世界運行的原則都是相通的 (下)

世界運行的原則都是相通的 (下)

上周提到去數位內容學院聽了半場Aaron Parry對於動畫國際合作與資金管理的經驗分享。 他在座談會中講到作為一個製片(Producer),除了大家耳熟能詳的工作以外,還有一些軟性的工作包含「扮演律師」、「扮演輔導者」、「以及玩玩小政治遊戲」這些事情。

除此之外,下列這些也是他認為作為一個製片每日可能會需要參與的工作:
- Protect the film from the marketing (從市場面保護案子)
- Defend the Project from Studio and Director (從發行商與導演角度保護案子)
- Make copies and get coffee (幫忙影印與準備咖啡)

前面兩個保護案子的部分我想應該不是太難。 讀者只要有些許的專案經驗應該都可以理解,不同立場的人們、如市場端的人員、發行商、或是導演大都有自己的一些想法與訴求。 可是這些想法是否能帶給專案最大的利益?或許不是必然如此。 畢竟有些想法未必思考的夠周全、有些想法或許只會滿足一方的利益但確會造成其他參與者的反彈,這時候專案的負責人就得從整個案子的角度來全盤思考,而不讓任何一方的意見改變了原本議定的案子走向。

那這部分方法不一而足,可能是必須堅持某些底線,對人說NO、可能是必須拿出合約來做討論、也可能是前文提到的政治運作或是妥協交換。 這大概是必須Case by Case的來判斷,很難有甚麼一體適用的方法;但總而言之,做為專案的負責人,保護專案順利執行並達成「原本承諾的結果」,這是責無旁貸的。

 

而這篇事實上我比較想談一點的,其實是最後那一項:也就是「幫忙影印與準備咖啡」這件事情。

幫忙影印與準備咖啡這是一個製片、或是專案負責人常態要做的事情嗎?

很多人看到這裡可能會覺得好笑,也可能會覺得Aaron只是故意賣弄幽默,應該沒甚麼多好談的才是。 但對於這論點,我倒不覺得他完全是在講笑話。 因為這其實是一種很務實的工作態度;事實上,是要有不短的工作經驗才能體會到的核心精華。

我知道有些人,汲汲營營的努力想要能當主管。 因為他們會以為所謂「主管」就是可以動口不動手、可以下命令、可以指揮別人、自己卻可以閒閒的不做事;看起來好像威風凜凜、又好像輕鬆寫意。 有這樣的想法並不奇怪,因為在我自己當年有機會第一次當個小主管之前,我其實也一直這麼認為著的。 這點大概要怪我媽媽吧? 小時候她老是跟我這麼說:「你要好好用功念書,將來才能坐辦公桌吹冷氣工作。 你看,你爸爸就每天去辦公室看報紙坐一整天。」

那我老爸雖然是個單位中的主管,但因為他對於我媽這說法是從來沒辯解過甚麼,所以我小時候還真以為實情就是這樣。 後來長大才知道他是一方面有些工作上的機密、一方面也很懶惰多說甚麼(事實上我現在也發現越來越難跟別人解釋我都在幹嘛,不解釋有時候還真是不得已的選擇),所以回家後從來也不講自己工作上都在幹嘛。 加上媽媽又是全職的家庭主婦,所以也就以為在外面工作是如此簡單。

 

話題似乎有點扯遠了,但總之這真是完全大錯特錯的思維。 雖然很多主管因為時間多花在籌劃、謀略、調度、與整合,比較少執行一些第一線的工作,難免讓人有所錯覺的以為當主管好像就是不真正做事,而是在後面走來走去巡視並監督大家而已。 只是呢,若是以這樣的監督的心態來當主管或是當專案負責人的話、或自覺是高高在上的話,恐怕沒多久就會陷入困境並發現怎麼工作會越來越難推動。

那是因為主管真正的工作其實並不在於監督、更不能自以為是的高高在上。 監督只是多項工作的其中一部分,畢竟說到底監督這種工作哪有甚麼難的? 只要制度設計的好,任何人都可以來做。 若只是做這種事情,阿貓阿狗都可以來做了。 而現實上任何主管都有其困難處、往往每日壓力都很大,往往不是外人以為的輕鬆寫意。 尤其帶領專案進行的專案負責人更是辛苦。 他們跟常態部門的主管不同之處在於,案件多有時間與成本壓力,這已經是一大壓力。 而讓狀況更嚴重的,在於案子參與的團隊未必每次都是同樣的一群人,也因此隨時必須處理人的問題常常更是困難重重。

 

那到底主管「真正的職責」是甚麼呢?

我覺得責任其實在於「協助」團隊。

通常主管可能在技術上較為資深或經驗比較豐富,所以團隊在執行上有問題時,可以提供他的經驗、見解、或是建議。 透過這樣的指導,讓事情能夠運行在正確的軌跡上面。 但主管未必都是技術專家晉升而來,尤其越高層的主管距離第一線以及技術細節的認知越少。 他們可能是因為財務、行銷、業務、或是管理經驗而來帶領組織或是案子(就算原本是技術職,但是當長期忙於管理事務後,最終也會在技術上生疏的)。 也因此,他們或許沒辦法提供具體的技術支援,但當案子有困難了,案子內部沒辦法解決問題,做為一個主管還是必須要努力幫團隊找到奧援。 當大家繼續忙著手邊的事情時,他來幫忙在外部協調;或許是找尋其他的解法、或許是更好的技術人員,或是願意把權力下放讓真正的專業來決定。

甚至當案子有了問題,其他人想要插手介入並干涉團隊的做法,更高主管可能要專案增加人手、改變技術、業務團隊可能想要主導走向、別的案子想要拉走案子的資源或是人力,這時候,做為主管就得跳出來對別人說NO、得幫團隊擋住外界的壓力。

而平常的時候,則可能要幫忙團隊跟更高的高層爭取預算、爭取福利、防止不合理的要求。 甚至當大家都很忙的時候,也是要可以捲起袖子幫忙大家影印、搬東西、買便當、甚至泡咖啡。 這才是一個好的專案負責人或主管真正本質的工作:協助團隊、幫忙把案子可能的狀況排除、並主動(Proactively)察覺問題、並進而防患未燃。

所以泡咖啡與影印雖然可能有他幽默的部分在其中,但做為一個專案的負責人其實是要放下身段的,用一切的方法與能力來「協助」團隊,幫忙大家把事情做好。 承平時期就幫大家監看時程、監看進度,避免大家延遲或是超支;混亂時期要幫大家解決問題、找出奧援、阻擋外界壓力、促進團隊合作;忙亂時期則要照顧大家心情、關注大家的工作壓力、甚至幫忙大家做些泡咖啡等的小事情讓大家可以更專注在工作上。

所以誰說當主管是甚麼輕鬆的事情? 一點也不。 如果是抱持著作威作福或是認為可以完全不管事的當「監工」的話,那只會讓事情很難推動的呢。 但反之,如果能徹底的以「以案子為優先」、「為了案子成功而以服務大家」的心態來工作時,自然就能讓大家感受到一些價值,並進而願意配合且同心合作的吧!

 

PS
所以看著Aaron的簡報,我其實深受感動。 因為雖然他只是列出短短的幾個要點,確點出了多少的核心價值與重點;也從中可以看出他是很誠心也很無私的在分享著他的完整經驗呢。

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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1 則讀友回應

  1. Paul 2008-12-13 00:37:20 第 1 則

    管理管理,
    事實上許多人都會誤以為管理就是指使別人去做事,
    但管理的主要目的是為了讓專案得以順利進行,
    好羨慕可去參加座談會,
    但看了你的文章,
    也發現自己獲益良多,
    加油並給予感謝!

    • Joe Chang 2008-12-14 23:23:58

      是,確實如此。 管理者的責任在於排除問題。 幫忙組員排除不明確、恐怕才是要花最多力氣的管理工作。