用Outlook來做「協同合作」(一)

當進入專案管理這領域並開始摸索一些技術上的東西後,一般人往往立刻苦於沒有工具可以配合應用。 當然,如Microsoft Project 或是 P3這類系統雖然都很專業、也確實廣為大型專案所應用,但對於一些小案子的負責人而言,排程的需求其實並不高。 這是因為很多小案子的工作之間關聯性其實不多、或說就算有也都還「勉強」可以靠人力掌握、網圖並不複雜。 加上這些小案子未必有嚴謹的合約關係、沒有業主或是其他介面單位,因此CPM的幫助其實也不明顯。

所以,真正讓很多小案子的負責人所困擾的反而不在排程,而多在於工作分派、與其他人溝通、分享訊息、議題掌握、進度追蹤等等所謂「協同合作」(Collaboration)的部分。

但老實說,如果只是這種程度的需求,我個人是建議也先不用去找什麼了不起的專案管理工具。 甚至若團隊不大的話(如三四人),初期其實可以嘗試透過Microsoft的Outlook來達成最基本的協同合作。 除非日後案子真的開始複雜起來、或是人員涉及很廣、專案需要被管理的東西很複雜了,那才開始嘗試使用真正專業的協同合作工具吧。

 

所以這裏呢,我想來簡單的談談怎麼透過Outlook來達成最基本的工作管理。 這搞不好已經可以滿足三成以上讀者的需求了呢。

 

那在本系列中,我會分成五個步驟來談:
1. 前言、及Outlook基本介紹
2. 用「工作」自我管理
3. 用「工作」與其他人互動
4. 追蹤與檢視
5. 與行動裝置同步


基本篇

談到Outlook,一般人會覺得這僅是一個發Email或是管行事曆的工具。 但實際上,它還有一個叫做「工具」的功能。 這其實是可以當成「初步」的專案管理、或是協同合作的共享平台。 當然,這東西是沒辦法管理權限、也沒辦法建立工作的依賴性、更沒辦法幫我們排程。 但若你只是希望有個平台記錄工作、指派工作、並能掌握大家的進度、進而統籌監控這些事情時,這會是個好的入門工具。 所以,若你的需要不複雜時,倒是不妨一試喔!

 

1.1 啟動
首先,若你從來沒用過Outlook這工具的話,讓我們先一起來打開Outlook(假設你已經安裝完畢了)。 打開Outlook的方法是:選擇「開始」→「程式集」→「Microsoft Office」→「Microsoft Office Outlook 2007」(或其他您安裝的版本)。
(也可參考下圖)

打開Outlook


1.2 設定
如果從來沒有在使用Outlook的話,第一次打開系統會請你設定Email帳戶。

設定信箱

設定信箱

信箱資訊

設定Email帳戶的部份我這裡就不詳細說明,還請自行設定,或請你公司IT部門來協助。 PS. 雖然在此不設定Email帳號也還是可以用Outlook,但若你希望之後把工作能分派給你工作夥伴的話,Email還是得設定好的喔。

 


1.3 介面說明
第一次打開Outlook時,你可能會被複雜的畫面嚇一跳,但實際使用上其實沒這麼可怕。 主要的畫面配置如下圖所示:
Outlook介面

*主要資料都會顯示在「工作區」中,工作區則會對應你選擇的頁面產生內容的變化。
*你可以透過「選單按鈕」在郵件、行事曆、聯絡人、或工作等等頁面切換。
*「下拉式選單」點選後,可以展開更多的功能選項。
*其他對應功能等有用到時會再加以說明。

 

那若要切換到「工作」頁面的話,請在左下角的選單按鈕選擇「工作」。
選擇工作


按下「工作」按鈕後,畫面會顯示如下圖。 中央的工作區會轉換成對應與「工作」相關的內容 (工作清單)。
工作內容


系統預設是會把「讀取窗格」放在工作區的右邊。 但我個人比較習慣上面顯示工作清單,而下面顯示該筆資料詳情的顯示方式。 你若跟我一樣,也可以到「檢視」→「讀取窗格」→「下」來做設定。
讀取窗格


設定完成後,畫面會變成這樣子:
詳情畫面



1.4 開始使用
做了這麼多基本設定,讓我們來建立新工作吧。
在Outlook裡頭建立新工作有三個常用的方法:

a 透過工具按鈕,選擇「新增」→「工作」。
切換到工作清單


b 透過下拉式選單「檔案」→「新增」→「工作」來增加工作。
這裡也可以切換到工作清單


c 在工作清單的最上方空白處寫有「請按一下這裏來新增新的工作」。 用滑鼠在此處連點兩下也可以建立新工作。
開設新工作


無論你是用哪種方法建立新工作,Outlook都會為你開啟下圖的新建工作視窗。
設定工作詳情


輸入名稱
輸入工作名稱

並按下儲存按鈕
儲存工作

一項工作就會出現在工作清單了。
Outlook工作清單


那基本介紹先到這裡,下篇則會來說明工作建立視窗的內容,以及設定更複雜的內容。

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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1 則讀友回應

  1. Working Bee 2009-07-07 12:02:46 第 1 則

    謝謝,我的mailbox每次爆掉
    輪流使用outlook express和outlook
    原因是inbox超過1GB
    我看大家都會習慣刪除檔案
    但是我除了重要資料會分檔案夾
    其他就按兵不動
    我習慣用筆記本記事
    可能也是因為工作不夠忙
    不過我之前是想要利用outbox幫我記錄一些東西
    也許也可以做簡單的schedule
    剛好現在可以設定一下
    我在燦昆用綁手機約定的方式
    買了iPhone(沒有電話功能的)大概快三個月了也還沒抓軟體來啟用
    不過我的手機1GB MB的容量也快爆了
    我想我還是該換一下裝置了
    基本上我不喜歡刪資料
    除非是完全沒用的檔案
    我覺得我快變成加菲貓了~