被溝通工具疲勞轟炸? 讓敏捷方法拯救你的團隊效能

被溝通工具疲勞轟炸? 讓敏捷方法拯救你的團隊效能

即便昨天加班加得很晚,小明今天還是得一早就爬下床,帶著尚未完全甦醒的身軀到公司去上班。

到了辦公室之後,打開 Email 信箱的瞬間,一、兩百封的 email 就陸續湧入了小明的收件匣!對於同時參與兩、三個專案的小明來說,這樣的情形早就已經見怪不怪,差不多都麻痺了

小明沒有太多時間可以抱怨,才剛消化掉幾封 email 而已,手機的 Line 訊息通知就開始斷斷續續、叮叮咚咚地響了。小明心想,八成是因為同事們也都到公司了,開始用 Line 在追殺自己了吧!

小明的思緒被迫中斷,也不自覺地就被 Line 牽著鼻子走,email 就自動地被擱置在一旁了。

好不容易處理完了一些 Line 訊息,一不小心又錯過了一個開會的時間。幸好有人打電話來催小明趕快去開會,不然小明還真的是忘了要開這個會議了!

會議是個冗長又無聊的大堆頭會議,跟小明也沒啥關係,偏偏那個專案經理就是要小明也一起到場備詢。這些菜鳥專案經理總是這樣,自己怕被老闆問到回答不了的問題而被狠 K,就老是非得 RD 一起去備詢不可!

小明實在是一點也不想參加這樣的會議,可是不去又怕被人說是不合群,更怕被這些專案經理在老闆面前告御狀,所以只好勉強帶著筆電去,繼續做著自己的事,至少這樣還能保有一點點的生產力!「奇怪了,寫給你的 email 都不看,老愛打電話來煩我,不然就是非要我列席這種鳥會議…」無奈的小明心裡一直這樣嘟嚷著。

 

Email 溝通工具的誤用與濫用

在有了 email 之後,好像大家用電話分機溝通的頻率就少得多了,同事彼此之間面對面討論事情的機會好像也變得比較少了!甚至是,那些還喜歡用分機或是直接找人開會討論事情的,就算時間都控制得宜,似乎還是會不太受人歡迎。這到底是為什麼?

很多時候明明是大家碰個面、畫畫白板,三兩下就能談完,又不會造成誤會,這樣好處多多的即時小會議,為什麼大家不愛用了?為什麼大家總喜歡在 email 上你一嘴、我一句地,回過來又回過去,結果造成同一主題的 email 討論串愈來愈長,而每個收件人都變成是這一大群 email 轟炸的受害者!

事實上,往往整個討論串當中,只有最後一封 email 才是最終有用的結論,而前面的十幾二十封的信件往返,通常都是無謂的、低效率的討論,甚至常常是已經偏離主題的討論

團隊合作的溝通之所以會發展成這個樣子,一個很可能的原因,大概是因為 email 上常會出現一些謬誤,而相關人等如果不出聲回應,就很容易被認定是默認了這些謬誤,因此這些相關人才會被迫也以 email 來回應澄清,認為這樣才能保障自己的權益!

其實,往往只要我們拿起話筒,跟對方談個一兩分鐘就能搞定,就能避免這種低效率的 email 討論串的,可奇怪的是,很多人就是不喜歡用電話,更不喜歡走幾步路去對方的座位隔間聊一下!

上述種種,其實還不是最糟的!

傳訊溝通工具的誤用與濫用

Line 和 Messenger 流行起來之後,很多人開始認為,用這些傳訊工具做溝通可以更直接、更快速,所以連 email 都懶得寫了!可是事實是,更多人的 Line 未讀訊息常常會處在 999 的狀態,這種後果可能比未讀 email 的情況還更嚴重!更何況,Line 上的訊息不僅很難能被好好組織起來跟催,更有過期之後就再也無法讀取的問題!

尤有甚者,你在休假或下班之後,是否還會繼續收到公務相關的 Line 訊息?你有膽不去看訊息是誰發的嗎(可能是你老闆喔)?訊息讀了之後敢不回覆嗎?「已讀不回」會不會讓你的優等考績也就從此「一去不回」?

有了 Line 之後,你還有真正無干擾的休假和下班的時間嗎?

甩掉複雜,回歸簡單

不知道上述的故事情境,有多少部分也在你的周遭發生過,或發生中?為什麼電子溝通工具愈來愈進步,人的工作效率卻是愈來愈退步,人的生活品質也是更每況愈下呢?有沒有一個既簡單又系統化的方法,可以讓這些惱人的問題少一些,甚至是完全消除掉呢?

故事中小明的工作環境是頗「複雜」的,而造成這些複雜的因素有「一個人同時參與多個專案」、「團隊人數眾多」、「溝通路徑過多」、「溝通方法與工具使用不當」等。

如果我們能把這些因素減少或排除掉一些,也許小明的工作環境就能變得簡單許多,整個團隊的工作效率也應該能被提升許多。

敏捷式團隊工作小技巧

在敏捷式團隊工作方法中,其實就有許多設計是在鼓勵「簡單(Simplicity)」這件事情。以下就是一些與簡單特質相關的建議做法(不僅限於此些):

1.敏捷式團隊中的每個人只專注在單一專案上,以去除在專案之間切換工作時的額外負擔(每次切換都得要重新複習、回憶上次中斷點的工作狀態)

2.敏捷式團隊鼓勵 5-9 人左右的小團隊,每個團隊成員只需與少數的其他成員做密集溝通,培養良好默契

3.敏捷式團隊因為人數少,成員之間的總溝通路徑就少(n(n-1)/2),訊息量自然也就少

4.敏捷式團隊只聚焦在當下的衝刺(Sprint),而且每輪衝刺都是固定的短週期(通常為 2 至 4 週之間擇一),只關注在這個衝刺週期內該完成的用戶故事

5.敏捷式團隊都在共同空間一起辦公,隨時可以用最原始卻最有效的面對面方式做溝通,根本就不需要頻繁使用其他電子溝通工具,(Email、Line、Messenger)。這樣一來,「寫者無心、看者有意」的訊息誤解讀機會就會極少,更不會有來來回回的大量垃圾訊息

6.敏捷式團隊在每個衝刺內,除了衝刺一開始所需的「衝刺規劃會議(Sprint Planning)」以及衝刺最後必需的「衝刺展示與審查會議(Demo and Review)」和「回顧與改進會議(Retrospective)」之外,只剩下一種每天在固定時間、固定地點、討論固定議程(過去一日進度、今日計畫、障礙)的15分鐘「站立會議(Daily Scrum)」。

由於這些會議的「固定」特質,團隊成員可以對開這些會的節奏感養成習慣。

因此,大家就再也不必費神去記住「什麼時候─得到哪裡去─跟誰─開什麼樣議程的會議」這樣的瑣事了!

 

電子溝通工具的出現與發達,雖然在某些方面的確提升了人們的溝通效率(例如,遠距溝通、記錄的留存/複製等),但是,如同上面小明的故事那樣,電子溝通工具的不當使用,也在更多的地方讓人們的溝通效率大幅地降低!

此外,人們在大量使用電子工具溝通的同時,其實也把大自然賦予我們最有效的面對面溝通工具給排擠弱化掉了,因此也導致了愈來愈多人開始變得不喜歡用面對面的方式溝通,我們面對面溝通的能力也就逐漸地退化了!

面對面溝通能讓許多團隊合作溝通上的誤會被立即消除澄清,因此可以減少許多工作上的複雜,這也就是為什麼敏捷式方法這麼鼓勵面對面溝通的重要原因之一。有句廣告詞說得好:「天然的尚好!(台語)」

敏捷式方法讓團隊合作的許多活動變得簡單了,因此,團隊的整體戰力也就能顯著而自然地被提升了。只要「凡事從簡」,就能「欲速則達」!

原文出處

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盧鄭麟 William Lu

盧老師曾任HTC軟體專案經理團隊主管,掌管上百個智慧型手機軟體專案(包含全球首款WiMAX 4G手機),總出貨量超過 1,500 萬支。亦曾於趨勢科技、友立資訊、華康科技、文生真空科技等企業擔任研發部門主管、產品經理,以及總經理室協理等職務,領導軟體研發團隊與管理專案之實務經歷超過20年。 盧老師在教學上善於利用遊戲化教學,將真實情境轉換為模擬個案,引導學員透過動手實作來學習管理知識。授課經驗包含兩岸多家知名企業,例如台達電子、華碩電腦、揚智科技(台北/上海/珠海)、久元電子、飛宏科技、宜鼎國際、精技電腦、震旦集團、南僑集團 (上海)、杏輝醫藥集團、新北市政府等。

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