1-8, 三條線的秘密

上次提到,在專案規劃完成時,我們可把整個專案累積的資源耗用繪製成一條曲線。 這條曲線稱為S-curve,也稱之為Planned Value;是專案的「計劃累積耗用量」。 而這條曲線,不單只是成本的展現,還包含了時程資訊。 畢竟花多少錢是跟著工作在何時發生而決定;也因此,當專案中任何工作的開始時間、完成時間、或是延續時間有調整下,那這曲線會跟著產生變化。 而工作有多少、該做哪些工作,又跟著專案的範疇而變化(只漆書房跟還要漆客廳的工作量一定不同),所以曲線其實也還包含了範疇的資訊在其中。 也因此,我們稱這條曲線是同時包含了範疇、時程、與成本在其中的一條進度評估用線。


那今天,我們就要接續討論,當專案真的開始進行後,我們能靠這東西看出甚麼來。

 

在原本Alex刷油漆的範例中,他當時規劃每天漆一面牆,而每面牆花半桶油漆。

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(上圖,Alex的原始規劃)


那因為每桶油漆是$1000元,所以每天預計花費是$500元,專案完成的總成本將是$2000元。 而整個專案規劃就如同下圖: 
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(上圖,專案還沒開始的原始規劃。 上方是甘特圖,下方是S-curve)


除了我們計劃所產生的累積曲線外,當專案開始進行時,我們會收到進度的反饋而會產生另外兩條曲線。 一條是源自於實際花費累加的資料,我們稱為「實際成本」(用一桶油漆就$1000元;用兩桶油漆就$2000元)。 而另一條,我們稱之為「實獲得值」,則是到該時間我們專案實際獲得的權重價值。

我們可以繼續用Alex刷油漆的案例來展現這個狀況。 首先,我們把這三個數值打開來,呈現在專案規劃上。

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(上圖,在專案規劃中多呈現三個數值;專案還未開始,所以都是零)


而當第一天結束時,他確實的花了半桶的油漆並漆了一面牆。 所以我們將相關的耗用狀態加以輸入。
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如上圖,原本計劃要投入0.5桶的油漆,而現在確實也耗用了0.5桶,所以在「實際量」中輸入了0.5桶的耗用量。 也因此,實際成本變成$500元。


當把進度的時間線拉到第一天結束後(見下圖右邊的藍線),我們可以看到左方三個欄位全部呈現$500元的數值。

3405  
(上圖,第一天過完後的狀況)


只是,這三個數值是怎麼計算的呢?

如剛剛提到的,「實際成本」是我們實際投入的油漆量跟其單價換算出來的。 而因為用多少算多少,所以計算起來並不複雜。

「應執行值」呢,則是我們到這時間點應該要花多少錢。 既然原本預計第一天過完要完成第一面牆。 而第一面牆的原本規劃的總權重價值是$500元,那在目前這時間點,應執行的價值也就是$500*100% = $500元。

「實獲得值」是我們到這時間點真正完成的權重價值。 那既然我們確實在第一天過完時刷完了一整面牆。 完成度是100%,所以獲得的權重價值=$500元*100% = $500元。

當看到實獲值的三條線時,發現三條線目前也因為數值相同而呈現交疊在一起的狀態。

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(上圖,三條線交疊在一起)


到目前為止應該都還很簡單。 那比較有問題的,是後來Alex因為加班而兩天都沒有進度,但在第四天要繼續時又因為不小心把半桶油漆浪費掉了的狀況。

當我們回報專案的進度時,我們會把這浪費掉的0.5桶也計算在實際消耗量中。 因為不管是浪費掉也好、是真的塗到牆上也好,這半桶確實都不存在了,我們當然就得加以記錄。 所以一樣記錄0.5桶的「實際量」,而也就計算出來為了第二面牆,目前的實際成本是$500元。

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(上圖,浪費0.5桶後,實際成本變為$500元)


所以當我們把進度線拉到第四天結束的位置時(可以看到藍色的線跑到介於第四天及第五天中間的位置),我們發現這三個數值的欄位又有些不同了。 右邊所謂「甘特圖」的區域呈現了有趣的變化。 
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(上圖,第四天結束時的進度)

我們若放大了來看(見下圖),可以發現第二個工作被拉得很長,且分成兩個區塊。 藍色區塊表示已經發生的狀態。 我們雖然在第二天開始做,但是其實一直沒進度。 擱著了兩天,而第四天又因為發生意外也沒進度,所以其實總共耗費了三天。 紅色區塊,則代表未來。 因為我們預估還要花一天才會做完,所以第二面牆的新完成預估時間會是第五天晚上。 而因為第三面牆、第四面牆是要等第二面牆完成後才順序施作,所以預計的新開始時間都被往後推。 那因為Alex原本沒打算周末要工作,所以第三面牆、第四面牆的預計開始時間被推到下個禮拜一;也就是第八天及第九天。

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(上圖,第四天的狀況)


而也因為有這樣進度的落差,可以看到三條線呈現發散的狀態。 那如果看左方欄位的數字,更可以發現呈現下圖的變化。

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在這張圖中我們發現,「應執行值」從第一面牆到第四面牆都呈現$500元的數字。 這是怎麼一回事呢? 這是因為在原本規劃中,每天要刷一面牆,第四天該要刷完四面牆。 所以如果一切按照計劃進行的話,到了今天每一面牆應該要達到的權重價值分別都是$500元。

但因為實際上我們只刷好了第一面牆,所以只有第一面牆有$500元的權重價值(實獲得值的欄位)之進度。 而第二面牆因為油漆浪費了,完全沒進度,所以看到「實獲得值」的欄位呈現$0元。

而「實際成本」欄位則因為浪費的那半桶,所以呈現$500元的資訊。

而更值得一提的是,如果各位往上面看,會發現這些資訊是會往上加總的。 所以我們可以看到就整個專案而言,目前應該執行的權重價值是$2000元;而實際花費是$1000元;但真正執行達成的權重價值則只有$500元。

如果跟之前的表格來對應的話,可以發現呈現的是同樣的結果。

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(上圖,預計$2000, 實際$1000, 獲得$500)


很有趣不是?

那下周,我們再來討論,這三條線的差異比較下,到底可以告訴我們怎麼樣的專案進度訊息吧。

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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1 則讀友回應

  1. pei 2008-10-02 19:43:54 第 1 則

    這套P6軟體只要輸入好左邊的表格資料就會自動劃出甘特圖和S-curve嗎? 還是連甘特圖都要自己畫呢?

    • Joe Chang 2008-10-03 10:55:37

      是。 但基本上一般專案管理軟體都是這樣,設定好後相關的資訊軟體應該要能對應協助排程。 像MSP其實也是可以如此。