考上PMP後的下一步(1) - 不要在此停滯

考上PMP後的下一步

這篇是2011年我替專案管理雜誌寫的專欄文。 因為最近又有幾個網友在問類似的問題,所以在此貼出,希望能提供大家一些幫助。

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最近有個網友來問我職涯上碰到的煩惱。

她在兩年前去補了PMP,直到最近才終於去考了試,而且也順利的考上了。

不過呢,她的煩惱才剛開始。 考上後,她把這「好消息」馬上回去告訴自己的主管。 不過主管聽了,只是點點頭,不置可否。 既沒把她Promote成大PM,也沒有在薪水上意思意思的做些調整。 所以她透過部落格的信箱,寫信來問我她的下一步該怎麼辦。


我個人一直覺得,這兩年來,台灣產業界的氛圍有些改變了。 這改變可能不限於PMP這個證照上;而是普遍性的,對於所有證照資方似乎都開始抱持一個跟過去不太一樣的立場了。


過去五年間,尤其在大學裡面,大家覺得畢業前多獲取些證照是就業的保證。 但這幾年在過度證照導向的教學風氣下,證照變成人人都有的一個「必需品」。 甚至過去代表專業身分的證照,也慢慢有點變成汽車駕照一般。

在PMP已經破萬的今日而言,台灣擁有PMP的人數,搞不好比實際在做PM的人都還來的多了。 在這樣的狀態下,確實很難期待主管會因為考上PMP而感到興奮。 甚至很多主管可能還覺得,「這不是做PM本來就該有的東西嗎?」

PMP變得普及,那是否表示,專案經理就再也沒有辦法簡單的從群體中脫穎而出了呢?

我倒覺得,那也不至於這麼悲觀。 PMP能考上,終究還是一件不錯的事情。 最少能證明自己具備了書本上的知識,也學習到一個跟其他專案專業人士溝通的共通語言。 但如果我們還能多做一些事情,把這些書本上的東西活用,倒還是有辦法讓老闆刮目相看的! 畢竟大家應該也不否認,周遭一定有很多PMP只是為考試而考試;他們考上後,其實不能、也不會活用。 如果你能比這些人多一些努力,你還是有辦法在群體中展露頭角的。

當然,我不敢說現實上所有老闆都100%跟我想法一模一樣,但最少我自己曾經以PMO主管的角度帶過PM,加上多年的顧問經驗跟很多管理階層聊過,我分析下來,大家對於一個好的PM倒是有幾點可稱為「共識」的特質及技能。

當然,有些人是天生有這些特質,所以較容易出頭。 但我自己分析發現,這些特質並非不能後天習得;所以就算是一開始沒有的人,還是可以透過學習與模仿來獲得。 所以,若你是真心想把專案做好並在公司裡成為高階PM的朋友,那我很建議你能在拿到PMP後,更進一步的培養自己下面幾項特質:

1. 看到大局 凡事多想一些

大局指的是要從目前工作的更上一層來看問題。

小PM要以大PM的角度看問題;負責一整個案子的,則也應該要從更高階老闆經營與管理的立場來看待專案狀況。 這在很多技術出身、尤其是資深工程師轉任PM的身上常常會忽略掉。 會執著於某些技術議題,而忽略了有時候解決問題的方法並非純粹是技術解。 會自己花很多時間鑽研技術,甚至自己下去當執行者,而忽略了PM其實是要站遠一些幫忙看整個專案大局 - 客戶關係、政治斡旋、談判、退讓、甚至管理手段,都是能讓專案順利的方法。

這也是為何我自己培養專案經理時,最重要的是要求他們學習「利害關係人」的管理。 了解主要利害關係人的政治力量與期待,往往就能化風險為無形。 專案很多問題,往往在一開始談需求、簽合約、提供計畫時就埋下了。 如果一個PM沒有受過在這階段看出問題的訓練時,後端所有解決能力其實都只是救火。 救火就事倍功半啦,往往投入力量甚鉅,卻效果不彰。 所以最好是能在一開始掌握全局,正確調度,這才是一個好PM該有的關鍵能力。

2. 提供全貌 提早預警

風險管理是我跟任何主管聊天時,他們一致會希望部屬(以及PM)能做到的事情。 可是他們所謂的「風險管理」,可不是寫寫風險清單、填填分數這類事務性的事情。 而是專案經理是否有辦法提早看到專案進展的問題,並告訴主管預防上的建議。 也就是我第一段寫到的看到大局。 而看到大局還不夠,還要能提出對應的策略與預警來。 這對大部份的老闆而言,才是管理的價值!

像我自己帶領PM時,我就很在意專案經理是否有個能看到全貌的專案進度資訊。 比方說一個完整的Schedule。 一份定期更新的Schedule最少能讓PM看到幾個問題。 比方說要徑的變異、資源衝突、資源不足、潛在Delay、可能的超支、以及範疇潛變(或正式變更)的影響。

透過排程看到全貌

以上圖為例,藍線是進度線。 而左邊藍色部分是歷史、是目前已經完成的工作。 右邊綠色部分則是接下來要發生的工作,紅色桿子則是要徑。 所有桿子下方的黃色細桿子則是Baseline。 在這架構下,PM將可以看到原始Baseline比對於目前進度的差異。 每週進度對於里程碑的影響可以立刻發現,並能藉此做What-if分析。 像是如何調整資源,如何排解衝突、哪些工作該加班、哪些工作需要追加資源、哪些部分一定要盡快驗收等,都可以在這全貌的模擬器上分析。

3 .論述有所依據

如果PM能看到全貌,並知道專案接下來哪裡有問題,也有一個具體的模擬器。 他的改善方案就能聚焦、也能真正解決問題,更能把對資源用在對的事情上。

此外,這在跟主管、客戶、甚至組員談判時也都能有談判空間。 舉例而言,你要組員沒天沒夜的加班,大家會反彈。 但若PM能看出來哪幾個工作非得加班才能完成,哪幾個工作還有彈性時,就有談判的籌碼了。 就可以說「大家幫忙加班這個在要徑上,且已經Delay的工作,其他工作先緩緩還OK」。 若不是每天都在加班,只有一兩人有影響時,自然怨言能降低。 也自然也增加別人能聚焦協助的點。

論述有依據,這在跟老闆討價還價時也有幫助。 常常很多PM會抱怨要不到對的資源。 但若你能有所本,具體指出你需要怎麼樣等級的人、在甚麼時間段、做甚麼事情,自然能增加你的論述基礎。

更值得大家注意的是。 爭取資源往往沒有絕對答案,往往是一個相對問題。 如果相較於你公司的其它PM,你能客觀公正的告訴大家為何某個資源該優先給你的專案,而別人卻說不出所以然時,你自然更能讓大家刮目相看。

4.不斷成長 問題不再重複

PMBOK提到的Organizational Asset,其實是我們可以最先從自己做起的東西。 雖然公司未必很有制度,也未必有人在集中管理這類知識面的東西。 但若我們自己硬碟空間有個區域,能把常態的專案工作的管理資料集中存放,那也就意味我們下次做專案時,管理工作能越來越精良。

比方說,工作包拆解與分工的方式,就是個該每次專案結束後自己重新思考的問題。 工期預估與人力工時的歷史紀錄,也是一個例子。 可能的風險以及解決方案,也該慢慢累積。 外包商的資料、主要利害關係人的需求與性格、標準工作流程,都是我們可以逐步完善的事項。

專案絕非不能規劃的。 就算是需求不具體的案子(如研發),也還是有很多管理上的前置工作,或是管理上的標準流程是對案子進行是有幫助的。 但你若不去想、不去累積,那自然專案就一直在救火。 但以我多年的顧問經驗顯示,沒有一種專案類型是不能透過管理手段提升勝率的,只在於怎麼做、重點在哪、以及當事人要不要踏出那第一步。

5. 正面思考 但不要樂觀主義

正面思考表示對於工作、環境、以及人性抱持正面的看法。 相信問題終究能解決,也不斷有想去解決的動力。 有正面態度的人,不單單只是在問題發生時,急忙招集大家把問題解決掉;更進一步,他會在問題解決後,反問自己:如果再來一次,我事先能做甚麼,讓這問題不再發生?

這態度往往是一個好PM與壞PM的關鍵差異。

因為唯有態度正面,人才會不斷成長,也才會在職涯上不斷有所突破。 我自己的觀察顯示,能在一個組織上不斷往上爬的,都是這種能看得遠、想的多,不斷逼自己進步的。 如果只是讓自己扮演一個聽命辦事者,那通常最後很難變成大PM或甚至是更高階的主管。 因為高階主管必須制定策略性的議題,要根據更多的假設與可能事先防範。 如果只是被動的因應問題,那升遷恐怕就會受阻了!

此外,要強調的是,正面思考並不表示鼓勵大家過份樂觀。 若假設專案會順利、都不會發生問題,通常就是毀滅的開始。 PM必須是那個老想最壞狀況的人,並盡量把可以做的事情都先做。 也唯有這樣,才能真正的降低失敗率。

結論

以上是我會建議,所有獲得PMP的朋友們,該繼續自勉的五大點。

但我也相信,當大家看到這哩,有人必然會問說:「Joe你把事情講得太簡單,實際上這些沒辦法這麼輕易做到啊」。

我同意,這五大項是需要時間的歷練,也需要你繼續學習更多的管理知識與技能。 以目前專案管理整體的進展而言,PMP慢慢變成一個PM工作的入場券了,就如同開車上路取得的駕照一般。 但若我們要繼續參加高速賽車的比賽(也就是在職涯上領先別人),我建議大家還需要學習更多的東西。

別忘了,PMI在整個制度設計上,有個所謂Renew的制度。 要你三年內,繼續充實自己,取得60點的PDU。 這也表示,它們並不認為取得證照就表示你達到巔峰,反而表示你只是踏到專業上的一個起點。 而這起點,就是繼續深化知識,並讓自己能了解更多實務上的技巧與方法。 學習,是往那邊的重要關鍵!

但到底該學哪些東西呢? 可以參考專案管理雜誌我在後續專欄中的建議,這些文章也將在12月集結成免費的電子書供大家下載。 等書製作完畢時,會再讓大家知道。 當然,若要更有系統的學習,也歡迎參考我們部落格上的課程。 : )

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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3 則讀友回應

  1. Little AB 2014-02-04 20:30:17 第 3 則

    請問文章中提到的電子書已經可以下載了嗎?
    Thanks!
    Alice

    • Bryan Yao 2014-02-05 12:38:59

      已經上架了,有好幾個網路書城都有開放下載,請看這段介紹短片:
      http://www.youtube.com/watch?v=OqDBhVAZ7YQ

  2. Edward Chung, PMP 2013-12-23 17:29:02 第 2 則

    謝謝你的分享,我也感到疑惑,辛苦考到了PMP,然後呢?我也會朝著這五點努力!

  3. AQS 2013-11-19 22:57:34 第 1 則


    只剩不到400
    就達800萬人次了!

    看來
    百萬部落格格主, ㄎㄨㄞˋ要改名叫
    千萬部落格格主了