做專案猶如身陷移動迷宮,「凝聚團隊」是唯一出路

在台灣,所有的專案都像是移動迷宮,「團隊向心力」是唯一的出路

在職場與專管的世界中,通常沒有什麼是絕對的,即使學理上告訴我們專案就是一定時間、範圍內有特定目標的工作,但實務上往往充滿變數,就像移動迷宮一般,變幻莫測。 

電影《移動迷宮》中,人們被放在被稱之為迷宮幽地的荒野之地進行實驗,四周被高聳的牆面包圍,牆的那一側是每天有固定時間變化的迷宮陣,我們將這些可憐的實驗對象當成專案成員,那麼專案的目標便是逃離迷宮重回自己的人生。面對終日變動的迷宮,好比隨著內外環境不斷更動範疇的專案,每調整一次,就產生更多的風險,人們不知道鬼火獸(專案風險)藏身何處,心中不免冒出更多恐懼。

探究專案全貌,辨識風險 :

為了瞭解迷宮的全貌,也為了生存,他們將全部人以專長區分工作,其中強壯、跑得快的一群人便被賦予探詢迷宮的重任,稱之為飛毛腿。花了三年時間,以民豪為領導者的飛毛腿們,順利匯出了迷宮樣貌,但這些認知還不足以協助他們離開迷宮。迷宮中有令人戰慄的鬼火獸看守,每到夜晚總會聽見牠們恐怖的叫聲,相傳沒有人能活著待在迷宮一個晚上,每個看見鬼火獸的最後都性命不保。

在現實中,我們常藉由「聽說」的經驗來輔助決策判斷,而這些未經驗證的理論如果不屬實,便會帶來負面的影響。試想一個沒有人能活著回來訴說的故事,如何相信他的準確性呢? 因此充滿好奇心的湯瑪士為大家創造了新的可能,發現過去三年不曾找到的關鍵通道。

保守與創新的對抗 : 

任何一個新的決策都是有風險的,湯瑪士突破性的冒險舉動,終於也引發以伽利為首的保守派抵制。電影(及小說)中有個不錯的鋪陳,就是並沒有將伽利以極端邪惡的反派角色來塑造(例如駭客任務中,因習慣電腦世界而試圖阻止尼歐拯救人類的塞佛),只是極力捍衛他們好不容易建立的和平共處模式。假如專案的目標是維持穩定發展,伽利的論點就更有立場,假如今天需要的是逃離迷宮束縛,那麼湯瑪士所創造出來的機會,或許便值得一試。

越是充滿不確定,越需要團結 :

雖然湯瑪士一行人與伽利在發生衝突後分道揚鑣,但湯瑪士即便最後一刻仍希望伽利加入他們,而在進入出口的通道前,也是透過大家團結一致抵抗鬼火獸的攻擊,才得以爭取時間開啟閘門,因為越是充滿未知的決策,越需要儲備足以應付巨大變化的資源。

創新與專案,本來就是衝突存在的兩者,但若是背負著需開發創新產品的專案呢? 在我過去的經驗中,有很長一段時間便歷經這種時常變動的工作,電影中的迷宮陣有固定的變化時間與方式,但現實中,我們只能仰賴洞悉主管與老闆的心態,才能理解他們決策背後的理由。我們都希望每個改變有正當的理由,若得不到對方的充分解釋,就必須自己觀察枝微末節的線索來找出佐證依據。在搶救雷恩大兵一中我們也提及,最壞的情況就是保有阿Q精神,創造一個能滿足自己與團隊的合理解釋。

當時的案子有明顯的時間、資源限制,卻有各自表述的範疇與品質標準,因為專案中雖然訂了達成目標,卻在文字描述中留下許多可以延伸發揮的空間,因此為了滿足關鍵利害關係人、sponsor的期望,我們擴大了範疇的界線,於是專案便在不斷變動的狀態下艱苦地進行,這對團隊成員來說是一件相當折騰的事。

因此對PM而言,維持團隊向心力便成了當時我的執行重點,畢竟專案是暫時的,但合作關係卻是長久的,持續讓成員保有一定的熱忱是必須的。專案後來算是順利完成了,不過我們都知道表面的任務結束,不代表背後的工作告一段落,這種範疇被不斷變更的專案,通常代表著背後疊床架屋的不穩定結構,也因此它的餘毒還持續存在....

 

作者:Victor Hsu

作者簡介:Victor Hsu,朋友暱稱為達叔,職場上的小人物,先後在氣象、醫療資訊及網際網路相關業擔任部門主管及專案經理等工作,並取得PMP證照。文章以生活、電影中所觀察到專案管理的實務應用為主,期望透過寫作,內化自己專案管理的知識, 並分享自己所學的一點點經驗。

文章出處:專案管理的大小事

原文連結:http://victorhsu0202.pixnet.net/blog/post/193487052

圖片出處:移動迷宮電影劇照

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VictorHsu

曾經主修科學,也當過工程師寫過程式,其實最大的興趣卻是是寫文章說故事,目前在網際網路產業擔任PM工作。 自認只是職場上的小人物,但深知專案管理的知識應用廣泛,2011年取得PMP證照後,開啟對專案管理的學習之路,於是結合自身的經驗,以及大眾最熟悉的電影劇情,讓生活、理論與虛構的情節在專案管理的世界裡產生交集,期許能引領更多同好認識專案管理。

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