用Outlook來做「協同合作」(四)下

第四章 追蹤與檢視

4.3 自訂檢視
除了可以從既有的檢視畫面調整顯示的內容以外。 你也可以自行建立自己專屬的檢視配置以設定自己需要的欄位、排列方式、篩選方式等。 這樣日後只要從左邊「目前檢視」區域選擇自己建立的檢視畫面就可以快速切換。

那要做到這一步,我們可以先建立一個檢視。

首先,請從上方的下拉式選單選擇「檢視」→「目前檢視」→「定義檢視」。 
定義檢視 

 

這時候,下圖的視窗會跳出: 
自訂檢視的視窗  
在此視窗中央,你可以看到目前預設的幾個檢視畫面,如「簡易清單」、「今後7日間」等等。 這些清單跟你在畫面左方「目前檢視」的選項是相互呼應的。


那若要建立一個自己的檢視時,可以在此畫面的右方按下「新增」按鈕;若想從繼承一個既有的設定並作小幅度修改的話,則可以按下「複製」的按鈕來修改。

按下新增後,會再出現下面這個視窗: 
建立自己的檢視  
這視窗讓你選擇要新增怎麼樣的檢視類型。 但因為Outlook的「工作」功能中只能建立表格類型的檢視(Email或聯絡人的功能才能建立別的檢視類型),所以在此你僅能選擇「表格」。 若選擇其他檢視類型,系統會提出警告並拒絕你的選擇。


按下確定按鈕後,系統會又跳出一個視窗要你設定此檢視畫面內的詳細資訊: 
做各類調整的視窗  
預設的設定會出現在按鈕的右方,如果有任何設定要調整的可以按下圖中的按鈕來加以調整。

 

舉例來說,想改變顯示的欄位時,可以按下第一個按鈕「欄位」,這時下圖的視窗會出現: 
說明每區的目的  
1. 的地方讓你先選擇欄位的大分類
2. 的地方會顯示出來大分類下面的欄位細節
3. 的按鈕讓你把想要顯示的欄位移到視窗右方
4. 的區域則是顯示出目前已經選擇要顯示出來的欄位清單

按下確定後,可以回到上一個視窗。

 

若要改變群組設定,則可以按下「群組依據」的按鈕,下圖的視窗會開啟: 
更改群組依據  
你可以在此視窗中設定分類的依據,最多可以分四層。

舉例而言,我在上圖的第一分類中按下拉選單後,選擇用「優先順序」分類。 那之後回到主要檢視畫面後,工作就會按照其優先順序各自分組;高重要性的工作會分在一起,普通重要性的工作則會分在另一組中。

範例可見下圖: 
排序原則 

 

那如果要調整排序,可以按下「排序」的按鈕,最多可以設定四個階層的排序。 
最多可做四層  
排序的設定主要是讓你決定資料是要依照哪個欄位來順排或是逆排。 你可以選擇設定最多四個排序條件。 當設定多個排序條件時,前面那個排序條件的數值相同時,就會用第二條件來決定先後順序。 舉例來說,如果主要排序條件是「開始日期」,而第二條件是「優先順序」時,當有幾個工作的開始時間都相同時,系統會看他們的優先順序來決定排列順序。

 

此外如果要改變欄位的名稱、格式、或是寬度,可以按下「欄格式」的按鈕 
調整欄位  
可以在上圖的視窗中調整每個欄位的格式、對其方式、欄寬等資訊。

 

那設定完成後,建好的檢視會出現在「自訂檢視組合管理」的清單中(下圖出現「Joe的新檢視」) 
看到我的自訂檢視

在主畫面左邊的「目前檢視」也會出現這個新建的檢視 
也會出現在左方

 

4.4 分類(顏色)
Outlook雖然有提供分類的功能,讓我們在資料整理上能達成非常好的協助。 但欄位畢竟有限、分類方式也受限於既定的分類只有一些一般性的分類條件,也因此在實際使用上多少還是有一些不方便之處。 因為你可能會有一些自己想用的特殊分類,比方說某些工作是特別屬於某個專案、或是屬於某個特殊類型的,但這些特殊類型Outlook並沒有。 這時候,你可以自己透過「分類」這項功能,定義出自己的分類,然後跟各工作加以連結。 如此就可以更輕鬆的整理你的工作清單了。

工作分類的按鈕在下圖標示的位置
分類按鈕在這裡

按下後,會顯示出預設的分類。 (目前是用顏色在做區隔) 
這是預設分類

順帶一提,在上方工具列也有一個相同的按鈕。 
這裡也可以選  
在工作列的按鈕可以讓你一次指派分類給多個工作。 (做法是先選好幾個工作,然後按此按鈕指派分類,就能一次指派相同分類給多個工作)

 

建立自己的分類
如果你想把顏色分類改成如「發電機相關工作」、「私人工作」、「老闆直接交付工作」這種對你有意義的名稱時,可以照下面的步驟執行。

首先,點選分類按鈕後,選擇「所有類別」選項。 這時候,如下的視窗會跳出來: 
建立你自己的分類  
你可以按「重新命名」改變預設名稱,也可以按「新增」來增加新分類。

若是按下新增後,會出現下面的視窗。 你可以在此輸入你喜歡的名稱(如課程相關)並選擇顏色。 
定義我的分類與顏色

那當你把分類指派給工作後,工作主旨的上方會出現一條對應的顏色欄 
有分類就有顏色

若所有工作都有自定的分類後,你可以透過之前介紹的「群組依據」來把相同顏色的類別分在一起。 (詳細操作請參照(四)的上篇
群組依據  
如上圖,我把主分類選擇用「類別」分類時。

同樣顏色的工作就會被分配在一起了。 
同樣分類的在一起

 

4.5 工作時刻表
當我們工作很多、且又分配給各自不同人做時,我們可能希望用類似甘特圖的方式,搭配著時間軸來看工作的分佈狀態。 那就可以透過這個「工作時刻表」的檢視畫面來達到此一需要。

首先,請先透過左邊「目前檢視」的區域選擇「工作時刻表」選項。 
選擇工作時刻表

這時候畫面會從工作清單,變成類似如下時間軸還有長條圖的顯示方式。 
以甘特圖的方式呈現

但上面顯示的這種預設顯示方式,其實並不清楚也不容易閱讀。 所以你可能想要做些設定與調整。 比方說把工作的名稱打開來,或是按照不同負責人做群組分類的動作。

我們先來設定群組。

你可以在上方的時間標尺上面按一下滑鼠右鍵,這時候下圖的選單會出現。 
調整標尺  
你可以從此選單中建立新工作,或是改變時間標尺顯示的時間間距。

那我們要設定的是工作的群組分類,所以請選擇倒數第三個「群組依據」。 
更改群組依據  
在此你可以按照你的分類需求,設定最多四層的分組(如這裡我第一層設成依照工作人員分類、第二層則是根據工作的重要度來分類)。

設定完後,可以看到畫面變成這樣子 
出現多層分類  
可以發現工作按照剛剛設定的屬性各自歸類了。

但沒有工作名稱,還是讓人有點傷腦筋。 所以請再點選一次滑鼠右鍵。 
0492  
但這次請選擇「其他設定」。

選擇之後,會有下圖的視窗打開 
改變字體  
可以在此設定字型及字體大小。 那這部分的設定相對不是很重要,所以我這裡就不做太詳細的說明,有興趣的人可以自行嚐試。 這裡唯一要說的是,如果你希望顯示工作名稱的話,請把最下面「依月檢視時顯示標籤」勾選起來。

按下確定後,畫面會變成這樣子: 
可看到工作名稱囉!!  
就可以看到工作的名稱了!

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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3 則讀友回應

  1. higgs 2012-01-11 16:54:21 第 3 則

    是的,我們公司有架Exchange Server
    在指派同仁工作時,我會將工作標上類別

    但是同仁一旦回覆進度,類別就被覆蓋變成空白
    這點實在讓人困擾,不知有無好的解法

    • Joe Chang 2012-01-11 19:53:43

      我其實有段時間沒這麼用了
      現在手邊也沒有環境試驗了....
      所以這部份就...

  2. higgs 2012-01-11 13:22:52 第 2 則

    Joe 您好

    目前應用Outlook協同多人工作進度
    有個問題很困擾
    「類別」無法共享,導致指定的分類在被指派人回報進度後
    會被覆蓋

    不知道這個問題有沒有解法,不然在工作的分類管理上會有問題

    • Joe Chang 2012-01-11 16:41:55

      這部分我比較沒有做過...
      只是,有架設Exchange Server時也會如此嗎??

  3. Klaus Chen 2011-09-27 12:24:38 第 1 則

    因為最近一直在思考管理自動化需要那些元素,也參考了Joe在2008年的分享,受益良多!
    現在接近2010年底(中秋節過完,快要雙十節),相對的更多整合性的自動化硬軟也問世了,相信有更多的功能可以被運用。
    但是有機會的話,MS Project與exchange協同工作的應用也是可以討論與應用。

    • Joe Chang 2011-09-27 17:25:06

      這部分微軟本身就有些整合機制了
      比方說透過exchange回報進度之類
      2003時就有了
      只是很多人並不知道罷了~