【專案管理書摘】想辨別需求的優先度?你可以善用「利害關係人分析矩陣」

【專案管理書摘】想辨別需求的優先度?你可以善用「利害關係人分析矩陣」

【為什麼我們選這篇文章給你?】

過去十年間,大環境變化飛快,在許多工作都被自動化設備與機器人取代的新世界裡,專案已經成為基本的創造價值模式。不過,在利害關係人這項目的重要性,卻越來越高,因為無法以AI或機器替代,再加上人多嘴雜,很容易不受控,常成為風險來源。若有未被察覺的利害關係人,以及未被察覺的期待,都可以造成你工作的追加、造成潛在的延遲、或成本提升、進而阻礙你的成果,甚至導致徹底的失敗。

要找出利害關係人並不難,分別出他們的需求優先程度才是難事。我該怎樣處理?我們特別選了素有「專案管理思想家」之稱的尼托‧羅德里格茲的一篇文章,其中提到了一個簡單的方法「利害關係人分析矩陣」來處理需求優先的問題。


現在的專案經理也必須扮演專案領導人的角色,尤其是那些比較複雜的跨部門專案,需要從組織各個單位或部門取得資源,改變舊有的現況。事實上,我們可以這麼說:最優秀的專案經理是領導人,是企業家,也是專案的執行長。

成功的專案經理,還需要具備其他的技巧,包括:

  • 了解專案的策略與商業層面
  • 影響並說服所有層級的利害關係人
  • 領導一個矩陣型組織
  • 創造一支由一群個別工作者組成的高績效團隊
  • 提供反饋並激勵專案團隊
  • 監督專案工作的進展

另一個要考慮的層面,是專案人員的配置。專案需要人來執行,確保組織有具備適當的技能、專長與經驗的人員可以執行專案,是管理高層的基本職責。

除了是否具備所需的人力資源,專案團隊的投入程度是另一個重要的層面。想評估專案的健康狀況,有個快速且容易的方法,那就是請專案經理回答下列兩個問題:

  1. 你投入多少時間在這項專案上?
  2. 你對這項專案的成功有多大的信念?

這兩個問題最理想的回答應該是100%,而且這將提高專案成功的可能性。不過,專案經理通常不會完全投入在單一專案上,因此,視專案而定,50%仍然可以接受,但是低於50%會使專案失敗的可能提高,因為這代表專案的監督與管理可能相當薄弱。

如果專案缺乏堅定的信念,這種心態將快速蔓延到整個團隊。當信念與士氣明顯下滑時,專案發起人應該要介入,藉著修正行動或換掉專案經理來重振信心。

利害關係人是受到專案影響、參與專案或是和專案成果有關連的個人與團體(單位、組織等)。通常,專案的規模越大,涉及的利害關係人越多,越需要在溝通與變革管理活動方面下工夫。

多數人需要安穩才能感到安心自在,然而許多專案會改變現況,因此,總是遭遇抗拒和阻擋,尤其是那些明顯將改革組織的專案。抗拒專案的人越多,專案越難成功;抗拒專案的人權力越大,專案越難成功。專案世界有句名言:「如果你的專案失敗,一定有人非常開心,請找出這些人,了解為什麼。」

另一方面,找出權力或影響力最大的利害關係人,說服他們相信專案對組織的價值,將有助於推進專案,或是爭取高階主管支持陷入掙扎的專案。

清楚辨識重要的利害關係人,可以幫助專案團隊了解利害關係人的需求,以及在這項專案中的利益。任何專案中遭遇的阻力太強,很可能是執行專案的理由不夠清楚,為了打造說服力,專案的理由必須處理受到專案影響的人與團體的需求。

利害關係人分析矩陣(Stakeholder Analysis Matrix):這個矩陣最常用來衡量受到專案影響的人或專案參與者的利害關係。為了達到專案的目的,需要盡可能處理他們的需求。與專案風險評估會議不同,利害關係人分析會議不應該召 集一大群相關人士,而是必須維持小群體的會議,因為有些討論可能相當敏感。

利害關係人的初步評估,通常是由專案領導人和發起人在專案的準備階段進行。辨識出重要的利害關係人之後,要根據兩個層面對每一組利害關係人進行分類,第一個層面是利害關係人和專案或專案成果的利害相關程度,第二個層面是利害關係人對專案的影響力(正面與負面影響),這個層面通常和個人或團體在組織中的權力有關。第三個層面是使用不同的顏色分別標示各組利害關係人目前對這項專案的態度。

 

本文選自天下文化的《專案管理革命》

傑克‧納普(Jake Knapp)、 約翰‧澤拉斯基(John Zeratsky)/著;洪世民/譯

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