即便沉船也能優雅:如果鐵達尼號的船長知道風險管理

即便沉船也能優雅:如果鐵達尼號的船長知道風險管理

在我的管理經驗中,風險管理是專案管理中最容易被大家忽視的一課,因為它管理的是不一定會發生的事。當我們沒有預期要去處理它,使用再多的管理技巧或工具都無濟於事,最壞的情況,就像曾經號稱史上最大的郵輪:鐵達尼號擦撞冰山後所發生的不幸船難,匱乏的風險意識造成難以挽回的結果。

1997年,《鐵達尼號》電影演出了Jack和Rose淒美的愛情故事,讓大家重新認識了鐵達尼這艘曾經創造歷史的經典郵輪。當年青澀的男女主角,如今各自在好萊塢闖出一片天,而身為小小影迷的我們,也在職場上站穩腳步持續努力著。

再回頭欣賞經典的電影,也許少了激情,但還能從劇情中萃取不同的養分,就讓我們從風險管理的角度,來看如何從鐵達尼號的經驗來為自己的專案加分。

真實的鐵達尼號事件發生在1912年4月10日,電影除了男女主角外,多半參考了真實考究的資訊,因此我們得以對這場船難有初步的了解,我們看到船長拍胸脯保證航行安全的那種傲氣 ; 也看到船難發生時,大家爭先恐後搶搭救生艇時的慌亂 ; 最後是數不清的乘客,因為搭不上救生艇而在冰冷的海洋中漂流。從中約略可歸納為以下幾點教訓 :

 

1.缺乏對自身及環境認知
根據文獻資料顯示,鐵達尼號在撞擊冰山之前是以高速前進,當時的海事慣例也經常如此,因為人們普遍認為海上冰塊的風險很小,對大型船舶幾乎沒有危險,更何況是駕駛著號稱最大最堅固的鐵達尼號,因此,船長及船員幾乎沒有任何風險意識,覺得鐵達尼號會在航行中遇到什麼危險。

風險管理的第一步教導我們必須辨識風險,必須全盤了解各種可能的負面情況,才能夠預測其所會造成的危害,進而選擇處理風險的有效方法。但要能辨識風險,還得要主事者擁有足夠的風險意識才行。

評斷風險的重要性,包含發生機率及影響程度,缺一不可。以鐵達尼號為例,過去的經驗顯然讓大家認為發生船難的機率極低,可是一旦發生,帶來的影響卻攸關人命,它的風險層級不應該被忽視。

 

2.缺乏處理風險的能力

面對負面風險,一般而言有規避、轉移、減輕、接受四種處理方式。規避指迴避風險發生的可能性,如縮小專案範疇 ; 轉移是將風險轉嫁給他人,如外包 ; 減輕是例如改用較簡單的技術或流程,降低發生時的損失。接受則是被動承擔風險發生的後果,通常必須經過審慎的評估,確認專案可以概括承受,才不會造成預期外的損失。

根據鐵達尼號的設計,能夠攜帶至少64艘救生艇,讓4,000人逃生。但船難當時只有16艘救生艇和4艘折疊艇,僅能容納不到1,200人。當時人們認為救生艇只是為了將倖存者從沉沒的船隻「運送」到其他船隻,而非「同時撤離」,因此匱乏的風險意識再度影響了風險應變能力,使得鐵達尼號連減輕災害程度都做得有限。

 

3.缺乏緊急應變計畫

鐵達尼號的船員們由於未受過充足的事前訓練,當下甚至錯估了救生艇所能搭載的人數上限,導致原本就短缺的救生艇根本沒有坐滿,多數的乘客無法獲救。現實中,即便專案做足了萬全準備,風險還是有可能隨時發生,這也是為什麼現代的大眾交通運輸工具通常會有各種緊急處理SOP,並且不厭其煩演練或對對乘客宣導(例如搭乘飛機時教導救生衣使用方式)。

由於風險發生時通常處於緊急狀態,相關人員處在緊繃的情緒下,不一定能夠當機立斷做出最佳的處理,畢竟我們都不是Rose也不是Jack,因此更需要在平常就做好準備。

專案的大小不一,倒也不是每個專案都得花上大把時間在擬定事前的風險計畫,我自己的經驗,是不論大小專案,都會習慣列一份專案管理表,內容包含了WBS(專案時程)、範疇變更紀錄、議題紀錄,以及風險監控表,目的是提醒自己每隔一段時間進行更新,加強自己對全案的掌控,久而久之,也會對專案增添了敏銳度。未來即便遇到更大的專案,也才有過往的經驗可以參考,就能夠讓事前的準備事半功倍。

總結來說,風險管理必須從平日做起,並培養足夠的風險意識。假設當時的鐵達尼號船長考上PMP,在啟航前做足了準備,船難是否就不會發生? 其實很難說。這也是為何風險管理經常是被忽視的一環,畢竟沒有人知道專案順利是否來自於PM事前的準備充分,或者只是某個團隊成員到廟裡替專案轉了運?

不過,身為一位專業的PM,掌管專案從生到死的責任,即便專案發生了意外,若能讓它優雅沉船,也算是完成了PM的使命。

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