專案熵與經驗曲線

熵

熱力學中有個字眼叫做「熵」(Entropy),是用來衡量系統的失序程度。 所謂失序程度,則也可以簡單的理解成「狀態的混亂度」。

根據熱力學的第二定律而言,在一個封閉的系統中,熵值其實是會不斷增加的。 舉例而言,如果我們在房間裏噴一點香水,香味是會隨著時間慢慢發散。 這是因為氣體分子朝四周逃散,並讓香味的亂度擴散。

雖然大家(包含我)對於熱力學應該沒甚麼研究,但我們可以暫時解讀,在任何系統中混亂度都會隨著時間而自然增長。 這是因為在世界上,任何事務有規律的狀態僅只有幾種構型,但失序狀態確有無限種。 比方說就存在於我房間地板的灰塵而言,它們會隨機且平均的出現在任何角落。 這是正常的。 因為會導致混亂的因素太多了,風吹、灰塵亂數分布、螞蟻或其他昆蟲闖入、有人不小心碰撞到東西、掉落了食物、滴落了飲料。 這些都會擴大房間的混亂程度。 但若某天房間的灰塵都剛好集中的出現在地板中央,那就不太對勁了。 這就絕對不是自然亂數隨機下的產物,很可能是太太趁我外出時,偷偷進來打掃過的結果。


所以我們若想降低亂度,通常需要持續對那系統「投入外力」。 比方說冰箱要維持冷度,要持續供應電源來對壓縮機做功。 不然系統無法保持穩定。 除非透過某個外力使然,不然任何東西只會越來越失序,而不是越來越整齊。


當然,這篇我並不是要討論熱力學,上文有部分解釋可能過與簡化、也請版上熱力學的專家能多多包涵。 畢竟我主要想繼續談的,還是管理這件事。 熵的概念在商業活動中,其實是個可以類推的例子。

做過專案的人可能都知道。 一個「專案導向」的商業組織,其實是很不容易獲利的。 這是因為影響案子的變因很多,風險與不確定性比「非專案性組織」來高的多。

如果案子的PM沒有足夠的遠見以及管理能力、如果老闆沒有戰戰兢兢的看待每個案子的風險時,案子失敗的機率其實遠大於平順完成的機率。 畢竟在甚麼都不做時,案子的熵也一樣會隨著時間增加,混亂度會自動長大。 就算一開始專案談的再清楚,過程中若沒人監控、控制風險、撥亂反正,那亂度還是會自己長大。 所以若不透過外力控制,案子必然導向失敗。 隨便舉幾個例子,專案進行中範疇可能發散、安排的工作可能出意外、人員可能生病、懂關鍵技術者可能離職、需要的材料數量不夠、東西會做壞、訊息可能沒有正確傳遞、成員會吵架、分批做好的原件無法整合、合約條文漏看、做好的檔案意外被覆蓋。 當然,還有更多可能會出意外之處,這裡就不一一表列。 但任何有做過專案的人,應該都有能力幫我再補充個數十條的。

所以,總而言之,若我們要讓「失序程度」降低,就得透過外力來干擾,而這就是PM所有行動的價值了。 不過呢,一般來講。 管理價值其實比較容易受人輕忽,大部分人則把Idea給予過度的權重。 這也就是為何成功案子少,但失敗案子多的原因了。

而管理之所以容易被輕忽,卻也不難理解。 因為管理雖然是一種專業,但外行人其實從來不會覺得那有甚麼了不起的。 如果你是一個好的管理者,能帶給組織最好的成果就是所謂的「太平盛世」 - 事情都正常的每日發生著。

可惜,這聽起來既不刺激、也不有趣,久而久之就容易受人輕賤起來了。 尤其是因為外人並不知道好的管理避開了哪些風險,降低了哪些亂度,大家自然會有個錯覺:「事情順利,因為本來就會順利」。 老闆看這人每天閒閒,好像可有可無。 會覺得多他少他,事情應該也還是正常運作吧? 其他外人也會覺得眼紅,想說這人只是上班下班誰不會呢? 我們也想要取而代之。 這些都是謬思,因為真有經驗的人就知道,要每天看似閒閒還不出大問題,要不就是世道很好時,要不就真有三兩手。

這也是為何專案管理這專業,雖然大家琅琅上口,但其實並「不被大部分人理解」的原因。 因為一般人多以為,成功是源自於好點子帶來了新發明。 比方說像iPhone,很多人總以為成功在於蘋果的創新或是賈伯斯對於完美的要求。 但我總偏見的認為,蘋果的成功,更關鍵其實在於團隊「把事情實現的能力」。 換言之,蘋果的成功絕對是整個管理團隊的價值,我並不會過份推崇賈伯斯一個人。 因為如果賈伯斯生在另一個做事毫無章法、全是新手、毫無執行與管理能力的團隊時,我相信他就算再有遠見恐怕也是無能為力的。 甚至搞不好你我周圍早有一堆不得志的賈伯斯了。

所以他背後這些人雖然總不被人認識,但卻是最核心的關鍵。 換言之,如果不是兼顧兩者時,空有夢想者也將注定失敗。 終究需要有人能整合團隊、控制風險、並降低系統發散的趨勢。 不然系統會自然的發散、混亂、並導致專案失敗。

另一個我覺得專案組織要成功的重要因素,則在於願意花時間累積。

波士頓諮詢集團 (The Boston Consulting Group)提出一個理論,叫做經驗曲線(Experience Curve)。 這東西認真講,其實沒甚麼學問;基本上跟學習曲線的概念是一樣的。 也就是當你團隊重複執行某個工作時,隨著次數增加、團隊投入的時間或成本就有可能逐漸下降

我從網路搜尋了一張圖,大家可以參考一下

20111024oth02

就算只是簡單的折信封,當折第十個時,一樣有可能跟折第一個時有製作時間的差異。 因為多折幾個,我會找出最好的做事方式,我會修改流程,也會改變材料與摺好信封放在桌面的位置。 這些調整,都有可能讓事情更順手。 所以呢,既然折信封都能因為經驗而提升效率,任何其他事情也都是如此。

那這跟專案有甚麼關連? 這結論很可能乍看會讓人覺得不值一笑:就是如果專案類型的組織要賺錢,那你應該要試著循序漸進的做案子 - 如果同樣的時間周期,你該做好幾個簡單的案子,而非只做一個很難的案子

你在笑嗎? 先別急著笑。

雖然理論上講起來簡單易懂,但很多人並不這麼執行。 舉例而言,若是一間SI的公司,第一次承接的開發類型,有很高的機率是不會賺錢的。 因為專案有很高的混亂機率,加上因為需求不清楚做的一些往返試探,或因為對於該類型專案的核心理解不明確,技術上也可能有摸索之處。 這些若都考慮進去,最後能打平通常都是萬幸。

因為以我的經驗而言,同樣規模的案子第一次很可能不賺錢,第二次勉強小賺,第三次才真的有利可圖。 可是因為你要涵蓋第一次的虧損,同樣規模(或僅放大一點點)的最少要接四到五次甚至以上才行。 這時候,賺了些錢,團隊也因為這樣多次的經驗,累積了管理實力、默契、技術、標準流程、以及財務回報。 這些才是我們挑戰更大規模事業的基礎(好點子或是夢想可不是)。

但很多人反其道而行。 想說第一個案子能結案,那下個案子我們就可更加挑戰自己。 不如就來接個規模更大、複雜度更高的案子吧! 心想說,既然我們有幫錄影帶店寫過一個租片子的系統,那我們下次應該也有能力幫航空公司寫訂位系統。 不就都是資料庫、數字處理、跟客戶管理嗎!

在專案世界中,尺度不同時,其實常常根本就是另一個完全不同的東西了。 蓋車庫跟蓋101大樓不一樣。 寫iOS的遊戲跟寫PS3的遊戲也完全不一樣。 弄一個朋友的生日派對,跟規劃金鐘獎也必然天差地遠,當婚禮攝影跟拍電影要顧慮的東西更是差的多。 若你不做同樣的案子,靠經驗曲線來獲利,並讓PM培養出一個標準的做事方法。 那其實絕對是在自取滅亡。

因為不同尺度的案子,面臨的問題大不相同。 很多管理構面的東西都得重頭建立。 對於基層員工而言,新技術得重新摸索;對中階主管而言,監控機制與流程都得調整。 加上挑戰增加,以及專案會隨著時間增加混亂度的因素,團隊挫折感會大幅提升。 換言之,隨著時間推演,團隊信心通常會等量下降。 士氣也是。

大部分做這類決策的公司,很少真正覺悟要改善整個管理流程並縮減專案規模 (當然,如果是接案,除非毀約,否則大概沒救了)。 一般老闆的做法大多是信心喊話、加班、拼、雇用更多人、或想辦法作弊並試著不被發現的驗收。 但無論如何,最後都會是老員工大量離職,並持續補充更多甚麼都不會的新人進來。 很可能可以勉強結案,但通常元氣大傷。

再來,有挑戰性的案子通常中間碰到的風險也多吃光了大部分(甚至全部的)獲利,最後在財務上往往也很難有大收穫。 這時候公司更難用原來薪水顧用同等級的人,所以這些新人資質甚至比原本團隊更差。 勉強結案後,團隊其實比之前軟弱、而非強大了。 這時候甚至沒辦法再做一個類似規模的案子。 這不就是走入惡性循環了?

但難道我們就不能做些更難的東西嗎? 倒也不是。 而是你得考量一件事:當案子規模大、「複雜度提升一等級時,專案熵則是提升數個等級」- 案子進行的混亂度其實是指數提升的。 所以你團隊的管理能力與整合能力才是最關鍵之事。 你得要有個更強大的管理團隊去面對「專案熵」。 如果只是空有技術、卻缺乏強大的PM時,那冒險下去,幾乎可說是一個無謀的賭博。 而且幾乎必敗無疑。

所以,若想經營一個以專案為核心的產業(或團隊)時。 我們得把握兩大原則,一個是強化管理核心,建立強大的管理團隊。 第二,控制你的案子尺度,以便讓經驗曲線能發揮作用。 這是唯一一個鞏固基礎,並獲得成功的關鍵。


本文已授權時報出版社,收錄於【三年後,你的工作還在嗎?一書。若有轉載需求,請與時報聯繫。


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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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5 則讀友回應

  1. Dragon Pan 2014-03-19 10:45:43 第 5 則

    哈哈哈,看到1樓同學的經歷實在是覺得深有感觸…… 你的那位學長肯定是學純粹化學或應用化學的,而且沒有經受過任何工程經驗的培訓。對於我們處在化學工業領域的從業人員而言,從大三開始老師就會開始反覆在專業課程中灌輸所謂“放大效應”。但是,關於本文的議題,其實我有一個更好的例子來加以輔助說明:

    相信大家肯定都吃過媽媽親手做的飯菜、以及軍訓時食堂那可怕的飯菜吧?(此處的食堂可以引申為各種場合下的食堂,比如說單位食堂,學校食堂……)有時候會碰到奇怪的情況:媽媽做的魚香肉絲,和食堂大師傅做的魚香肉絲味道就是不一樣呢!當時我百思不得其解,爲什麽同樣都是魚香肉絲,媽媽做的就那麼好吃呢?直到修完化工本科才明白,這就是最簡單的放大效應在實際生活中的例子:媽媽的炒菜鍋很小,火焰的熱量可以迅速在鍋內傳導,基本上只要輕鬆的加以翻炒,就能讓整鍋菜都得以均勻的加熱,蔬菜和肉類也能輕易的掌握好火候,肯定香軟可口;反觀食堂大師傅,爲了供應午飯,他必須使用比媽媽的炒菜鍋大好幾倍的鍋來做這道魚香肉絲,但是這樣巨大的鍋,熱量是沒有辦法迅速傳遞、或者集中的,事實上菜鍋中央與菜鍋邊緣的受熱情況肯定存在一個梯度,火候會變得非常難掌握,極有可能出現一部份菜炒過頭、另一部份菜還夾生的情況。這樣炒出來的菜怎麼可能會好吃?

    所以回到本文的議題來,我們總是直覺的認為自己要是能炒魚香肉絲,一定也會做大鍋菜的魚香肉絲!其它例子還有:自己會開轎車,一定也會開大貨車!其實這完全是兩個不同的領域,範疇的擴大所帶來的風險可能遠大於我們當初的預估。

  2. Allen 2011-10-25 15:41:48 第 4 則

    大型SI以Account為主,承接固定客戶所有類型的專案,以及小型軟體公司以固定Domian為主,發展特定系統,承接非固定客戶的相同類型專案。上述兩種類型的公司我正好都有待過。其實後者真是比較容易獲利,相同的專案規模,投入的時間與成本有時或許只有其者的2/3,甚至一半而已。

    Joe的文章內容真的是一針見血,運用重複性的工作內容,增加成員的熟悉度,以提昇經驗曲線,這真是獲利的不二法門。不過,倒也不是說從事特定領域的小公司就一定比四處接案的大型SI公司好(若是這樣我也不必離開了…呵呵),只是對於大型SI公司來說,在執行專案時,如何利用經驗曲線以提昇組織的執行能力,這應該也是一個值得深思的議題…

    • Joe Chang 2011-10-25 20:10:55

      大型SI畢竟都是從小型SI長大的結果
      所以當以Account為主前,總也是累積了很多能量的....
      但小SI想達到同樣的規模
      要不是靠時間累積
      要不就是靠錢挖來足夠的高手

      大概沒第三條路了?

  3. Gee 2011-10-24 16:38:45 第 3 則

    真是SI公司的血淚史~但SI公司不算是以「專案導向」在經營的商業組織嗎?
    基本上會請SI公司來做的專案,幾乎經驗上都難以複製,
    不是隨時都會有一條又一條的捷運要做系統(就算有還要能標的到),
    就是很多都是特殊領域(如我先前的Account),
    所以SI公司視這個account是可以被經營的狀況下,的確是會在這個單位裡耕耘,
    但那僅能說是有類似的Domain Know how(除了維護),並不能說就是一模一樣的專案!
    在這樣的過程裡,就會有舊的人受不了,而新的人又一直走,
    這幾乎可以說是目前大型SI內的現況耶!
    這篇文章講的事情,我幾乎都親身經歷過了說~~

    • Joe Chang 2011-10-25 14:02:38

      我覺得任何接案為主的都算是專案導向的

      至於你的問題
      我之前在高鐵案子的JV團隊時,有問過一個荷蘭級的主管
      問他說為何他們荷蘭公司會來台灣
      他就說,他們公司之前接了荷蘭高鐵,當時做的很辛苦,也不怎麼賺錢
      但既然有經驗了,當然要再做一次....

  4. 黃弟弟 2011-10-24 12:42:44 第 2 則

    我也沒有想到會在這裡看到 entropy。因為 computer science 中的 information theory 也有這一條,是拿來測量隨機變數的不安定數。ㄟ,不過,當我打完了這個定義後,突然不是那麼驚訝了。

    • Joe Chang 2011-10-25 13:54:58

      哈 :D
      雖然很少人拿來放在專案中講
      但其實我覺得是很貼切的 很可以相互類比的

  5. Jack 2011-10-24 12:33:03 第 1 則

    這讓我想到我在讀化學研究所時,教授在台上講的一個例子,之前我們學校畢業的一位學長,他設計了一套合成發法,發現在小規模的反應下可以進行,就直接放大比例進行反應,結果就發生爆炸了...當然就是因為沒考慮到在放大反應比例的情況下,導致壓力,溫度都成指數形成長,所以不僅僅在專案上面,在化學實驗上也是如此呢!!
    P.S. 話說想不到在這裡也可以看到entropy,真是令人驚訝!

    • Joe Chang 2011-10-25 13:03:22

      我覺得所有事物背後的概念都是相通的
      某些現象你能理解後,多能套用到別的事情上

      像化學中學到的質量守恆,我也覺得套用到人生選擇上很貼切