為何..專案管理是一種生活思維?

為何..專案管理是一種生活思維?

有人常問我,部落格的標題:「專案管理生活思維」到底是甚麼意思。

這標題其實涉及我最早開設部落格的原始理念。

我一直就想寫些跟專案管理相關的東西,但又不想只是很學術性的寫些公式或是技術。 一來公式與技術大家在教科書都找得到,已經一堆人寫了,也不差多我一人。 更重要的是,這些書上找的到東西卻不表示人人會用,很多人讀書只是為了考試,讀完也就放在一邊了。 以致於一些人還誤以為理論跟實際是兩條平行線。

「平行線」這思維其實最讓我困惑。

我自己有開些專案管理的課程,常碰到一些企業班的基層同仁其實「很輕藐」管理知識。 他們要不以為理論是無法跟實務結合,不然就是任性的以為專案是根本無法被管的。 但其實這樣的想法太過極端了。 我承認有些人因為能力不錯,工作多年用土法煉鋼的方式都活得好好的,他們會覺得有沒有多學些理論是都沒差;但更多人則純粹是因為跑過的案子規模都不大,不用太具體的管理流程也還勉強可以掌握的住,以致於誤疑為理論沒用。 可是若哪天跑個尺度更大的案子,我相信他們自然會體悟到有個管理思維是很重要的。

事實上,對我而言,專案管理其實更像是一種生活態度、一種面對問題時的思考方法。 意思就是說,專案管理並非只是工作上的東西,而其實是可以非常生活、隨處可見、落實到日常活動中的每一刻。 就像我曾經搞笑的寫過一篇文章講Select Seller的三項工具,這其實跟選男朋友、選餐館、買衣服、挑水果背後核心的思維也是一樣的。 PMBOK中的內容其實不是甚麼極端了不起的觀念,它不過是有人幫你把我們日常生活都會做的事情整理過,有條理的告訴你「在怎麼樣的情境下,你該做甚麼事情。」

不做當然也不表示世界就會末日;只是你若能照著做,你可以大幅降低自己面對不確定性失敗的機率。 甚至進而可以提升你專案的成功率,也可以提升你人生活動的成功率。 簡單的講,如果你具備一系列這樣的生活思維時,你在很多事情上成功率會大增;大家覺得你做事有條理,也會對你有所信賴、並肯定你的能力。

我唬你嗎? 並沒有。 因為專案本來就出現在日常生活的每一刻。

所有暫時性、有資源成本限制的活動都算是專案。 專案可以很複雜、自然也可以簡單。 複雜的可能是如蓋高鐵、建機場、寫ERP系統、開發新手機、或導入豐田式精實管理;生活化的則可能如籌畫婚禮、安排登山、企劃開幕式、辦一場公司旅遊等。

這些活動形式上都是專案,都有限制、都有開始完成時間、也都需要思考資源調度。 所以若你想要把事情做好、想要降低不確定性、想要提高成功率,你就都可以把專案管理的思維帶入。

專案管理的思維帶入,並不是要你寫文件寫到天昏地暗;而是要你掌握了「做事情如何能成功的精隨」。 舉例而言,如果你含糊的跟我說下午一起去家樂福吧? 有專案管理概念的人可能會直覺的提問說:

「為何要去家樂福?」
「我們要去幹嘛?」
「還有誰要去?」
「想要買甚麼?」
「幾點一定要出發? 幾點一定要回來?」

若從專案管理的角度來看,上面這一連串問題叫做需求訪談,也是Stakeholder Management的一部分。 這讓我們不要做白工。 因為很可能我問完後,你說你是想買一組書櫃。 聽了你的需求,我搞不好會建議你去別的地方,如IKEA買,我們就不用白跑一趟了。 這若回歸到工作上,也是一樣的。 聽到別人的需求時,若我們多問兩句,我們搞不好可以提供完全不同的做法。

Decomposition聽起來好難,但日常生活中難道不能用嗎? 你說周末要在家裡打掃房屋。 可是到底要打掃哪裡呢? 若不思考的具體些,難道到時候不會有甚麼漏掉嗎? 所以我可能拿出一張便條紙,寫下「洗衣服」、「買日用品」、「倒垃圾」、以及「洗廚房」。 買日用品夠清楚嗎? 若不夠清楚的話,或許還可以繼續拆分成「食品」、「洗潔用具」、還有「兩雙襪子」。 這其實也沒甚麼了不起,不過就是個「採購清單」也是你我平時都會做的不是嗎? 但其實目的是幹嘛? 目的是界定範疇、避免遺漏。 這樣的東西不就是WBS嗎? 那為何平時我們會做,到了真正不能失敗的專案時大家反而斥之以鼻呢?

再比方說,我們要辦一個Party。 可是準備事項太多,可能一個人做不完。 我們可能還想誰有空,誰可以一起來幫忙,又他們來了能幫甚麼忙。 David可以幫忙採買、James可以幫忙調酒、Kevin可以幫忙準備食物。 這在專案管理則叫做資源規劃與調度。

你看,所謂專案管理其實沒這麼難不是嗎?

書裏頭看到這些字彙都覺得很玄,但實際沒這麼玄。 實際這些東西可以用在你我生活的任何層面,但重點是我們大家要能理解這些知識,然後內化這些知識。 一旦能把這些知識內化後,就可以直覺的用出這些方法,並且是以對的順序(也就是PMBOK的各流程)用出來。

有人誤以為PMBOK、或是專案管理只是要我們做一堆流程與報表並讓我們人生混亂。 那真的是誤解、是天大的誤解。 專案管理說穿了真的不過就只是一套讓人「容易成功」的做事方法,學通了是可以變成一個你面對任何事情的核心管理思維。 而且你若認真了解那些流程的核心精神後,你會像我一樣認同那些事情與流程是真的該做,甚至該變成我們直覺反應的一部分。

能做到這點,無論是工作或是人生,都能讓我們不要白花力氣,也可以讓別人覺得我們思路清晰。 所以我其實很鼓勵所有學過專案管理的人,應該要把這些思維內化,並轉為一種人生的思維與態度。 如此,花時間的學習才真正有所助益。 不然,若花了力氣學個東西,卻沒辦法在日常生活用到,那不是非常可惜嗎?

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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3 則讀友回應

  1. Kris2 2009-04-23 16:58:07 第 3 則

    我真是幸運兒又是冰雪聰明,很快就發現我們可以用IBM的點券去上課, 而其課程EP50也具備36PDU的考試資格,去資策會有政府補助也要花24000,現在可以省下一筆自費去上課的錢了,我們公司有很多IBM的專案,所以點券也有不少,呵呵~Good to have now ^^

  2. Kris 2009-04-23 16:09:16 第 2 則

    你好
    我們公司似乎希望員工可以考適合自己專業的證照,所以我開始要為這目標再奮鬥一陣子了.事實上,我的工作基本上都是專案管理,我們公司資源很多,所以我想考PMP是Nice to have.我也承認專案管理確實幫助我在做生活中的任何事都會以專案的思維進行,甚至我面臨發生在自身的法律官司,也是毫無畏懼, 當作是一場遊戲,我自己的興趣則是英美文學,我總覺得我無法和太硬的人溝通,不過自己如果愈充實,自然就會讓專案的工作愈有不同的風貌,考PMP必須花一筆錢有36小時訓練課程,如果對我只是Nice to have可能要考慮是否真的有需要拿證照,不如做自己想做的事,如果哪天真的給我一個天大的專案,再去準備也來得及吧,不過,這個版可以化生硬為人性化,心有戚焉~Kris

  3. 2009-03-30 01:18:46 第 1 則

    學專案管理對我最大的幫助,就是幫我建立一套"思考架構"。日常生活中,面對稍複雜的問題時,我會習慣坐下來,拿起紙筆,從Scope, Schedule, Cost, Resource這幾個方面開始想想要怎麼進行。像是最近準備把我的貓從美國帶回台灣,我就進行了一遍這樣的思考:

    - 有哪些事情要完成(Scope/deliverable)
    - 何時需要完成(Schedule/milestone)
    - 需要花多少錢(Cost/cash Flow)
    - 哪些事情需要支援(Resource/availability)

    專案管理本質上就是一種思維方式,幫助你掌控你的工作,你的生活。