超激婚禮規劃實錄 - 勝犬必讀!

超激婚禮規劃實錄 - 勝犬必讀!

最近電視上聽到來年是孤鸞年,有些情侶打算趕年底結婚,我對民間習俗的了解只有冬至要吃湯圓,夏至要吃刨冰的認知,不過倒是想跟大家提提我印象中最符合”專案管理”精神的婚禮。

 

可以稱得上”專案”的事件通常有兩個特性,獨特性(Unique)與暫時性(Temporary)。沒有任何兩場婚禮是完全一樣的,這是獨特性(這點也適用於婚姻)。至於暫時性(希望這點不適用於婚姻),一場婚禮所動用的資源,從以大場地與爛食物齊名的豪華飯店,特別備註姓名的大幅婚紗照,以致含括新娘阿姨同事的外甥女之親友團,都是基於這場婚禮臨時集結而成。這兩點來看,婚禮其實是相當典型的專案。

新郎是我高中死黨,也是一手策劃整場婚禮的專案經理。交通管理的背景的他,用非常系統化地方式規劃整個婚禮的運作。雖然他沒有PMP證照,但事後回顧,整個過程印證了不少專案管理的實務,由於我也是敲鑼打鼓親友團的一員,整個規劃都有參與,自己算是上了一課。

”利害關係人”(Stakeholders)是影響專案成敗的關鍵人物,必須及早界定出來並滿足他們的需求。這場婚禮,新郎心裡非常清楚,最關鍵的利害關係人決對不是自己和他可愛的未婚妻,而是雙方家長。其中女方家長又勇奪“最厲害的利害關係人“寶座。老丈人跟丈母娘關心什麼?我們一定要事先了解,並讓他們安心。否則婚禮是暫時的,磨難是永恆的。我同學於是準備了一份數十頁的簡報,沒錯,就是那種用PowerPoint搭配雷射光筆的簡報,順便帶了一台不知哪借來的單槍投影機,就這樣騎著機車,到了未婚妻家,對著他們親朋好友簡報了起來。內容從新郎學經歷簡介,婚禮籌劃,到婚後住所,家庭財務,何時生孩子等等,只要是爸媽們擔心的問題以及親友們需要八卦的材料,都一應俱全(專案溝通管理)。我身為新郎的死黨兼婚禮主持人,也有幸拜讀了一下這份PowerPoint。其中最讓我噴飯的是,因為當時南亞海嘯剛過,而他們蜜月的地點又選在馬爾地夫,老人家當時十分反對,而新郎竟為此準備了海嘯前 vs. 海嘯後馬爾地夫的海平面照片,並有詳細的數據與圖片(專案風險分析),證明了海嘯雖猛,卻無法摧毀他們愛的小島。老人家們在高科技影音效果的震撼之餘,也紛紛由反對轉而祝福他們的蜜月計畫,第一戰成功!(註)

專案團隊是專案執行的骨幹。專案團隊主要有兩組人馬組成,男方的高中同學們主要負責婚禮節目的規劃與流程控制,迎娶時為了有同款同色的車隊,則由新郎車友會社的朋友擔綱(我懷疑新郎參加車友會又是一個預謀)。再加上幾位女方的表兄弟,就組成了一個Project Team。新郎為了讓大家有更好的默契,請大家吃了一頓午餐,辦了個專案啟動會議(Kick-off Meeting)。席中新郎為大家做了個簡報(對,又是簡報!),說明婚禮的流程,個人責任分派等。一群二三十歲的男生女生聚在餐廳,絕對是培養默契有餘,認真討論不足,果然演變成史上最歡樂之Project Kick-off Meeting。但新郎早已料到這點,包包拿出一疊工作說明書(Statement of Work. SOW),裡面包含了每個人的責任分派(Responsibility Assignment Matrix, RAM, 圖一)以及整個婚禮流程與時間表(Project Schedule, 圖二)。至此大家終於收起笑容,露出“這傢伙是玩真的”,”這差使不好混“的表情。果然,沒有白吃的午餐。小小的壓力與責任感油然而生!

(圖一)工作責任分派表

(圖一)工作責任分派表

(圖二)婚禮流程時間表

(圖二)婚禮流程時間表

到了婚禮進行前一週,新郎商借婚宴場地進行彩排,負責燈光、影音、鋼琴以及主持的人員也都到場。新郎製作了一份以分鐘為單位的音響燈光控制圖(Time & Event Diagram, 圖三)。這個工具相當於里程碑計畫(Milestone Schedule),顯示哪些目標需要準時達成,而哪些時段可以當作緩衝(Buffer)。為了讓婚禮過程緊湊並且準時完成,我們設定新人三次出場的時間為里程碑,而其他節目,便可依當天狀況適時調整。

(圖三)音響燈光控制圖

(圖三)音響燈光控制圖

雖說計劃永遠趕不上變化,但有了好的計畫並且充分授權,狀況發生時大家才不會慌了手腳。像是當天突然發生證婚人印章不見的狀況,我們立刻便把鋼琴演奏從兩首減為一首,燈光音控也依照時間表調整,很從容地調回原訂進度,賓客根本渾然不覺。

婚禮的那天,我只能說,就是一整個順暢,悠閒與歡樂。即使面臨些突發狀況,因為大家都知道下一步該做什麼,不用跑去去問新郎或是主持人。我們幾乎分秒不差地準時結束。以往我參與過的婚宴,有些流程還沒結束,賓客已經逐漸離場。但這次歷時三小時的婚宴,直到送客幾乎仍是桌桌滿座,感覺出大家意猶未盡,我好像模糊聽到有人問新人,你們下一次辦是什麼時候?

最後,如果你是未婚男性,除非你有把握有做這樣縝密的規劃,最好不要把這篇文章分享給你女友,有次我把這經歷分享給一對將要結婚的朋友,當場女生就給男生一個白眼:你看看,人家就這麼用心,你要檢討啦~

註:我當時問過我同學,為什麼堅持要去馬爾地夫蜜月。原來,結婚前一年,他們早已開始接受潛水訓練,買了水底相機(婚禮MV用),連喜帖和謝卡的圖案也以馬爾地夫為主軸,聽了我整個無言 *_*

圖片來源:https://images.unsplash.com/photo-1463579934088-98fe605ed062?ixlib=rb-0.3.5&q=80&fm=jpg&crop=entropy&s=8b258745b699901b111c4a662646d5ec

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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