培養你的軟性技能

培養你的軟性技能

台灣的組織型態其實很有意思。 雖然以專案為主的公司所佔比例其實滿高,可是PM的權力卻普遍不高。 很多公司雖然嘗試走矩陣式的結構,可是卻多是Weak Matrix。 以至於於PM就算獲得了認證、具備充分的管理技能,往往也沒有主導整個專案走向的能力(與權力)。

也因此,除了考試或是學習硬技能以外,我們通常也會建議我們客戶的PM們該試著多學一些「軟性技能」

可是學軟性技能,該學那些呢?

我們覺得該學的軟性技能大概有這幾項:

  • 談判能力
  • 需求管理的能力
  • 優先順序制定的能力
  • 簡報能力
  • 讓別人喜歡你的影響力

 

關於談判能力

PM無論對內對外,常有很多談判的機會。  可能是跟客戶談、跟其他部門的主管談、跟內部的工程師談、跟承包商外包商談、或是跟工廠談。 談判並不是理直氣壯就可以贏。 有時候就算理虧,透過合適的出牌方式、透過合宜的價值交換,你還是能讓自己或是自己的團隊獲益,或是最少讓自己不吃虧。 所以談判能力好的人,有時候就算處於劣勢,也有機會化險為夷!

 

關於需求管理的能力

大家都知道,專案的需求界定是否清楚將決定專案的成敗。 好的PM會平衡需求,並巧妙的控制利害關係人。 知道何時該跟利害關係人訪談、收集資料、甚至畫押確認。 尤其重要的,在於察覺變動的能力。 會議上客戶代表眉頭一皺,表示可能對目前產出不滿意。 會後可能就得趕快去打聽,搞清楚對方在想甚麼,有沒有可能變成日後的風險。

甚至當客戶提出變更的需求時,好的PM會評估、會跟客戶討論、甚至必要時得拒絕、或是討論加錢、或是做為新的合約內容。 可是失敗的PM會以為百般討好利害關係人才對,而拼命答應。 另一種失敗的PM則是擔心變更而對所有變更都拼命抗拒。 雖然看似保護了專案,可是有可能造成觀感不好,最終還是影響到專案成敗。 所以巧妙的控制與周旋,這確實也是一個重要的軟性技能。

 

關於優先順序制定的能力

專案的主要工作,通常會是透過排程來決定施作順序以及派工方式。 可是還會有一些管理工作,是PM必須要執行、可是很可能不會出現在Schedule上面的。 比方說利害關係人來要求進度資料、臨時特定狀況發生必須處理、風險排除的行動、有成員生病了不能上班、有人跟女朋友分手了情緒低落、甚至一些臨時主管招集的會議。

這些事情有可能同時發生,也可能同時都需要PM來處理。 可是時間畢竟有限,所以好的PM就得有能力抓大放小,優先處理重要的事情。 所以,一個優秀的PM,必定有個方式是每天來分辨自己手上有那些代辦事項,每項的優先順序又如何。 這樣才有辦法在複雜的環境中優雅的逐項釐清,並讓工作順利往前推動。

 

簡報能力

專案免不了需要跟利害關係人報告進展、解釋議題及處理方式、甚至說明產出物並尋求他們的認可。 換言之,除了把事情規劃好、讓事情正確發生、並把目標逐項做出來,好的PM還必須有能力把專案過程如同講故事一樣解釋給別人聽。 尤其產出物驗證的階段,利害關係人通常都會希望自己得到比原來議定更多的內容。 所以PM必須要能證明這產出物有符合利害關係人的需求,並能化解可能的追加渴望。

另一個需要簡報能力的時間,則是專案過程的進度會議。 老闆也好、利害關係人也好,有時候都會因為資訊不透明而擔心,甚至因此伸手到專案中做些調整。 所以一個好的PM,必須要能把這些狀況以別人能理解的方式說明。 利害關係人若能簡單的了解專案狀況,不對專案過程擔心,那PM就能獲得更大的自由,團隊也就能專案在目標的開發上了

 

讓別人喜歡你的影響力

另一個想當管理者該試著學習的軟技能,就是影響別人的魅力。 周圍一定有這樣的例子:有人很聰明、技術能力很強,很可能是整個部門最強的人。 可是他若當案子的領導者,卻很可能沒人願意與他共事。 可是另一個能力沒這麼強的人,卻大家都喜歡他,願意跟他一起工作甚至加班。 而這樣的特質,在小團隊工作時分別不明顯。 可是若專案規模很大時,你有一個別人都想親近你的魅力,對於最後目標的成敗就會有很大的影響。

雖然有人以為影響力是一種天生的才能,可是實際上透過訓練,還是可以改變別人看待我們的眼光以及態度。 所以試著提升自己這部分的能力,在長期的職涯發展上,絕對是利多於弊的!

 

小結

若想成為一個好的PM甚至高階主管,除了自己的技術能力、專案管理的知識、排程的技能、還有各類專案管理軟體的技巧外,也必須同時提升自己的軟性技能。

可是,也請大家別因此得出「會耍嘴皮是很重要的」結論。 從我的觀點而言,軟性技能並非只是耍嘴皮子,而是一種把舉證以及數據用一種更柔軟的方式呈現出來的方法

換句話說,軟技能的核心還是在於資料分析以及舉證。 所以PM還是應該要有一份好的Schedule規劃、以及累積歷史資料,然後把這些東西用別人可以理解且不會被冒犯的方式呈現出來,那你就很可能無往不利了。 就算是談判技能,也不是逞兇鬥狠或是辯論,背後還是需要妥善的準備以及能有策略地提出相關資料。

這也是為何軟性技能我留到現在才講,畢竟軟技能是錦上添花的東西。 若只是會耍嘴皮子而沒有實質底子,就算別人第一印象很喜歡自己,時間拉長後最後終究也是不成的。

有興趣的讀者,建議可以看一下我部落格的這篇文章:優秀經理人做的十件事情

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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