掌握工作的第一項工具 - WBS初探

人家說期望越大失望也越大。

帕布颱風在禮拜三的中午離開了台灣,而緊接而來的梧提颱風也因結構鬆散只帶來降雨,結果兩場都沒能放到颱風假。 搥胸頓足恐怕不足以描述很多人心裡的失落。 明明連續幾天在我回家路上把我淋得滿身狼狽,沒想到卻不願意回饋一些「甜頭」。

好吧,這雖然很讓人扼腕。 但是小時候課本總教我們說,大好青年應該要放眼未來。 所以雖然這次沒有颱風假,但夏天方長下次總還有機會。 而颱風假閒在家裡一整天也不是辦法,所以不如一起來想想放假該準備些甚麼好了? 好,好,就算你們都沒我這麼頹廢,為了天災事先準備總也不是壞事吧?

所以為求下次颱風過境時我們大家都能過得愉快,何不一起來列個清單呢?

剎那間我的腦海出現了下面的東西…

1. 可樂
2. 洋芋片
3. 爆米花
4. 棉被
5. 電視
6. Wii

列個這樣的東西沒很複雜吧? 可以用Word打字;可以用桌面那黃黃的3M便利貼寫了貼在家裡冰箱上;或像是平時去超市買菜時寫在便條紙上如鬼畫符的購物清單也OK。 這東西雖然看起來平淡無奇。 但只需要用過一次你就會發現,有這樣個清單在手,馬上進可攻退可守,就算想要做電話簿般的詳細規劃都可以藉此開始!

這怎麼說呢?

舉例來說,如上面清單的第六項 - Wii。 目前我家裡是還沒有,但如果為了「颱風夜的歡愉」而要特別弄一台回來的話。 那我恐怕得要為此執行些事情。

比方說:

颱風夜的歡愉,WBS

而a-e這些事情可都要花費些時間,所以如果再加工一下會變成下表:
颱風夜的歡愉 工作清單與工期

意思是說,買Wii這整件事情大概要花我2個半小時左右。 其他項目也可以這樣列出「若要取得物品或成果所需做的工作」並估算時間。 所以….從這不起眼的清單起步,可以因此發展成一份Schedule

OK,那除了時間的花費以外,搭捷運去地下街要25元。 買Wii大概要8500,回來要25元。 我們也可以列出要取得第六項Wii這件事情所需花的錢:
颱風夜的歡愉 成本

所以由清單開始發展,又可以慢慢變成一份『預算表』

再來,如果把這清單拿去給家人看。

老爸可能會罵你:「這是甚麼爛規劃!!」

「你這小孩子,到底腦筋裡在想甚麼?」

「怎麼不想想颱風夜可能會停電啊!」

「停電要是家裡只有Wii,那大家不是無聊死了! 也該準備幾台NDS或 PSP吧…」

這叫『腦力激盪」

附帶一提,決定要加買NDS或PSP則叫做『風險回應』。 所以有這清單後,也就可以用來作『團隊溝通』、以及『風險管理』

那在全家繼續的腦力激盪下,這清單可能變成: 
腦力激盪後的清單

但這樣順序列出的清單內容太多,以致於有些混亂,可以再做些整理與規劃。

所以改一改可能變成:
民生必需品
1. 泡麵
2. 手電筒
3. 蠟燭

娛樂品
4. 可樂
5. 洋芋片
6. 爆米花
7. 棉被
8. 電視
9. Wii
10. DVD
11. NDSL*5

這樣分類後,再加上之前對每項物品準備起來所需的Schedule以及預算,我們可以藉此分析民生必需品這整個大類準備起來要多少錢(及多少時間),非民生必需品準備起來又要多少錢(或多少時間)。 如果我們有預算困難(或時間不足)時,哪些物品可以先犧牲。(比方如果預算不足時,只買NDS不買Wii可以省多少錢?) 所以,這樣的清單又搖身一變成為『決策分析』的基礎架構。

那除了上面那樣分類,其實也可以改成這樣的分類:

超級市場
可樂
洋芋片
爆米花
手電筒
蠟燭
泡麵

台北地下街
Wii
DVD
NDSL*5

已經有的
棉被
電視

改成這樣的架構區分後,我可以分派工作讓弟弟妹妹去完成。 比方說列在超市下的東西都請妹妹去買,台北地下街的物品則讓弟弟負責張羅。 很神奇的,這清單又變成『責任分派』或是『採購發包』的起點。

而當大家開始按照分配的事項開始做事後。 逐漸有東西買回來。 清單一勾選、一一記錄花費的時間、記錄花的錢,馬上有個比較的工具。 所以,這也是『進度追蹤與管控』的基礎。

甚至颱風過完了,大家回頭檢討這清單的東西到底準備的充分不充分。 原本大家以為準備的充分的不得了。 可是好死不死碰到停水,家裡偏偏只有十幾箱可樂,解渴勉強還不是問題,可是碰到要洗澡時倒就讓人尷尬了。 所以下次水是不是也應該也要加入清單呢? 這樣在經過幾次颱風後,你就將擁有一個完美的「颱風假應具備物品之清單」。 也因此,這樣不起眼的清單甚至還是『知識管理』的起點…..

人家說板凳是七武器之首。 可是恐怕沒想到清單這東西居然可以是Schedule、Cost、溝通、風險管理、決策分析/議定、權責劃分、採購發包、進度追蹤、以及知識管理的基礎。 實在太了不起了!! 而這東西,可不是我隨便唬爛的。 它在專案管理實務上有個名字,叫做WBS;英文全名叫做Work Breakdown Structure,中文則翻譯成「工作分解結構」。 在美國專案管理學會(PMI)的定義中WBS是用以organizes and defines the total scope of the project. (組織以及定義整個專案的範疇);亦可說是專案範疇管理(Scope Management)之基本架構。

這是甚麼意思呢? 意思是說,如果你在執行專案前,WBS能夠正確定義,表示你至少掌握了這個專案所有該完成的產出。 但反之WBS如果製作不出來,專案也就很難成功。 因為如果你無法定義案子的範疇,表示你無法掌握到底要做甚麼;如果無法掌握要做甚麼,那又如何能做出甚麼呢?

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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8 則讀友回應

  1. PUPU 2015-05-05 13:23:56 第 8 則

    太謝謝你了
    最近正開始學習
    真的謝謝

  2. willly 2012-10-24 11:34:59 第 7 則

    怎感覺 WBS 同等於專案?
    WBS是在專案之下嗎?

    • Joe Chang 2012-10-24 14:44:06

      WBS是專案的交付產出物
      是專案的一部分
      WBS加起來後會等於專案

  3. Howard 2010-07-25 10:27:04 第 6 則

    版主真的好厲害,
    用這個例子便把生硬的教材應用在生活當中!!

    • Joe Chang 2010-07-25 21:20:58

      知識本來就是取自於生活經驗,所以最終也要能應用在日常生活之中才有意義啊 :D

  4. Harry 2010-05-27 17:02:30 第 5 則

    很不錯延伸想法!^^ 獲益良多!

  5. Mars.Lin 2009-06-03 14:03:32 第 4 則

    令人驚訝的描述方式!
    一直以來,其實都在追求簡單易懂的說法,您的描述方法真切的讓人感受到了用著簡單、易懂、生活化的東西,來說明了幾個專有名詞、或是一個連串的觀念~
    很佩服作者描寫這篇文章的功力,也感謝用簡單的描述讓大家(加上我)可以真正的初探WBS..
    雖然,我只是路過的@@~~但~真的寫的很好~~真的!!! 

    • Joe Chang 2009-06-04 11:17:39

      謝謝你的支持,希望你有空可以繼續多來拜訪 :D