Triple Constrain (專案金三角)

專案中雖然有很多不同的權變因素。 但在任何案子中卻有三個最基本、一定存在、且相互影響的因素: 「範疇,成本,時間」。 這三樣因素就如同一個三角形的三邊,彼此相互牽制且也影響我們在「面對抉擇」時的可能選擇:因為任何一個邊的改變、都可能影響到另外兩邊。 這在專案管理中被稱為Triple Constrain (專案金三角)。
專案金三角 
在圖中,Scope代表範疇,表示我們要完成案子有哪些「交付標的」(Deliverables), Time則代表時間,Cost則是專案的金額、費用、或預算。

Scope可透過前幾週提到的WBS這項工具,讓我們掌握案子最終能被稱為完整,哪些功能、元件、產品、產出、服務、成果是必須要被製作交付的。 Time 以及 Cost則是隨附而來的預估:如果「交付標的」要達成,那我們必然有些工作(Activity)要做,而這些工作需要花時間來做;完成工作往往需要人力資源、設備、材料的投入,這些則需要花錢。 也因此,詳細了解一個案子需要多少工作、做多久、多少資源投入、花多少錢,我們必須先能將「交付標的」做一個清楚的定義。 這也是為何我前幾週花很多時間來談論WBS這項工具的原因。

而當專案規劃確定後,這三角形應該要達成某種程度的平衡。 而就算平衡後,如果之後任何一項條件又有變化下,又將不可避免的再影響到另外兩項。 例如已經計劃好的專案被要求增加新功能時,那為達成新增的功能,會需要多做一些事情,時間因此不可避免會拉長;也需要投入資源製作這些新增的功能,因此成本也可能會增加。

而這些因素也可能在緊迫的狀態下相互交換,比方說希望趕工(縮短時間),這時可能可透過增加人手,或是增加工率(加班),或是改用更有效率的施作方法 (如機械取代人力)來加快專案的進度。 但這些方法都可能增加專案的成本。 同樣的,如果錢無法增加,那也可以打Scope的主意。 比方說,如果我們少做一兩樣功能,減少一個場景或角色,或是減少一段故事,都有可能提早完成的時間。 這些提案可能被接受,也可能不被接受。 但最少你會有一個,甚至多個妥協方案可以讓「決策者」更容易在了解全貌的狀態下做出符合最多人利益的決策。

而這,從我個人的角度來看,是一個專案負責人最重要的工作。

三角形中央則是品質,這是三個邊交互影響下的結果。 但在任何情況下,我們都不應該也無法犧牲品質來換取任何東西。 雖然有人可能看過某些書把品質放在邊上,認為那是可以用來與時間或是成本交換的一個邊,但實際並不是這麼一回事。

講到這我回想起某次去一家新開的拉麵店吃飯的事情。 去之前,原本心裡盤算著想吃一碗220元的豪華海陸拉麵,據稱那是用雞骨與豬大骨還有神祕材料熬煮十多小時的清爽高湯、配上店主的限量手打麵,再配上蝦子、厚叉燒肉片、豆芽、海苔、玉米粒的高級拉麵。 結果到了店家要點菜時才發現自己忘了帶錢包,身上一摸只有50元銅板一枚。 還好那打工的大眼妹妹沒有給我白眼,倒是好心的建議我不如點45元的陽春麵(其實有個更高雅的名字,只是我忘了,就暫且稱為陽春麵)。 事後證明陽春麵也還是很好吃,麵很Q、湯也很濃郁,只是配料少多了,除了麵跟湯以外就只有一小撮豆芽。 但因為還是很好吃,所以我也還是很滿意。

但反過來說,如果店家不是提議以這種「縮減範疇」的方式處理我的困窘,而是這樣問:「錢帶不夠嗎? 那我端碗隔夜的給你好嗎? 收你40元就好。 麵跟所有配料都有喔,只是有點餿味而已。」

我還會一樣滿意嗎?

恐怕不會。

品質通常是在案子執行前雙方已經有默契了,而且有其不可跨過的界線 (比方說我不會願意省錢吃隔夜的腐壞麵);也因此我們無法以降低品質的方式來換取成本與時間。 這是幾乎不可能議定縮減的一個方向,而且也是降低自己口碑的短線行為。 但範疇是有可以縮減的(我會願意吃配料少些但還是好吃的麵)。 比方說原本要有30關的遊戲,如果我們因為時間不夠或是預算不夠,改成20關。 只要裡頭還是維持原來承諾的品質,其實是有可能說服客戶、老闆、或是專案贊助者的。

也因此,時間、成本、範疇這三者通常可以相互交換的。 而專案的主事者,得隨時把這三角形放在心中。 當面臨任何變動,甚至面對任何變動的提案時,你就得在心裡盤算這一變動對於其他兩個邊有甚麼影響? 如果有,我是不是能在調動任一邊或任兩邊的狀況下達成目標? 如果調動也沒用,那我更應該提出我判斷上的警告。 每次都該在這樣的思考基礎下做出對應的分析以及可能影響,來供決策者做出完整的了解,以便最終決策之制定。 這會是我們在面對任何變動、任何選擇時,心裡必須要去思考的一個主架構。

說到這暫且打住,讓我們回頭來看看上週的那個小問題吧。 我是不知道大家對於那問題有甚麼結論。 我猜每個人可能對於細節處都有不同的計算方式,但大概不脫下列幾個答案

1. 凹徒弟加班,不給加班費。
2. 給徒弟一些加班費,同時自己跳下來做,但自己不拿加班費。
3. 凹徒弟加班,給一點點加班費,同時在客戶無法察覺下用較低品質的材料。

哪個是正確答案?

其實老實說,我並沒有設定哪個答案是正確答案,從「技術面」來說這些都是可行的。 正好這裡也分享一個我個人的偏見,離開學校後,生活中似乎就沒有所謂標準答案這東西了。 只有合適與不合適的答案而已,也只有願意犧牲甚麼來換取甚麼而已,這些都往往取決於不同的情境、不同的狀況以致會有不同的判定。 其中牽扯太多個人主觀、價值觀、判斷等東西。 所以雖然我沒有設定「技術面」上的標準答案,但倒有我個人在「執行面」上比較喜歡與比較不喜歡的答案。 事實上,整個活動的目的不在於追尋標準答案,而是想跟大家分享一些「思考的過程」與我個人的建議。

好,那關於這件事我個人到底怎麼想的呢? 坦白說,我個人其實不是很喜歡上面三個答案,雖然不能說這些有錯。 但如果我是這個屋主的話,我比較期待看到的回答不是一個立刻提出的技術解決方案,而是這位工頭來問我:「為什麼?。 並跟我解釋「抱歉,這件事情恐怕沒辦法簡單達成喔。 可以告訴我為何您突然希望我們做這樣的縮減,是有甚麼原因嗎?」

這是我個人的一個小建議:決策應該來自於對於原因的詳細了解、而且應該要有其長遠性。

而下周,我會繼續談談上面這三個方案從我的角度來看有甚麼不理想之處。 接下來一個月的時間中我則想來陸續談幾件事情:水平思考、利害關係人管理、以及管理者的擔當。

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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3 則讀友回應

  1. 小汀 2011-12-19 22:24:32 第 3 則

    請問在專案開始之前先訂出範疇, 成本, 時間的重要性優先順序, 也就是其日後不可以被調整的優先順序是否有其意義? 因為曾經上過某個課程說必須要這樣做.

    • Joe Chang 2011-12-19 23:20:32

      主要的目的在於專案方向可能在進行中會變
      比方說要多漆一面牆
      這時候你知道時間跟成本哪個相對不能動,就方便你做決策
      如果時間不可動,但是錢還有,那你或許可以多雇一個油漆工
      但如果錢不準加,但時間充裕,那你或許可以等著順序漆...

      所以這是計畫前最需要掌握的一個訊息

  2. 秋濃 2010-03-23 00:10:09 第 2 則

    關於專案金三角


    您好,我是資管大三的學生,因為最近在學軟體專案管理。
    想請問一下您說的這個圖的來源是哪裡?或是怎麼來的?
    因為我最近在找Hartman與Ashtafi提出SMART專案規劃方法論的"優先次序三角圖",
    不知道此圖是否能與該圖做同樣的解釋?謝謝您~ 

    • Joe Chang 2010-03-23 11:34:26

      圖的出處是PMBOK的第八頁
      是 跟優先次序三角圖概念相同
      唯一要注意的是優先次序三角圖中 Performance的定義廣了些...而PMBOK的Scope就是Scope

  3. .. 2008-04-03 21:25:35 第 1 則

    請問在一定的品質水準下,如何設置一個作業流程裡的最適人力配置及其成本,使人力產出最大化呢?

    • Joe Chang 2008-04-03 23:25:44

      很遺憾,這並沒有甚麼公式可以用。 這由其又設及產業別、人員素質、做事方法而可能都有所不同。 但原則上這是可以透過過往經驗累積、修改、進而精細的。 這也是為何PMBOK裡頭這種重視Lessons learned!