改革要成功,你該先搞定這三件事

改革要成功,你該先搞定這三件事

我們是商業顧問,所以不可避免常常會有人來找我們諮詢管理問題、請我們去上課、或是協助內部改革。 多年的觀察下來,我的結論是:任何改革要成功,其實有幾個關鍵的前置準備。 換言之,講師與顧問不是魔法師,在你的組織還沒有準備好之前,外部顧問其實幾乎不會產生甚麼決定性的作為。

但甚麼是該事先準備呢? 我覺得有三件事。

一,內部要對需要改善的問題有共識

之前有個專案團隊來找我。 信中說他們是製作部門,但公司的PM都不跟他們溝通,導致各類變動製作端總是最後一步知道。 又說PM對於品質的把關有問題,所以希望找我聊聊看能怎麼協助他們。 這聽起來確實很像是管理上面常見的問題,我也就撥了個時間跟這製作部門的主管見面。

見面一聊,發現他們公司其實並不是沒有管理機制。 公司有PM、也有專案管理系統、PM對於工作進度或是工作變更都會透過Email來通知。 但執行團隊則覺得,我們平常工作那麼忙,誰有空沒事檢查Email。 公司既然不是數百人的規模,PM走過來跟我這主管講一聲,不是基本禮貌嗎?

講完後,製作團隊就問我,這該怎麼辦,能不能幫他們設計一堂課來訓練訓練PM。

但我得說,這很顯然不是上課可以解決的問題。 姑且不論PM有沒有興趣上一個別部門安排的訓練,這公司的PM聽起來似乎根本並不缺乏管理知識、也不是沒有工具,而是兩個部門之間對於怎麼佈達資訊有著根本上的認知落差。 講的白話一些,兩個部門對於問題解讀就不同了(我雖然沒聽到PM那邊的證詞,但我猜PM肯定覺得他有在溝通,你們製作者選擇不看Email,這是要怪誰? 搞不好PM還希望能安排一個課程,教製作部門使用Email。),在這狀況下,外部人員其實根本無力可施。

二、內部要對於公司的方向有共識

我又問,那所謂品質控制的問題又是怎麼回事呢? 這一問才知道製作部門對於產品品質有很高的期許,所以產出後若覺得不理想,其實會繼續修改。 但PM常常就通過了,並發出新的工作。 製作端就覺得,這明明沒做完、還有品質問題,你PM怎麼搞不清楚,這樣也能驗收? 所以問我這可以怎麼協助改善。

我就問:「你們是自己的產品或是幫別人做?」 他說兩種其實都有。 我又問:「那老闆跟客戶怎麼看?」 他說老闆其實覺得東西做到80分,客戶沒意見當然就算完成。 可是他自己覺得這樣實在太短線了。 我再問:「難道你沒有跟老闆溝通過嗎?」 對方說其實有,他有跟老闆聊過說公司的產出一定要好才會有長期口碑,可是老闆並不以為意。

聽到這,我也就無奈了。

他提到的狀況雖然確實是個管理問題,但核心卻不在他跟PM之間;而是他與老闆因為經營理念落差的問題。 這實在不是一個第三方能評理或插手的問題。

這件事情的解決關鍵,應該是他該找時間跟老闆好好坐下來,確立彼此對這公司長期的期待。 有的老闆有長線規劃,有的老闆只是打算賺一票就跑。 在找人進來幫忙提升品質規則前,其實得該想辦法先說服老闆選擇長線規劃的經營模式(至於老闆若無法被說服,換個地方或許也是該考慮之處)。 唯有如此,才能根據這方向定出一致的專案品質要求。 不然老闆只想跑短線,你卻找人來改善品質,這有著根源上的衝突,最後肯定不會帶來任何改善效益的…

三,嘗試改革的單位,得要先有充分的政治實力

之前還有這麼一個例子。 一間非常大的雜誌社網路部門主管找我去,說他覺得其他主管、尤其是提需求的主管需要被教育,所以想請我開個專案管理講座。

我跟他一聊,發現狀況是這樣的。 公司新成立了網路部門,可是其他紙媒的主管會任意抽換內容,甚至在上線的前一刻還會丟出新的需求或是改變內容,所以他們部門非常困擾,常常得前一天拼命加班消化。 因此希望我開個講座,教育其他主管,說這樣任意改變範疇的行為其實是會造成專案問題。

但老實說,從我的觀點而言,這是一個不可能任務。 因為他所提到的幾位會任意改變範疇的主管,都不是剛上班的小朋友。 就算沒有我來辦講座,他們肯定也知道最後一刻的範疇變更是會對專案造成影響。 但他們還執意要這樣改,表示對方其實根本不在意你好不好做。 追本溯源,這是政治問題而非管理問題。 既然是政治問題,而且你又是弱勢的那一方,就絕不可能透過一堂講座來改變對方的行為。 何必白花錢呢? 所以那天會議我也就婉拒了他的邀請…

要想嘗試變革,你自己要先準備好

組織變革(或訓練)要成功,有很多前期工作得進行。 因為世界上的方法百百種,每種方法都有其價值、每種方法也有其適用的狀況,關鍵在於我們是不是嘗試在解決對的問題。

而什麼是對的問題? 就是你跟組織中的其他人有相同的方向,也都感受到類似的痛點。 更重要的,是為了解決這痛點,彼此願意為此妥協。

所以,工作上的任何管理問題,第一步實在應該是先挺身溝通。 確保【方向】跟【問題】在組織內大家都有共識,然後才來吆喝一起學方法。 但若對方無法溝通或是不願意接受你的觀點,也別覺得對方笨、不懂管理,通常僅是代表你【政治實力】不如對方。 這時候,要就是提高自己政治實力;不然最起碼嘗試升高層級,找更高層的老闆溝通。

喔,當然,千萬別忘了要先搞清楚老闆的方向。 因為就算你自認自己是對的,但若老闆想把公司帶去一個跟你認知完全不一樣的地方。 那你的對,其實也會是錯的了。 這時候若還勉強推動變革,其實反而會讓自己變成阻擋前進的大石頭呢…

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