【專案管理書摘】明明很認真,為何工作常常不能如期完成?時間管理專家建議,從「把任務分三類」做起

【專案管理書摘】明明很認真,為何工作常常不能如期完成?時間管理專家建議,從「把任務分三類」做起

【為什麼我們選這篇文章給你?】

你有沒有這樣的困難:明明有心想把所有事情都做好,卻發現時間根本不夠,搞到最後部分專案或任務只能「差不多就好」?反觀另一位同事,相同時限內產製出的東西比你更完整,老闆甚至還大大讚賞他一番……。

碰到這樣的狀況,很多人只能摸摸鼻子回到座位,想著大概自己技不如人吧。不過,真的是如此嗎?很多時候,這種差別並非來自能力高低,而是在相同的時限內,你如何最大化你的產出和成果品質。近年來很夯的「時間管理議題」,正是這樣來的。當你的能力已經不輸人,學會更高效地運用時間、提高單位時間的產能(當然也要兼顧品質),或許亦是讓你拉開與他人差距的其中一項技能。

「時間管理」能力越來越受大眾重視,除了大人學邀請電腦玩物站長Esor老師開設的【電腦玩物Esor的時間管理哲學】學員反應熱烈,亦也不少人鑽研時間管理方式並在網路上開課或進行實體課程,其中,在網路課程平台開課並累積1.2億人收聽、時間管理品牌「易效能」創始人葉武濱尤其有名。

在其著作《高能要事時間管理術》中,他提出九項實用做法。專案管理的生活思維節錄其第一個做法,也邀請你透過以下內容一起來學習。


時間管理的初級技能:一次只做好一件事!

所謂「天下難事,必作於易;天下大事,必作於細」,只有當我們能從眼前著手,做好當下所面臨的每一件小事,處理好各種細節,並持之以恆,如此才能做成人生大事,攻克人生難事。

時間管理也是一樣,先把當下的一件事做好,然後才能有餘力去管理自己的一天,接著才能有眼界去掌控自己的未來兩週,乃至三個月、一年、一生的規畫。

這是一個循序漸進的過程,慢慢來,別著急。

那麼如何保證一次只做好一件事呢?這裡先說一個我自己的故事:

20年前,我大學剛畢業,通過嚴格的考試獲得錄取資格,在一家報社做記者,採訪後寫好稿件並保證及時發表,是我工作中最重要的事情,但在寫稿的時候,我往往很容易被外界電話、上司突然派發的任務或來自家人的囑咐打斷。

那時我對提高效率和時間管理的認識和研究還沒有現在這麼深,只是想了一個簡單的辦法:我買來一個箱子和一堆便利貼,當我在寫稿的時候,被任何人打斷,我就寫一個便利貼丟入筐中。例如:有電話打來,我接起後告訴他,回頭再給他回電話,然後寫一個紙條「回某某電話」丟進箱中;腦子裡突然想起太太早上說的「下班後順路買菜」,我就寫一個「買菜」的紙條丟入箱中;上司突然來交代說明天的文章排版要注意哪個細節,我一樣寫一個紙條丟入箱中。

等稿子寫完,我就著手清查箱子裡的紙條,根據輕重緩急,選擇執行。後來我還把事情按照家庭、工作、電話等等分別使用不同顏色的紙條記錄。這裡運用的原理就是根據不同的事務類型分別執行。

當然,這套簡單的時間管理方法後來又經過我不斷更新,如今已經非常成熟,這就是今天要講的內容:專注一事的「ABC255」工作法。


事件ABC分類—做重要的事,並做到極致

我們每天都有很多「待辦事項」,但是我們人生的價值和成就不取決於能做多少事,而在於確保優先做完重要的事,並把它做到極致。

按照事件的輕重緩急程度,我們可以把它們分為A、B、C三類:

A類是我們確定必須由自己親自執行的重要事件,是已經安排的計畫內事件,包括重要緊急和重要不緊急事件;

B類是突發的緊急狀況,是計畫外的緊急事情;

C類是其他事件,是那些對我們內外產生干擾,卻又不那麼重要或者緊急的事件。


處理事情的正確順序—做A推遲B記錄C

處理這三類事件,我們需要採取不同的方法,大家只需記住這個口訣:做A推遲B記錄C!什麼意思呢?即首先保證計畫內的A類事件被執行,記錄、推遲或委託B類事件,不做只記錄C類事件(見圖)。

我們在日常生活中常常遭遇這樣的事:本來計畫好現在要專注地做一件早就安排好的事情,也就是我們的A類事件,突然意外狀況發生,於是我們秒變「救火隊長」,丟下原本的計畫,拋開眼下的安排就去解決突發緊急事件去了,也就是把B類事件提前,打斷了A類事件的執行。

等救火完畢後發現,自己的計畫又作廢了,於是日復一日地做計畫,月復一月地撕掉未完成計畫,年復一年地對自己失去信心。

很多人會出現這種狀況,原因是沒有守住自己的原則,沒有捍衛住A類事件的絕對重要地位,從而導致B類事件喧賓奪主,然後造成了ABC三類事件的執行關係混亂。

往往有兩種情況:其一,B類事件沒有那麼緊急,而是其緊急突發性導致了我們的焦慮心態,迫使我們打亂了計畫內的A類事件,先去處理B類事件,如此惡性循環導致越來越多的B類事件的產生。其二,我們的自控力不夠,受外界無關的手機通知和訊息等干擾,漫無目的地東看西看,一件事都做不好。

我的原則是,B類事件只要不是死人、救火、破產就不管它。天塌不下來,你不用聽到電話就接,不用資訊一來就回,不用守著手機通知,不用24小時每分每秒關注訊息並即時回應,我們完全可以推遲任何事情,把注意力聚焦於當下要完成的A類事件。畢竟A類事件可以分解成小a事件,在一定的時間週期內可以完成。完成A事件再來處理B類事件。

在時間管理初期的學習過渡的階段,我們允許有B類事件的發生,在實在緊急的情況下,我們也可以中斷執行A類事件,率先處理B類事件,等B類事件解決後,再來繼續執行A類事件。

但等你有足夠的時間管理能力後,我們理想的狀態就是沒有B類事件發生,或者B類事件發生後我們也能以推遲或委託的形式進行處理,從而確保自己能首先完成A類事件。

總而言之,我們先從簡單的ABC分類開始,做A,推遲B,記錄C。


ABC255工作法—25分鐘工作 + 5分鐘休息

那麼A類事件應該如何高效執行呢?

核心就是要高能要事,因為人的專注力不可能長期保持高度集中的狀態,同時精力也會消耗殆盡。《禮記.雜記》:「張而不弛,文武弗能也。弛而不張,文武弗為也。一張一弛、文武之道也。」為了保持高能專注,就要張弛有道,把工作和休息交替進行。農業上,有「作物輪作」技術,就是指在同一塊田地上,在季節間或年度間輪換種植不同作物,如第一年大豆,第二年小麥,第三年玉米這樣的年間輪作等。其目的是為了均衡利用土壤養分,調節土壤肥力,防止病蟲災害。

人的腦力和體力、左腦和右腦等等都可以如此交替。初步的技巧,是工作與休息交替,為了維持效率,採取較長的工作時間和較少的休息時間,如一年的工作與假期、每週的工作日和週末。因此,我們細緻運用到事件的執行,可以25分鐘工作 + 5分鐘休息交替。

當然你可以根據自己的情況適當調整,如45分鐘工作 + 15分鐘休息,30分鐘工作 + 10分鐘休息等,但無論你採取哪種交替模式,建議你務必都要維持一段時間不變,以便養成習慣。

本文選自方智的《高能要事時間管理術:把重要的事,做到極致》

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