專案經理面試教戰手冊:面試前該準備什麼?常見考題有哪些?

專案經理面試教戰手冊:面試前該準備什麼?常見考題有哪些?

這篇我想談談專案經理面試的一些經驗。我想從曾經參與的專案經理面試及常見的面試問題跟大家分享我的想法。

面試目的

要能攻略面試,首先要知道面試這項活動目的到底是什麼。我認為面試最大的目的就是要確認以下三項:

1. 能力驗證

HR 跟用人主管會想找你面試,是因為履歷表上寫了與徵才條件需求相似的能力。面試的目的就是再次驗證是否面試者擁有用人主管認為的能力。例如徵才上寫了要有排程軟體操作能力,而面試者寫 P6 或 MS Project 的經驗,那就會打中。

2. 價值觀確認

面試是為了確認面試者的價值觀是否與公司文化/用人主管的價值觀相符合。例如有的公司文化就是希望員工是能自我負責管理不會干涉太多,而有的是希望員工能按表操課的。在面試中就也會藉由性格測驗或是不同情境式問題問出面試者的價值觀或是思考模式。

3. 方向對焦

面試是為了確認面試者的期望與公司要走的方向類似。例如有的公司正值草創期間,需要有人能親力親為去建立各種制度,但如果面試者期望的是一個已經有完整制度的公司可以遵循;或是用人主管要找的是一個能應變各種不同任務情況的人,但來的人期望是能安穩地坐同個工作就好。那這些期望方向不同,可能就不會是用人主管要的。這些或許也可以在面試中跟面試官詢問出。

面試前準備

面試前務必要熟悉對方的徵才資料。在能力範圍下,盡量寫出自己為何符合徵才條件以及有何經歷符合徵才條件。

舉個例子,這是某公司的徵才條件。

這段文字有寫到三個關鍵字:控管時程、風險控管、英文書信能力

這時候可以想自己之前的經驗有沒有符合這三個關鍵字。有的話那就可以先寫下來是如何符合。比如說風險控管就可以說自己會跟團隊如何一起做風險管理表以及風險對策,在專案進行過程中定期去檢視。

準備這些東西肯定會需要花不少時間,但在這過程中可以逐步梳理出自己的工作經歷。在面對面試的問題也能有所準備,呈現最適合的答覆。

行有餘力時,也可以多方了解這家公司的各面向,例如做的產品服務。如果他是上市公司更好。有財報可以去了解公司的財務概況,策略方向等。更有相關經驗的人也可以研究一下市場狀況,上下游關係等。幫助自己更了解這公司。這或多或少都能幫助在面試上更有把握。

問題回答結構 STAR

接下來談在面試時回答面試官問題的技巧。為了要讓自己的回答更全面有內容,使面試官輕易聽懂抓到重點,通常都會建議使用 STAR 來架構自己的答案。STAR 是以下四個字的縮寫及說明

S: Situation 情況

當時自己碰到了什麼情況或困難,例如客戶的需求改來改去、專案時程快爆炸等等

T: Task 任務

在這情況中自己被賦予了什麼任務要去解決這問題。例如: 為了要讓產品能準時交付必須要跟客戶談範疇縮減、

A: Action 行動方案

自己當時採取什麼對策或是做了什麼事情。例如: 列出不同方案給客戶選擇、先找止血方案再做永久性方案等等

R: Result 結果

執行行動方案後得到了什麼成果。不管是好的或壞的都值得談。就算是不好的結果,若能談到檢討改善,也會加分。

舉個例子,我曾被問到一題面試問題如何對應專案里程碑時間被提早。知道他要問的是專案時間被縮減,我就回答我曾帶過一個案子。

S: 我曾做過一個三層複合材料新產品研發案。通常都要用7~12月完成,但這次被要求在三個月內完成。

T: 我的任務就是要想辦法跟團隊討論找到能達成這時間限制的方案。

A: 與團隊及業務討論後,發覺目前最需要改善的其實只有其中一層材料,其他兩層不動也還好。所以從原本要研發三層材料的範疇,縮減為只研發一層材料。同時也去找既有供應商看看有什麼已開發好的新材料能用。

R: 結果雖然專案無法順利在3個月達標,仍在5個月內完成一個比先前材料進步20% 表現的新產品。產品也迅速被品牌客戶採納。

常見問題與問題目的

接下來我想表列出一些專案經理常見的面試問題,以及問題背後面試官想要知道什麼。

1. 自我介紹

這題的目的是想了解面試者的經歷與能力,曾做過的產業、職能、經驗。順便看一下有沒有符合履歷表上寫的。面試者在介紹的時候,可以強調自己在每份工作得到的經驗以及產出的貢獻。如果是專案經理的話,就可以說在某份工作是在 XX 產業,使用什麼方式管理專案,做過了 X 個專案,團隊大概都多少人,專案金額平均多少,專案平均時間多久,有做過什麼比較特殊的專案等等。講述的時間序可以按照履歷上撰寫的時間序。

2. 專案延遲了怎麼辦

這題是專案管理職位必考題。這題考驗的是面試者在面對專案延遲時,PM會做怎樣的應對方式。除了傳統的 Fast-track 與 crashing 以外,PM 還會注意到那些其他方案? 例如資源面、利害關係人面、客戶面等等。簡單的說除了要求團隊加班以外,還有沒有其他招。

3. 遇到專案時間被砍半

這題是專案管理職位必考題。這題考驗的是在專案時間被迫縮減的狀況下,PM 有什麼策略去調整專案。基本答案除了縮減範疇,跟老闆討更多人力資源外,我認為更重要的是 PM 有沒有去找老闆或客戶深入了解為何會提出這種需求。會下這樣的命令肯定是因為某種原因例如市場變化、競爭者推了類似產品等等,讓他們認為需要加快專案進行才行。這時候 PM 有沒有思考其他的解方來應對這種變動需求。

4. 有無碰到困難的抉擇

這題我認為面試官想問的是,在碰到困難抉擇時,是依據什麼方式來做抉擇。面試官想看看這個人的價值觀以及思考模式是什麼。面對這種問題,其實就是回答自己都是運用什麼方式來下決策。比如遇到很多專案在搶同一個資源時,會用什麼方式來決定使用資源的優先順序? 是按照專案價值? 是否為關鍵任務? 聽老闆決定? 還是有其他的決策依據?

5. 團隊成員不合

碰到專案團隊意見不合,甚至唱反調嚴重影響專案進度,PM 該怎麼處理。這邊考驗的就是 PM 處理衝突的能力。類似的題目也包含了各種利害關係人意見衝突的場合。看看 PM 有什麼手段可以化解這些意見不一的狀況。一種建議的方法是 TOC 的衝突圖,來找出更多的可能解決法。

6. 有做過什麼優化

有的公司會希望 PM 有能力優化,所以要 PM 提出自己曾做過的優化改善實例。不管是在管理、溝通、做事或文件一致化等等。如果PM 能提供自己做過的實例以及可量化的改善成效,會有很大的加分。

 

原文轉貼自:Kieren Chen的Medium ( 原文標題:專案經理面試教戰手冊)

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