考上PMP後的下一步(2) – 學套模擬工具吧

考上PMP後的下一步(2) – 學套模擬工具吧

我在上一篇的文章最後提到說:取得PMP證照並不表示達到巔峰,僅表示踏到專業上的一個起點。

這是因為書裡的東西終究只是原則與公式,若要讓我們的老闆與上司覺得我們真的具備專案管理知識,那最簡單的方法就是「活用」這些知識在我們現有的專案中。

當然,這不用我說,大家都知道要活用才行。 但很多人也確實有這樣的困擾:雖然知道專有名詞的定義,可是到底該怎麼跟實際專案連結呢? 又該怎麼展現自己專業知識呢? 對此,我在此會建議,當你考上PMP後,其實下一步最好是去學套PMIS。 這是讓你整合理論與實務CP值最高的一條途徑。

甚麼是PMIS

PMIS是Project Management Information System的縮寫,它泛指所有用來管理專案的資訊系統。 因為既然你學會了專案管理該注意的規劃與監控技巧,你就要有個工具把這些知識充分的展現出來。 PMBOK中提到很多規劃的資料,其實是彼此連結交互相關的。 比方說範疇跟時間與成本綁定很深,如果不是透過類似資料庫的結構交互串連,你很難透過紙本清楚的解釋。

做過專案的人都知道,有可能一個PM已經把所有需求、合約、限制、團隊狀況都完整的考量過一遍,也已經在心裏做好了詳細的規劃。 但不表示你可以簡單的把你內心想的一切分享出去。 案子小還容易,有可能靠積極溝通達到團隊共識。 但案子大時,要把計畫清楚讓別人理解,就困難得多了。

像我參與過大型的工程專案,光是一個成包商的工作就超過一萬筆,要如何單靠口頭描述讓別人理解呢? 更別提當專案真正展開後,各類事情千頭萬緒,每個人都好奇專案目前整體進展如何、每個人也都提出他覺得優先該處理的事項、還要面對各類潛在的變動。 你又要管專案、又要收集進度、又要避免自己見樹不見林,這時候若不仰賴一套軟體工具,你就會很難取得各層面的平衡。

但反過來而言,若你擅長使用PMIS,能把範疇、時間、成本、資源、議題、風險、Baseline,都整合在一個檔案中,這是最能確保訊息能正確散發、正確解讀、或最少大家能在同一基礎上來做討論與攻防的方法。

舉例而言,假設有個電腦教室建置的專案。 照正常程序,我們會由上而下的藉由範疇到工作資源拆解出整個專案架構。

上圖,由Scope往下展開到Activity,所有資訊實質上是相互關聯的

(上圖,由Scope往下展開到Activity,所有資訊實質上是相互關聯的)

但若只是拆解出來,其實沒甚麼管理上的意義與幫助。 但若能透過PMIS建置成Schedule的話,就等於透過軟體的能力,幫你把這些訊息全部整合在一起。

上圖,透過軟體整合在一起後。 會由上而下彙總時間與成本資訊

(上圖,透過軟體整合在一起後。 會由上而下彙總時間與成本資訊)

整合的好處,在於資訊彼此關聯。 如上圖所示,成本的資料從最下面的作業逐層往上累加。 這時候,萬一有主管質疑說,為何設備要花十六萬呢? PM可以展開專案規劃,並從細節來做詳細的解釋。 比方說,可能因為電腦教室地板需要墊高,所以地板有額外的開支。 這樣,大家也就能針對問題具體地來討論。

但,為何不用EXCEL就好了呢?

我知道,每次談到這議題,不免有人就會疑惑的提問:「這樣的需求,我用Excel也能達到啊。 甚至有些報表,是我們公司老闆習慣看的,這類專業軟體還做不出來呢!」

我相信,很多簡單的Schedule是可以用Excel、甚至行事曆軟體來取代,比方說我就碰過很多人更習慣用月曆來排工作規劃。

同一個專案用行事曆的方式檢視

(上圖,同一個專案用行事曆的方式檢視)

但我前一篇文章一直有提醒大家,你既然會持續看我們的文章,很可能是胸懷大志、想把專案管理當成你長期職涯規劃的人。 那在這前提下,你就不該只是看著你現在的專案環境。 因為接下來你有可能會帶大型專案 – 超過百人的團隊、三到五年的工期、五六的下包一起進行、工作超過千個或萬個。

3200個工作的Schedule網圖

(上圖) 3200個工作的Schedule網圖

上面這張圖還只是有三千多個工作的工程專案之網圖(Network Diagram),但整個執行狀態已經錯綜複雜。 像前面我提到自己也有經歷過上萬個工作的專案,若沒有一個像樣的管理機制,幾乎沒辦法來好好控制的。

所以,當你碰到這種規模的專案時,Excel明顯是不夠的。 既然如此,為何不在你尚未需要處理這麼驚人的資料量之前,先學會一套系統呢? 這樣當萬一你必須要參與這類巨型專案時,你立刻就可以把心力放在重要的事情上。

再來另一個EXCEL缺乏的功能,其實是對於計畫變動的分析能力。

PMIS讓你做兵棋推演

PMIS最大的價值,其實就是一個做模型的工具。 就像建築師蓋房子前,會先用木頭或厚紙板,做出縮小版的模型一般。 一方面這可以給他的客戶有個清楚的輪廓,另一方面自己也能從中看到是否有任何地方不太對勁。 萬一要做甚麼調整時,在模型上驗證的成本也遠低於打掉重做。

PMIS其實也是做類似的事情。 它讓一個PM能夠更簡單的分析自己目前規劃是否符合客戶或是合約要求。 比方說所有範疇的工作是否能在時限內做完? 為這些工作所需的資源是否足夠? 成本累積的總額是否在預算內? 以及工作安排是否有任何衝突? 比方說同一個人在同一時間要做的事情是否超過其負荷?

檢視一下Carina這同仁在接下來的半年中被安排了哪些工作

(上圖,檢視一下Carina這同仁在接下來的半年中被安排了哪些工作。)

更重要的部分,在於萬一有這類衝突時,PMIS提供一個簡單的平台,讓PM能快速看到調整後的結果。

這部分我再花些篇幅仔細說明一下。

一般人用EXCEL做Schedule時,大多是先在腦海預想工作清單,並根據順序填入各工作的日期。 比方說第一個工作從11月01日開始,11月05日結束,他會在Excel中填入11/01以及11/05的日期。 而下一個工作,若是從11月06日開始,11月10日結束,他又會順序填入11/06以及11/10兩個數字。後面的一堆工作也會如此順序輸入。

可是如果規劃完成了才突然發現,11/05居然是禮拜六,那天其實沒有工作的,所以做五天的工作其實要到7號才完成。 這時候,你要調整就很累了。 必須把第一項工作的完成時間從11/05改成11/07。 而後面的每項工作都得重新檢視、並重新調整。

可是更糟糕的事情在於,大部分專案變動其實是常態發生的一件事情。

所以呢,你若用EXCEL來管理複雜的專案,通常不出兩個禮拜你就會整個束手無策了。 因為你會花太多時間在改檔案。 而你也很清楚知道,目前花了一整天改完的版本,可能下禮拜又得花同樣多的時間再改一次。 這也造成很多人產生一個偏見,覺得所謂「計畫趕不上變化,變化趕不上老闆的一句話。」 既然如此,幹嘛計畫? 浪費時間,只是讓自己埋頭Excel罷了。 還不如甚麼都不做,兵來將擋、水來土淹。 這是很多PM以為做計劃沒用的根源心情。

但老實說,這是因為使用工具不對的原因。 因為PMIS剛好就是為了對應這種事情。 CPM的目的,也是希望你能更簡單的對應專案變動,讓你透過PMIS的模擬(Simulation)的能力,快速反應變動,尤其能協助你看到變動帶來的影響。

如果是透過PMIS根據CPM來做「有流動性的計畫」:

Step1 建立工作清單與工期

輸入工期

Step2 把工作的順序連結起來

連結工作順序

Step3 軟體根據你的設定推估日期

系統自動算預計開始日期

如上圖所見,PM其實不輸入任何日期的資料。 PM反而是輸入下面幾件事情:

1. 範疇/工作包
2. 各工作包所需做的工作
3. 各工作的順序
4. 各工作的工期(Duration)
5. 可工作的時間 (考量放假與每日工時)

這時候,系統就能根據這些訊息,幫你計算出各工作在滿足上述條件下的合理開始與完成日期。

關於假設分析

更重要的價值在於。 當這樣的模型具備後,你可以做所謂的假設模擬分析(What-if Analysis)。 無論是多增加一個工作,減少一個工作包,調整工作包的執行順序,工作時間拉長,或是任何跟時間、資源、與範疇變動相關的事情,你都可以透過這平台來模擬。

而若變動不大,通常都可以在5-10分鐘內看到一個成效。 系統能瞬間告訴你在調整參數下,專案各工作的可能開始與可能完成時間。 很多報告更可以透過系統自動生成。 甚至讓團隊提報進度來自動呈現專案全貌。

舉例 : 假設規劃完後才發現需要多做一個C工作:

Step1 : 加入一個工作。

新增一個工作

Step2 : 調整A、B與C的工作順序

改變工作順序

Step3 : 計算後,各工作合理的開始與完成日期又被計算出來了

新日期被計算出來了

若上面的日期跟合約或專案完成日有衝突,PM當下就能發現,也就立刻能再做些微調。

這不就讓PM能更容易掌握狀況,並減少工作Loading? 也才能簡單的讓別人知道有沒有學專案管理,到底有甚麼差異。

 

註一:以上軟體畫面使用Oracle Primavera P6

註二:本文為我寫在專案經理雜誌之專欄文章

封面圖片

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至於已經考過PMP,對於進階的兵棋推演有興趣的朋友,建議可以參考:【106 動態排程基礎

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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