硬體採購的費用很高,計算一下發現列在上面佔了總預算的34%。 但是其他需要人執行的工作重要性並不低,可是因為人的工資往往無法跟硬體設備相比較;一台設備可能幾百萬,可是一個人做多久才到一百萬呢? 所以比例起來好像變的跟本微不足道,這樣不是又會傳遞出謬誤的資訊嗎?

他心想:「就好比我昨天下午一個人待在廚房切肉,我切的時間比採買長,但因為我沒有工資付出,所以切肉跟採買比起來在報表上顯得微不足道,但實際我耗費的時間與心力卻最多,這是怎麼一回事呢?」

「Eric的報表也是這樣,實際上設計花的時間超久的,而所謂採購發包不過只是跑跑採購流程而已,但這比重與比例完全不對等啊!」

「這報表根本胡說八道完全不可信!」

「可惡! 到底是Eric唬弄了我,還是所謂實獲值完全只是騙局一場嗎?」

(待續)

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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2 則讀友回應

  1. 小戴 2008-11-23 22:51:04 第 2 則

    我會覺得問題不在實獲質管理本身,而是Eric在做這張表的時候,WBS列的有問題(只有發包、沒有設計開發的項目)、每個項目該值多少的定義也有問題,才會讓Alex一時被唬嚨了吧?

    我這人向來都採最壞打算「廠商報驗一定會有瑕疵,一定要保留一部份」,所以如果是我做表,我應該會寫成:
    WBS           Cost
    2.3 component 3
      2.3.1 發包     85,000(採購金額10%)
      2.3.2 設計開發   595,000(採購金額70%)
      2.3.3 QC(初驗)  25,000(QC人力成本50%)
      2.3.4 修正     170,000(採購金額20%)
      2.3.5 QC(複驗)  25,000(QC人力成本50%)
    也就是「廠商開發」這個task,我認為實獲值只有採購金額的70%,保留20%待修正完成再認列。當然,該認列多少應該是在規畫初期雙方議定的,可能不是70%,但決不應該是100%...

    如果修正一下這張表,應該管理起來會比較合理吧?這是我的看法啦,不知道格主和版上的各位有什麼想法?

    • Joe Chang 2008-11-24 17:39:09

      呵 暫時沒有意見,其他人有甚麼想法呢?

  2. 小戴 2008-11-23 22:47:58 第 1 則

    看到這一篇我才發現...原來我和格主對於「採購完成」定義完全不同欸...

    因為我看到每個component的工作內容都只有「發包」和「QC」,所以我會以為「發包」那一項所定義的「採購完成」是指廠商已經做完、報請驗收;看到這一篇的解釋才知道,原來格主這邊所指的「發包」僅只有走完採購流程而已啊...差真多呢。

    • Joe Chang 2008-11-24 16:47:21

      well 那是艾瑞克寫的 不是我寫的
      也是艾瑞克定義的,不是我定義的:P (啦啦啦啦啦~~~~)


      照他的邏輯而言,他只負責發包還有檢測
      至於中間的製作都是外包商在做,所以他覺得既然發包了就表示工作完成了。