【菜鳥主管日記】恰到好處的回饋,或許才是推動團隊前進的關鍵

【菜鳥主管日記】恰到好處的回饋,或許才是推動團隊前進的關鍵

最近和朋友K吃飯,聊到他最近的工作狀況,他沈默了一會兒,語帶堅定地說道:

「我決定離職了,這個崗位可能真的不適合我,感覺壓力已經大到很久沒好好睡一覺,腦子常想的是哪裡還做的不夠好…。」

看著他心意已決的眼神,我知道再說什麼鼓勵的話都沒有用了,這份他轉崗後做了一年的工作就此劃下句點。

「為什麼不堅持下去呢?」我為他感到有點惋惜。

「在轉崗後的這段期間,主管只在我發生失誤的時候,才告訴我哪裡做的不好,要我反省,至於其他的日常工作都沒什麼特別評價,我覺得每天都很努力的想做好新角色,但好像不被肯定,心裡也感到很委屈。」轉崗時他興奮的神情我仍舊記憶猶新,但此時他臉上更多的是失落和無奈。

如果他的主管能夠適時地提供有效的回饋,我想他不會放棄,而且成長一定不止於此,記得剛帶團隊時,我的作法也和這位朋友的主管一樣,直到我漸漸意識到回饋的重要性,才發現這是身為管理者非常重要的工作之一,而且是門藝術,必須持續刻意練習。

回饋的重要性:塑造對成功的共識

小時候每次拿到學期成績單,上面除了考試成績外,還有老師主觀給的操行分數,並會附上評語說明原因,在職場上,我們一樣也需要有這樣的回饋機制,甚至頻率更高,讓我們了解到他人對自己的評價,才能即時調整工作方式,取得有效的成果。

一般常將「給回饋」直接聯想到指出別人哪裡可以改進,這種場景會有點尷尬,所以如果非必要的話,大家都會儘量避免。以前剛帶團隊時,當遇到他們的產出不如我預期,心裡總會想:

「他的作法雖然不是最完美的,但也沒差到不可接受,就這樣吧。」

其實,我正錯過一個很好的溝通機會,去塑造雙方對於「成功是什麼樣子」的共識,這當中包含了工作表現好和不好的定義傳遞,而為什麼上下級之間要有這樣的共識呢?因為當團隊有了這樣的認知,才能引導他們在做的好的地方繼續保持,而做的不好的地方也知道該怎麼調整,進而實現大家心目中一致認為的成功模樣,從現實面來說,也是作為評估個人加薪和升職的重要依據。

如何做好回饋

相信每個人都曾遇過被主管叫去談話,但結束後仍然不明白到底主管想要的是什麼,也不清楚自己工作究竟做的如何,管理者如果沒有理解回饋的核心目的,只是想到什麼說什麼,會讓下屬聽完摸不著頭緒,卻以為自己已經清楚傳達工作要求了,容易導致後續合作上的矛盾。

那好的回饋是怎麼樣的呢?必須包含以下四個要素:

1.一開始設定清晰的預期

主管需要清楚說明優秀的、中等的、糟糕的表現是如何,讓每位團隊成員可以明白自己負責的工作所要達成的狀態,同時知道該怎麼展開和要避免哪些常見的錯誤。

2.具有即時性

人的記憶在事情發生的當下都是最清晰的,如果等到月度或季度績效談話時才提出,回饋所起到的作用會大打折扣。

例如:開需評時,發現某產品經理的PRD文檔排版整齊乾淨,但卻缺乏需求更新的標注,會後可以立即鼓勵他繼續保持文檔的易讀性,同時加強更新的標注,讓他能即時修改該份文檔,提升文檔質量。

3.需要明確到任務/行為

「你的這份報告做的滿好的。」→ 是邏輯清晰?用詞專業?還是排版美觀?

「你的工作態度可以更積極。」→ 我覺得自己挺積極的,是哪裡不好?

當我們給出意見時,務必要明確的舉出實例,才能具體的傳達訊息,所以上述的回饋可以修正成:

「你的這份報告做的滿好的,清楚的列點說明了需求背景,讓閱讀者可以先有個全局的理解。」

「你的工作態度可以更積極,在xx項目開始的第一週,你沒有提出任何的行動方案,直到最後幾天才完成了30%的任務。」

4.真的讓事情有所改善

為什麼要回饋呢?那是因為我們希望事情能夠做的更好,團隊成員的專業能力也有所提升,從而獲得成就感。

所以在給出建議後,必須持續追蹤,產生正向的成果才是一次有效的回饋。

最近剛完成團隊成員的一對一談話,主要是溝通上半年的績效,以及下半年期望達成的目標,為了給出具體的回饋,我在每個人的文檔中都羅列了實際的例子,並在溝通前發給成員先自行閱讀,以便在談話中能夠互相交流彼此的想法,包含他們的工作狀態、職涯規劃、想提升的能力、需要我提供哪些資源等等,因為每個人都希望自己的工作表現能受到肯定,同時得到合理的支持去接受挑戰,自我突破。


最近剛完成團隊成員的一對一談話,主要是溝通上半年的績效,以及下半年期望達成的目標,為了給出具體的回饋,我在每個人的文檔中都羅列了實際的例子,並在溝通前發給成員先自行閱讀,以便在談話中能夠互相交流彼此的想法,包含他們的工作狀態、職涯規劃、想提升的能力、需要我提供哪些資源等等,因為每個人都希望自己的工作表現能受到肯定,同時得到合理的支持去接受挑戰,自我突破。


每個人的績效回饋表(範例)

看著朋友K提了離職後豁然開朗、如釋重負的神情,也就能想像到之前內心所承受的煎熬和迷惘有多難受。石子丟到水中都會有漣漪,人在職場更需要即時的肯定和引導,身為管理者必須學會「回饋的藝術」,才能激勵團隊不斷成長,共同實現我們所期盼的成功模樣!

 

p.s.原文的「反餽」一字,經原作者同意轉載取代為回饋。

原文轉載自 青鳥誌 | 陪你學習成長每一天 的文章 【菜鳥主管成長日記】懂得反饋,才是合格的管理者

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