面對Deadline壓力,真的只有加班一條路嗎?從混用陸製口罩風波,PM該學到的3件事

面對Deadline壓力,真的只有加班一條路嗎?從混用陸製口罩風波,PM該學到的3件事

加利口罩商在今年9月遭爆進口大陸製非醫療口罩,並且混充MIT醫療口罩在藥局及實名制通路販售,不當獲利,但加利負責人林明進卻反批評政府壓榨口罩商,不但以低於市場價格徵收,且徵用量高、時間緊迫,加利為了達到政府的徵用量,員工只能日以繼夜趕工無法休息。關於加利是否違法,以及政府徵用口罩的過程是否有瑕疵,這點得交由相關單位調查,我們不予評論,但從專案管理的角度來看,當目標時程緊迫的時候,真的只有加班一條路嗎? 或許我們可以從幾個方向來思考。


1. 確認Deadline的可調整性

專案在執行的過程中,受到範疇、時間、成本的限制,會影響成果品質,稱之為「專案的三重限制」,簡單來說,當時間被限縮,若要達到相同的品質,就必須思考調整範疇與成本。不過,依據過往的專案經驗,我會建議PM們要先確認一件事,再來進行後續的應變,那就是Deadline的可調整性。

一般來說,我們都會認定、或者被告知專案Deadline不可任意變動,因此每當面臨交貨壓力,直覺便會以加班為手段,嘗試讓專案能如期如質完成,但投入的人力與資源,真的符合成本效益原則嗎? 這是第一個可以評估檢測的地方。Deadline的限制必定來自於某些因素考量,例如市場競爭、已投入成本(例如籌畫產品發表活動)、企業信譽,乃至於老闆的期望,但是每當加入新的變數之後,決策也許會產生變化,PM必須先了解最初的考量,以及更動的代價有多大,才能掌握可變動的彈性,後續的應變方案也才有明確的方向。假設Deadline的調整會造成N元已投入成本的浪費,如果PM提出的各種方案都大於此,就代表必須認真思考更動時程的可能性。

回到政府徵用口罩的案例來看,在6月之後因台灣疫情趨緩,政府每天徵用口罩已降為800萬片,約略是初期的47% (原本每天可生產100萬片口罩的業者,每天徵用量從100萬片降至47萬片),同時也提供了交貨緩衝期,這也印證了上述所說,當時空背景變化,Deadline也有可調整的彈性出現。溝通是專案管理中重要的一環,如何讓客戶或sponsor充分理解當下專案所遭遇的問題,並適時提出改善方案,是PM應該要去努力的,若能掌握局勢,理當能協商對雙方都較為有利的結果。


2. 多面向的方案評估

在正常的合作關係下,專案時程應是雙方允諾的協議,而當出現交貨壓力時,表示執行過程中出現一些狀況,因此PM及團隊成員會嘗試做一些改善,卻又不希望太過張揚,以免讓客戶或sponsor產生不必要的誤會,然而這可能是造成問題堆疊、越發不可收拾的前因之一。因此,在問題真正爆發前,PM就應該超前佈署,進行一些方案的評估。

延續前一章節所述,PM應該先確認時程變動的彈性,假設專案時程可變動性小,那麼就得嘗試從範疇、成本,以及品質方面著手。加班可以歸類為提高成本的執行選項之一,除此之外,增加或調度人力、添購設備、外包、策略合作等都是可評估的方向。

另一個最常使用的方式,是割捨掉不必要的範疇。一個產品的組成,包含許多不同模組與功能,有些屬於核心元件,是產品的命脈,但或多或少也有一些附加產物,是那種「有了它也許用戶會喜歡,但沒有的話也不影響使用」的項目,顯然就是可以評估被暫時移出範疇的。另外有些範疇,調整後會對品質造成些許影響,PM必須審慎評估,從品質管理的思維來控制範疇可變更的程度,例如明確定義品質檢測標準。

以口罩生產來說,「交付量」亦屬範疇項目,在總交付量不變的情況下,也可評估分批交付的可能性,爭取生產時間。而相較於硬體類產品,軟體性質的產出更適合從範疇著手,因為軟體可透過後續的版本更新來補足原本被割捨掉的功能,並不會衍生過多再製的製程浪費。少數的軟體也會選擇降低第一版的品質標準,釋出功能較不齊全的Beta版,再配合後續快速迭代的方式,讓產品更新到最佳狀態。不過要注意的是割捨範疇所產生的連帶影響,像是改A壞B的幽靈bug,因此在測試階段必須更加謹慎。


3. 永遠要有風險意識

在時程的壓力下,加利顯然選擇了最差的執行方案 -- 採用大陸非醫療級口罩,大幅降低了產品品質。這個投機的舉動,造成加利企業本身的信譽危機,同時可能遭受法律的懲處,這也是我們接下來所要提醒的「風險意識」觀念。

不論選擇哪一個方案,背後都有相對應的風險,例如人力本身有學習曲線、疲勞等議題,設備需考量折舊、維修等。產品開發或專案執行的初期,要進行變更是相對容易的,當完成度越高,變動所帶來的裙帶效應越大,就不能只做單一面向的評估。考量到時間壓力,風險評估不需要做到十分精細,但至少要能了解發生的機率,以及發生之後的影響程度,可約略使用高、中、低(或1、2、3)等級區分,再用簡單的權重算式,例如風險指數=機率X影響,找出關鍵因子,再針對風險指數高的項目準備風險應變計畫即可。

很多人誤會了風險的意涵,認為過多的負面資訊會影響團隊的士氣,但事實上,星星之火可以燎原,在每次變更的同時,確實盤點群帶關係,能讓團隊更清楚哪些事該做,哪些不該做,同時也給予決策者足夠的資訊做判斷。

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