Less is More:管理系統正確與時效的平衡

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時間是一個無情的篩子,唯有最精鍊的才會留存。

所謂的經典(Classic),不管是Burberry的Trench Coat或是Porsche的蛙眼大燈,都是在外型與功能上經得起考驗的設計,才能留存至今。時尚設計師都懂這道理,所以他們總是在經典之中尋找新的靈感。而這些經典的設計,往往使用方便而外型大方。我想Steve Jobs也會認同這點。

不過這概念一到了管理軟體這個領域,就常常往反向發展,真有點傷腦筋。

就拿我比較熟悉的專案管理軟體來說,我們的客戶10個有9個,都有種面對「399吃到飽」的狠勁。想說都花了錢買軟體和顧問服務,就該盡量把所有功能都派上用場,給他狠狠「撈本」。甚至還遇到一個客戶更絕:「顧問啊!這軟體有很多功能我們都用不到,你可不可以乾脆把他們鎖起來,然後算我們便宜一點?」不過還是有些客戶,非常難得,對於新功能異常謹慎,在流程和工具上極力要求精簡,好比台積電就是一例。

做這行難就難在這點。顧問真正的實力,就該展現在「化繁為簡」上,正所謂:Less is more!軟體是手段,而不是目的,真心覺得「畫甘特圖好過癮啊!」或是「出ERP傳票是我的興趣」的人應該很少吧(如果你是請儘速和本公司聯絡)!關鍵在於軟體能不能讓我們工作的更有效率,工具在使用上是否簡單方便。

怎麼會扯到這些?主要是想起上次去美國出差時,順便幫某間機構Review了一下他們的專案系統,並且被要求提供改善建議。這是個公家單位,他們建構了一套專案績效儀表板(Project Performance Dashboard)。簡單地說,就是每個月由各承包商回報進度成本等資訊,經過一系列的「處理流程」後,彙總並反應在web-based的網頁,稱作Project Dashboard。這個系統的目的,就是方便各級主管隨時掌握數個專案的現況,而在過往,每次想看專案的績效(通常也是被更大的老闆問起),都要特別製作人工報表,不但耗時費力,而且不同專案的報表格式和結算日常常對不在一起。

不過理想總是完美無暇喜洋洋,現實卻往往狗屁倒灶鬼打牆,即使美帝也不例外。

低頭一看桌上一疊疊的花花綠綠的表單是什麼?如果不是訂雞排珍奶的菜單(這辦公室習俗美國也有,不過是三明治和可樂),就是專案管理的報表了!有了Dashboard為什麼還要手動報表?有了老大為什麼還要小三?你說啊!

對方感受到我質疑的眼神,立刻了解我的疑問,便把原因娓娓道來:

原來是系統設計人員擔心承包上送上來的原始資料不正確,所以中間設立的層層關卡進行審核,過程往往需要一兩週的時間才能確定所有的專案資料正確,然後才能公布在專案儀表板上。壞就壞在,主管們往往等不及審核完畢,就迫切需要專案資料來開進度會議,這時候工程師只好人工校對,出一些臨時報表擋著先,這就是這些報表的由來。

既然需要我的意見,我也就不客氣了。我告訴系統負責人:這系統照這樣下去不要一年,就會Fail掉!我不認為這樣的設計經得起時間考驗,更別說成為「經典」了。

說到經典,汽車的儀表板就是一個例子。不論是搭小黃,或是高級跑車,你會發現汽車的儀表都大同小異。不外乎轉速表、速度表、油表、溫度表這幾個。因為這是經典,他們夠簡單,又剛好能提供足夠的資訊,這樣的設計便能通過時間的篩選並一直留存下來。汽車的速度表通常刻度較密,尺寸也比較大,但油表卻簡單的多,往往只有幾隔刻度和小小的尺寸。原因就是,駕駛對速度的精確度要求,遠比油表的要求高。對於速度表,駕駛需要知道目前實際的時速,來確保不會開太快或是開太慢。但油表,只要能回答「現在是否需要加油」就可以了,基本上是個YES/NO的問題。搞個大大的油表,顯示目前油量還有12.359公升完全沒有意義。

回到這「專案儀表板」的問題。專案的進度資訊通常不需要做到分毫不差的地步,因為「進度」這種東西多少帶有主觀的預估,原本就容許誤差。一個工作完成11%還是12%,剩下5天還是6天完成,往往不會影響管理決策,至少在本案例不會。但主管每個月都要跟上級匯報最進度,這是不能等的。要讓主管真正覺得這系統好用,唯有提供即時的資訊,否則很快他們就會發現,這系統一無用處,大家繼續用手動報表就好了。

果不其然,對方告訴我,很大比例的主管拿著臨時報表開完例會後,就不再瀏覽專案儀表板了。這個昂貴的系統就好像一位準備參加舞會的美女,求好心切而精心打扮,好不容易準備好卻發現舞會已經散場,整個白忙一場!

「那萬一資料真的不對怎麼辦?」對方說。

這的確是個問題,但也不是無解。我的建議是,在專案資料旁設置一個核取方塊,如果這個案子已經通過完整的QA檢核,系統自動打勾(或顯示已確認),如果是尚未驗證的原始資料,就留白(或顯示待確認)。讓使用儀表板的主管自己會去判斷資料的可靠度。正如我之前提的,專案的進度資訊通常不需要十分精密,有點小誤差多半沒差,若真有離譜的錯誤,主管多半有能力辨認出來。唯有這樣,才能把人的需求和系統的功能連結起來,這樣的系統才能活的長久。

在攝影界有句話很有道理:好的作品不是來自好的相機,而是來自相機後面那顆腦袋。我為客戶進行產品介紹時,常被問到你們的軟體可不可以做這個,可不可以做那個,尤其針對一些聽起來酷炫的功能,像是「實獲值」、「自動通知」這類。我都會反問他們,你要「實獲值」是為了什麼管理目的?對方反倒說不清楚。要使用任何方法論或是管理工具,都要先想想到底要管理什麼?需要什麼樣的資訊?才來了解產品。真正買了產品,或是選擇了方法論之後,也該試著在「正確性」與「時效性」上面達成一個平衡。專案儀表板和汽車儀表板在這方面其實是一樣的東西。

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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