不能心電感應,所以這麼做.. (圖多)

之前提到人與人之前無法透過心電感應互相察知彼此的意念,以至於知識無法快速轉換、想法與心意也很難透過語言來溝通;而各類誤解與錯誤更可能在言語溝通中產生。 但饒是如此,專案還是得做,我們終究希望能把心中美好的概念、設計、與構思在世人的面前展現,至於無法心電感應下意念整合與理解的困難,則要想辦法排除……

我這邊處的公司是一個完全專案導向的產業,所有的商品都有高度的不確定性、時間性、以及需要大量的人力投入。 但在這樣複雜且動態的環境下,我們如何確保橫向的溝通與連繫? 尤其如何確保所有溝通路徑能在動態變動的環境下沒有斷裂並能確保同步?這可是很驚人、也極度困難的工作。

而現實中專案溝通上的另一大困難,在於專案相關的資訊其實是掌握在不同人的手上。 不管位居甚麼職位,其實都掌握專案的一小塊重要部分。 這就像拼圖一樣,每個人掌握了這完整圖片的一個小片段。 除非能透過某種機制把這些拼圖全部收集,且拼在正確的位置上,否則各自解讀下是完全不具意義。 但不管是頻繁的會議也好、報告也好、積極溝通也好、都無法確保這3003條溝通路徑能隨時暢通;更是無法確保對的資訊能在對的時間到達對的人的手裡。

所以一個自前年(2006年)十一月由我主導的計劃是,成立一個虛擬的方式,讓每個人的情報能同步並讓所有成員都能相互了解,並讓各專案成員獲得益處。

既然每個人都有一小塊拼圖,也都需要取得別人掌握的資訊。 那就想辦法透過每人合力貢獻其手上的拼圖,拼湊後讓大家能看到這專案的全貌。 於是,在透過一專門管理專案的軟體系統建置一個「中心資料庫」下,每個人都能把各自手上掌握的片段資訊如工作範疇、工作清單、工作相關屬性、碰到的問題、實際進度、以及相關變動,全部投入中心資料庫中。

如下圖顯示,所有拼圖被投入這中心資料庫中。
整合拼圖變成整體 


當資料根據複雜的規則匯集整理後,我們可以從此資料庫中看到專案全貌,並做決策之訂定、專案相關報表、資料分析、以及進度檢控。 無論是做後續調整、趕工、或是調整工作都可以據此制定。

資料整合就能出各類報告 

舉例來說,公司的CEO可能因為特定的策略目標啟動成案。

(PS 以下圖片都為實際專案資料、只是未必是同一專案,敏感資料也已經馬賽克處理)


2500 
(上圖,某專案合約)


專案經理在確定此專案要執行後,則開始做專案的詳細規劃。

所謂詳細規劃,可不是輕鬆的事情,因為有很多複雜的事情要做。 首先先建立WBS,如我們之前提到,這是專案交付項目以結構化的方式呈現。

WBS 展開到階段 
(上圖,主要的交付標的)


WBS 展開到工作包  
(上圖,角色這標的下,更細部的規劃)


接下來,專案經理將列出所有為求完成這些交付標的所必須執行的工作,以及工作間的施作順序。

展開的工作規劃 (Activity List) 
(上圖,某專案中工作施作順序的縮小圖)

 

最後,所有的工作清單,工作對應的順序,以及工作時間等相關資料,在專案經理的辛苦規劃下,終於呈現出來。

2504 
(上圖,專案規劃的一角)

 

專案經理則繼續在各部門經理的協助下做人員方面的調度,指派合適的人員來執行不同工作。
2507
(上圖,資料庫中預先定義好人員的清單及相關資料)

 

資源與作業連結的狀況 
(上圖,專案經理將合適的人安排於工作中。)


而工作人員在各人專屬的工作清單上,就能查知到底哪些工作是需要被執行的

工時單的畫面 
(上圖,某工作人員在其工作清單上看到有三個工作等著被執行)

  
2509
(上圖,與此工作相關的資訊)


工作人員將據此執行工作。 並在每天下班前,根據今天的工作狀況做相關進度之回報。 每周結束時,則把工作進度送出,以便統計專案人力時的投入狀況。

工時回報 
(上圖,某工作人員回報該週的工作進度)


專案進行中,小組長則協助督導工作狀態。 組長可以透過一個獨立的審查頁面,了解小組各成員的工作狀態。 必要時更可以協助成員解決問題,或是分散loading。

主管檢查工時 
(上圖,小組長可以選擇不同的小組及成員,查看特定週的工作狀態)
 
工時回報的報告
(上圖,某成員在某週的工作回報)
 

而這些回報的資料,則會反應到專案的進度上。 專案經理可以知道特定工作是否開始了?何時開始的?何時可能可以完成?有沒有問題?等問題。 而這些資料又被統計整理,以便所有人了解目前專案到底做的好不好,有沒有問題;如果有問題要怎麼調整。

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(上圖,部門主管可以看整個小組人員於不同專案的分布狀況)
 
 人力loading圖
(上圖,特定小組人力的Loading)
 
 人員超時的狀況
 

總總資料在跟專案整合後,最後彙總的結果將呈現給經營團隊甚至投資人。

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(上圖,其中一個決策主管的Dashboard畫面)
 
實獲值 EVM 曲線圖
(上圖,某專案的財務曲線(實獲值曲線)
 
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(上圖,多專案的分析圖)
 

透過這樣簡單的介紹,大家可以看到。 在這樣的方式下,我們可以收集專案中不同角色人們手上的「小拼圖」並拼成一個大圖像。 當我們可以看到整個大的圖像後,決策自然就能更精準、調度將會更正確、所有成員的方向也能更統一。

後記
有人可能看了這樣的東西很興奮,想說也要趕快弄個類似的工具。
但我會建議你先評估評估三思而後行。 因為這樣的專案管理成熟度的提升及軟體工具的導入是比很多人想像的來的困難及辛苦。

如我曾經貼過「你在找聖杯嗎」一文。 整個組織於專案管理能力的提升,絕非買套軟體就可以簡單達成。

這其實是個長時間文化上的變革活動。 除了軟體以外,真正的重心反而都在於組織架構的改變、規則制定、進度評估方法、獎懲機制、專案管理方法論、人員培養、策略調整等等這些管理面以及組織文化面的調整。 如果這些不做、或是亂做,那弄來軟體只會加速混亂而非提升專案能力啊!


 

 

 

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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1 則讀友回應

  1. halcyon 2010-07-14 08:36:27 第 1 則

    結論真精闢阿

    • Joe Chang 2010-07-15 10:11:53

      謝謝你喜歡 :)