專案管理軟體系統(PMIS)的角色

前陣子Joe發表一篇專案管理系統的文章:關於專案管理工具(PMIS)(一)三大類型,裡面有很完整的分析。我也想補充一些我對PMIS的看法:

現代的商業管理幾乎脫離不了資訊科技的加持,每家公司或多或少都會採用一些軟體來協助管理。像是ERP(企業資源整合)或是CRM(客戶關係管理)這類大型系統幾乎成為中大型企業必要的投資。一位擔任ERP顧問的朋友告訴我,台灣大型企業沒有ERP的沒剩幾家,廠商們只好開始角逐中小型客戶的市場。這樣的訊息讓我想到,或許這股風潮就會吹到專案管理軟體了。上網Google一下,就看到Gartner(著名IT諮詢公司)的研究報告,說專案管理軟體已成為企業最熱門的軟體採購項目之一,全球市場總值7.5億美金,而且以每年11%的幅度成長。

專案管理資訊系統(Project Management Information System, 縮寫是PMIS)其實就像ERP系統一樣,是個由數個不同功能的模組整合而成。PMIS可以做什麼?想像一下,一家稍有規模的公司,在專案管理上會有什麼樣的需求?首先,專案開始前,專案經理會需要規劃專案時程,預算和人力的工具(Budget/Resource Planning)。專案開始後,又會需要評估進度,紀錄成本和人力調度(Schedule/Cost Analysis, Earned Value Analysis)。還有專案相關文件圖說需要管理(Document Management System),最好還要能產生專案進度報表(Reporting Software)。如果專案是跨地域性的,還會需要溝通平台(Project Collaboration)以及工作流程管理(Workflow Management)。另外像IT或是工程業,變更管理(Change Management)與風險管理(Risk Management)相當重要,還會需要這類工具協助分析或紀錄。至於專案經理的上司,可能是部門主管或是更高的決策層,會要看到全公司所有專案的狀況,這時就需要專案儀表板(Dashboard / Project Portal),來掌握所謂的專案組合(Project Portfolio Management)或計畫(Program Management)。

不少世界級軟體公司都投入了PMIS的研發。在台灣,目前佔有率最高的還是Microsoft的Project系列和Primavera公司的相關產品。(Oracle於2008年併購Primavera,並將PMIS納入其企業解決方案,更可見PMIS的重要性)這些產品各有優勢和適用的領域,值得另闢專文探討(讀者可以寫信問Joe)。我想談的,是遠比軟體功能更重要,卻常被大家忽略的議題,就是專案管理軟體在企業中扮演的角色。

在專案管理稱得上成熟的公司,在「人」、「流程」與「工具」三方面都得具備一定的水準。對於打算導入PMIS的企業,我建議除了比較軟體功能,更該先針對人和流程這兩方面多加投資。其實所有的管理軟體都一樣:Garbage in, Garbage out!如果沒有以教育訓練打頭陣(PMP證照是個好開始),並且在SOP上下功夫(導入PMBOK),軟體輕則讓工作絆手絆腳,重則誤導決策,不可不慎。

我接觸過的客戶大致分為兩類,一種對於軟體本身很有興趣,他們喜歡很炫的功能,尤其對軟體能夠自動化到何種程度十分有興趣;另一種,則是我比較推崇的客戶,他們對運用這套系統所需的成本,尤其是人才和人力的需求,十分關心。我認為後者才是真正看到了關鍵!

就拿看病來說,我們選擇醫生時,會首重他/她的醫德與醫術(風評與口碑),至於先進的醫療設備,雖然也很重要,但如果前兩項我們有疑問,僅具備第三項,是一定不列入考慮的。所以只看軟體功能,而忽視教育和流程,就像以醫療設備來評選醫生一樣,是有風險的!

另外,PMIS只是一套協助管理系統,決策還是得由人來進行。同樣是看病的例子,現在許多醫療網站提供豐富的醫療訊息,甚至可以針對輸入的症狀,透過資料庫研判出可能的疾病。但醫生的角色會被網站取代嗎?我想不太可能。我們生病時,還是想要與醫生這樣的專業人員溝通,他們會依據患者本身與當下的環境進行診斷。像這樣的互動與運作,絕對是生硬的資料庫無法取代的。專案管理也是這麼一回事,公司不能光買一套軟體灌,要求大家輸入資料,然後就靠電腦輸出的結果來管理專案。最終還是得借助專業人員,針對管理的現況,「利用」專案管理軟體進行分析,這樣才能提出合理有效的建議。

相較於直接尋找軟體廠商,歐美的企業大多先聘用專案管理顧問(Project Management Consultant),分析企業的現況,擬定提昇「人」與「流程」的策略後再(至少也是同步)進行軟體的評選。國內專案管理漸受企業重視,也開始出現專案管理的專業公司提供相關服務。醫德與醫術看不到摸不著,卻是醫療品質的關鍵。專案管理軟體絕對是企業向上提昇的加速器,但掌握了「人」與「流程」這抽象的因素,才能確保朝正確方向前進。

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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