怎麼樣才能建立專案經理的專業感?

怎麼樣才能建立專案經理的專業感?

前兩週,我去參加專案管理協會台灣分會的20週年紀念活動。在台上時,聽眾提了一個問題。他說:「Joe,到底怎麼樣才能建立專案經理的專業感。」
 
這其實是一個我常被問到的問題。因為對很多專案經理而言,尤其是技術職轉上的專案經理,常常都有很深的焦慮感。因為過去擔任技術職時,會有個感知上很扎實的一技在身,面對別人往往也能拿出技術文獻或是量化數據來佐證。但當了專案經理,聽起來雖然是升職了,但心態上卻感覺虛了很多。因為當管理職,必然會開始接觸一些過去不懂的技術(尤其當專案變得龐大且複雜時,專案經理一定會有幾塊的技術不清楚),再加上「大部分時間都只是靠一張嘴去協調」,做久了不免自我懷疑:長久以往,到底該以何服人?
 
我那天的回答大概是這樣的。
 
我說,其實管理職跟技術職並沒有什麼太大的差異。大家來上班,老闆不外乎期待你要就是能「解決問題」,要就能「創造價值」。解決問題不難理解,以技術職而言,比方說設備壞了,你能修好就是解決問題。客訴產品有問題,你能找出問題在哪,提供解決方案,這也是解決問題。老闆問你哪種技術便宜,你能快速講出兩種技術的差異以及價格的影響,這也是解決方案。
 
其實在管理職上,概念也是一樣。專案進度有問題,你去協調協商,這是解決問題。專案內部團隊吵得不可開交,你去排解勸架,這是解決問題。
 
只是大部分的新手專案經理,都只是讓自己被動的解決問題。時程有問題、趕快去協調;客戶有抱怨、趕快去協調;工程師說有技術問題、趕快去了解然後又是協調;客戶提出新需求、一樣還是趕快去協調 (可能協調客戶不要改;或是協調RD加班硬接下來)。
 
只是啊,當你持續做著這樣的事情,挫折感會很深。畢竟老是被動救火,久了總會覺得自己的工作中怎麼盡是鳥事?而且也會隱約感覺大家都不太配合自己。這種日子長期過下來,一定很沒成就感。而且被動救火,也很難展現自己的存在價值。因為就算你能十件協調八件,還是會失敗兩件。也因此,老闆看你整天很忙、焦頭爛額,還是不免出包。所以這樣的專案經理,會顧慮自己的職涯不夠扎實,這完全可以理解!
 
我在很多文章中,或是在課程中都強調過:專案經理本身其實是有專業的。而這專業的展現,其實是透過「主動管理」的知識與技能來「創造價值」。
 
 
簡單的講,專案之所以叫做專案,就是非常規,大部分時候都充滿高度的不確定。開發一個新產品,既然是「新」,就是沒做過;辦一個行銷活動,也總有各式過程中不可控的意外;甚至接案型的專案,明明有合約有時限,也要面對客戶有各種改變心意的可能。
 
企業主,也就是你的老闆,他們通常都不喜歡不確定性;更何況是高度的不確定性。也因此,你如果對現況的掌握越清楚,越能回答他可能出現的疑問;或是你越能比他先看到後面的風險,甚至預先提出解決方案,你就會變成組織中受倚重的對象。這很類似我們小時候看三國演義的感覺。你看,在書中諸葛孔明每次都料敵先機,所有方案都預先準備好了。一兩次戰役後,劉備以及整個蜀國諸將對他佩服得五體投地,高度信任他的專業判斷,最後只要遇事不決,就找孔明。
 
專案經理若能做到這樣,那當然是職位穩當。
 
你說:「三國演義是小說啊,現實怎麼可能做到?」
 
老實說,現實比小說還更容易做到。古代打仗,兵不厭詐,真有各種稀奇古怪的狀況會發生。小說主角真能料敵先機?我認為很困難。但你在公司上班,老闆想問的問題,會完全想像不到嗎?

以我多年的經驗而言,不外乎就是這麼幾個:
「專案要做多久?花多少錢?預期效益?可能風險?誰會負責哪些工作?投入多少工時?」

進階一點的問題怎可能是:「最近有個案子的工作需要人,誰有空可以協助?客戶提了個變更,這會增加哪些工作?分別要做多久?影響多大?多花多少錢?誰能做?該不該答應?」

或者

「最近有個客戶的需求,跟我們一直秘密研發的產品吻合,這產品有沒有機會提早上市?若要趕工提早,會有什麼代價?誰能加入團隊幫忙?」

再不然,碰到上線的產品有Bug需要有人檢測,老闆吆喝的問道:「現在誰可以從既有專案抽調出來?會不影響既有專案?影響多大?我們還有什麼選擇?」
 
你看,這些問題都不難想像吧?
 
也因此,一個有能力的PM,就是隨時準備好回應這些問題的PM。你手上有正確的計畫(無論是我們基礎課程教的簡化版Big Table;或是進階的動態排程工具),你就能快速的面對變動、分析影響、找出突破口。而視覺化你的規畫後,每當面對老闆的提問,你甚至能主動示警,讓老闆防患於未然。而且我上課時也有Demo,你過程中做的所有協調與努力,都可以輕易讓老闆聽懂與看懂。甚至更可以因此建立起團隊(其他利害關係人)對你的安心感。
 
而手上有正確的地圖,也就是PM最扎實的管理訓練。
 
基礎的就是我們《專案管理一日特訓班》中教的Big Table,讓你看得比團隊遠,可是又能把現況輕易解釋出來。進階的就是《動態排程基礎》或是《動態排程進階》中講授的動態排程技能。讓你把專案的人、事、時、地、物、錢,轉成可以任意轉換角度的模型。無論碰到任何變動或是進度變化,都能讓你比別人更早看到未來的狀況。老闆上面的任何問題你也都能回答。這才是最扎實,也最不可取代的價值。
 
也有人問我:「那考個證照如何?」
 
我的答案每次都是這樣:「商業的環境中,能力其實還是優於證照的」。你想想,假設你雖然沒有證照,但是你每次都能回答老闆提出的各類管理問題。你覺得老闆會不會信任你?會不會重用你?但反過,假設另一個人。老闆問的這些問題,他老是瞠目結舌、一個都答不出來。但是他說:「老闆,你問的問題我都不知道啦。可是......我有PMP的喔!」
 
你是老闆,你喜歡誰?
 

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