考上PMP後的下一步(3) - 我的公司沒有在用PMIS,我該先學嗎?

上一期我們聊到PMIS在管理規劃上的一些好處。 比方說,它讓PM更快完成專案規劃、方便做兵棋推演、以及在面對變動時可以很快執行假設分析。 這些都是紙本或是EXCEL等工具較難達成之處。

但有人可能不免疑問:「我的公司沒有用這類工具的習慣,或是我的專案很小。 加上紙本或Excel規劃其實也不麻煩。 那我是否還值得學這些工具呢?」

我的回答通常是,『就算如此,你還是值得學習一套這類工具』。

主要的原因在於,你不會永遠都只當個小PM,之後可能是大PM(如Program Manager)甚至負責好多案子。 你的案子也不會永遠都很簡單,遲早你會開始面對複雜的案子。 與其那時候才慌忙學習,為何不從專案規模還小時就先熟悉工具? 這絕對比到時候臨陣磨槍來的更好。

此外,學習這類工具,更有可能會帶來以下五大額外的好處:

1. 你可以更容易看到大局,了解問題 - 增加預警與問題處理時間。

2. 你可以有機會演練各類情境的推導 - 增加你的判斷力。

3. 你可以更快反應老闆的問題 - 增加老闆的信任度。

4. 你可以有客觀的機制說服老闆 - 增加你的協調力。

5. 你可以展現別於同儕的差異 - 增加你的職涯競爭力。

 

我們這篇就來一項一項討論上述的五大好處。

1. 你可以更容易看到大局,了解問題 - 有更多預警與處理時間。

很多公司傳統的管理方式是每一定時間開會(如每週)。 會議上大家提出目前案子的狀況,然後討論解決方案以及押解決日期。 對這些公司而言,所謂專案管理,不過就只是一份包含了人名、狀態、與時間的EXCEL檔罷了。

這種管理方式雖然好像管的全面,但很容易流於見樹不見林。 第一線工作人員該了解問題細節是合理的,可是若高階主管(甚至有些公司是連處長都參與這類會議),就很可能變成「過度管理」- 大家花很多時間開會,一個一個問題細看,討論解決方案,並針對所有事件壓日期。 可是是否每個問題都一樣重要? 這就未必了。 最需要關注的議題若花的心思跟不怎麼重要的議題相同,就很可能讓關鍵問題失焦。

老闆更應該關注大局。 一份透過電腦計算出來的Schedule,其實等於一個「動態的專案模型」,使用正確下,管理者其實可以配合專案的進展,隨時且輕易地看出「目前進度對後續的影響」。

以圖一為例,其中顯示公司內數個案子的彙算總表。 老闆從圖上可輕易看到各專案時程進展,以及主要里程碑的變動。

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(圖一 公司數個專案的全貌進度) (點選可放大)

看完全貌,主管若對任一專案有疑慮,可以在會議上跟PM討論(見圖二)並要求展開專案細節。 圖二上方的幾個里程碑,其實都是細節工作連動的結果。 主管若還想要知道特定里程碑為何變現在這樣,往下看即可以迅速追蹤與查找。

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(圖二 Xstar專案展開後顯示的細節,包含WBS、工作、與時程資訊。)(點選可放大)

排程軟體的另一大好處在於,你可以透過簡單的設定來變更檢視的方式。 比方說把時間軸放大,加入工作邏輯關係的資訊,就更能清楚看出來到底里程碑的延誤,是因為那些工作的影響(見圖三)。

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(圖三 同一專案把時間軸放大到以週為單位檢視,並加入邏輯關係線)(點選可放大)

這樣PM以及高層主管無論是平時管理或是進度會議上都能很快聚焦,有限的時間就能更關注在重要議題上。 可避免傳統那種似乎專案每週都有問題,可是到底專案全貌是怎麼樣,卻誰也講不清楚的窘境。

2. 你可以有機會演練各類情境的推導 - 對於你判斷力的成長有幫助

軟體模型的另一好處,在於讓你可以做不同的模擬嘗試。 隨便舉幾個需要情境模擬的例子:

- 少做一個Component對於各里程碑的影響如何?
- 把三個人從這模組移到另一模組對整體時間的衝擊為何?
- 如果挖到地下水,要多處理兩週的抽水議題,那對整體的進度影響會如何?
- 如果設備廠商無法如期進駐,對於後續試俥的起點影響多少?
- 如果海外採購延遲兩個月發包,要徑會否有甚麼變化?
- 如果有一筆錢可以拿來做趕工獎金,趕工那些作業效益最大?

以圖四為例,專案本來規劃是「零件採購」跟「機構設計」並行,兩者完成後則進入組裝階段。 可是財務部考量到公司Cash-Flow的問題,問你說如果延後一個月才讓採購發出PO,這樣是否還OK?

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(圖四 專案的原始規劃。 要徑是圖上紅色工作。)(點選可放大)

這時候你可以在軟體上模擬這情境,先把採購時間延後一個月(見圖五的第一項工作),並請軟體重新排程。 若你工具使用熟練,兩三分鐘之內,你就可以得到分析結果(如圖五)。

從圖五中你發現,雖然海運到台灣的時間會往後延到05月16日,但這並不會影響到組裝第一個工作的開始時間(05月30日)。 換言之,如果其他風險你覺得還在掌握中,那「或許」就可以答應這樣的調整。

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(圖五 把發包時間延後一個月,對專案衝擊的分析)(點選可放大)

這類分析並非特例,而是在充滿變化的專案環境中,我們作為一個PM常常要問自己,或是會被老闆與客戶追問的問題。 所以若我們能透過工具幫我們模擬這些狀況,並能跟自己心目中的設想來比對,就能讓我們盡早發現思維盲點,也能讓我們自己常態訓練從大處著眼、以大局思考的能力。

3. 你可以更快反應老闆的問題。 提升老闆的信任度。

有經驗的PM都知道,專案管理一個重點在於照顧到利害關係人的心理。 老闆與客戶通常是最重要的利害關係人。

他們總會在專案進行中,隨著進展提出一些「變更要求」。 提到變更要求,考過PMP考試的讀者應該都知道,這幾乎是必考題。 PMI的標準答案也都是要我們先分析「變更的可能影響」、告知利害關係人相關影響,才與利害關係人們一起討論出一個可行做法。 最後有可能是有條件的做,也有可能拒絕相關的變更需求。 但根據PMBOK的建議,你永遠得先知道「影響」是甚麼。

案子小,你靠手算或是EXCEL的公式,或許有辦法在數小時內分析一個可行方案出去。 可是當專案複雜度高,超過數百項工作下,人腦其實已經無法負擔。 百項以上工作的專案並非特例。 以我過去接觸大小不一的案子而言,一般工程案子可能有近千幾萬項工作,動畫與遊戲專案也有近千項工作,而小型網站開發的案子也常有數十到百來項工作。 這些複雜專案中,若沒有軟體輔助,其實PM等於是個睜眼瞎子一樣,只能憑感覺做事。

唯有熟悉PMIS的排程技術,才能強化人腦在這部分的不足 (如上一個例子)。 如此,無論是面對任何老闆的問題,如增加範疇、縮短時間、調整人力配置、改變外包方法、改變工序、追加工作、調整班次、縮減開支等利害關係人可能提出的需求,你都有辦法在很短的時間內透過調整分析看出差異來。

而當你每次都能快速反應並提供完整分析,對老闆而言,一來他可能會訝異你對於大局掌控的能力,二來也會大幅提升他對你的信賴感。

4. 你可以有客觀的機制說服老闆 - 提升你的協調力。

對很多PM而言,協調總是很吃力的一件事。

專案涉及在專案金三角中調整與交換。 比方說老闆希望你提早三個月交付專案的成果。 沒經驗的PM要不是因為恐懼而直接答應,或是過度保護案子成員而一律不同意。 但實務上,老闆可能也不是故意害你,只是他因為考慮到上市的時機,希望了解有沒有甚麼可以再加速的方法。

這時候若PM有學過任何一套PMIS,就比較容易能提供一個客觀的分析。 告訴老闆後續的要徑工作是那些? 這些要徑工作有沒有可能再加速? 或是加速下有甚麼需要多投入的資源(比方說,多給我兩個人,那我就有把握縮短一週)? 或是某些Component移到下一階段,或是下個版本再執行?

以圖六為例,我們看到前兩個月的設計工作進展不如預期(綠線與黃線的差異),也因此造成後續所有工作的推延。 如果我們希望里程碑能趕回來,我們到底該趕工多少? 趕工做哪裡工作? 這其實也是一般老闆會想知道的問題。

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(圖六 一個希望執行趕工計畫的專案Schedule) (點選可放大)

若你手上有個如圖六的專案資料,其中有數據、有視覺全貌、能客觀量化,這時候你提出一個趕工方案,自然也能增加你論述的說服力。

工具能協助你提出各類不同的What-If分析,並能提出客觀有說服力的數據或圖形。 這在協助你協調、爭取權宜、甚至對外談判上都是很好的工具。 在某些大型工程中,一個完善的Schedule更是之後有爭議需要上法庭仲裁時的佐證工具。 所以作為一個專業PM,當然沒有不會的道理。

5. 你可以展現別於同儕的差異 - 增加你的職涯競爭力。

除了為專案好以外,學會專業的排程技術更能讓你在公司建立出屬於自己的專業形象。

試想,若跟你同樣職位的PM,既沒有證照、也不懂得如何透過工具來舉證、分析、說明自己的訴求與立場。 對內沒辦法讓老闆了解專案進展,對外沒辦法跟客戶爭取保障專案的權利。 開會時手上只有一個Issue Log跟老闆一條一條的談目前的問題,並一條一條回答問題。

可是反過來,你卻能簡單地透過工具讓老闆看到整個專案全貌。 跟老闆清楚解釋每個里程碑的狀況以及為何產生某些變異。 可以告訴大家接下來該關注的重點工作有那些,它們的可能變動,甚至透過CPM或是EVM的方式告訴大家後續預估(如圖七顯示的BAC vs EAC圖表)。 老闆有考慮專案變動時,你更能在短時間分析現況並提供幾個可行方案來。

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(圖七 實獲值分析,看到BA(綠色線末端)與EAC(粉紅色線末端)的落差) (點選可放大)

那不用多久,你肯定眾人中脫穎而出。 升遷以及重用,自然也是垂手可得的結果。

小結

所以,雖然你的專案或許暫時沒用類似工具。 但若你能自己先學起來並培養熟練,對你的長期職涯競爭力的培養,絕對是有加分的效果。 這也是為何我會建議考過PMP的朋友們,學習PMIS該是你下一階段最該積極培養的技能!

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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