What to Change? (Part 3) ─ 遞延效應的影響

上回談到專案規劃時期估算任務期程的邏輯。在普遍認為「任務準時完成=專案準時完成」的管理思維下,任務的執行者會將安全時間估在自己的任務時間裡,以確保達成對任務里程碑的承諾。其實不只是執行者如此,專案經理在嚐到幾次專案不準時的苦頭後,也開始會再把安全時間塞進專案時程裡。但說實在的,假設一個專案可以拆解成幾十個甚至幾百個任務,真正有技術難度或容易遇到困難的任務其實不到一半。這麼說來,在每個任務都放置安全時間的情況下,專案可以穩穩當當地執行完成的機率應該要比實際來得高才是。……………是嗎?

今天來看看專案時程究竟出了什麼問題,造成精心安排那麼多的安全時間都失靈了。

下面舉一個很簡單的網路圖為例:
專案一 

專案一有三個任務,A任務執行完成才能執行B任務,B任務執行完才能執行C任務。括號中的數字代表任務的執行時間,因此規劃時期這個小專案的週期為14天。相信大家都已經知道A→B或B→C之間的前後關係就是「任務相依性」。

專案一的情況單純,因此執行階段只要有任何一個任務提前或延後完成,都會直接造成交期提早或延後。

專案一有變動時


可惜,現實環境中的專案通常複雜度都比較高,因此我們把「任務整合性」放進來,再看另一個網路圖:

專案二

專案二也有三個任務,規劃時這個專案週期是10天。除了A→C及B→C之間的任務相依性以外,A任務和B任務要同時執行完成才能執行C任務,後者便是任務整合性,或稱作「匯入相依」。

假設在執行階段,只有B任務遇到了不確定性因素而延遲了3天,那麼不管A任務是準時或提早,我們會看到這樣的執行結果:

專案二的變化

很明顯地,在B任務無法完成之前,C任務只能等待,一個單一任務造成整體專案的週期延遲3天,而A任務提早的那兩天就這樣白白浪費了。上述這樣的情況,我們稱之為「遞延效應」。也就是任何任務的準時或提早對專案起不了正面的作用,而任務的延遲卻會造成後續任務時間往後加乘遞延。

還有一個問題,現有規劃方法很容易忽略掉任務的另一個屬性,那就是資源相依性。舉專案三為例:

專案三

很明顯地,在B任務無法完成之前,C任務只能等待,一個單一任務造成整體專案的週期延遲3天,而A任務提早的那兩天就這樣白白浪費了。上述這樣的情況,我們稱之為「遞延效應」。也就是任何任務的準時或提早對專案起不了正面的作用,而任務的延遲卻會造成後續任務時間往後加乘遞延。

還有一個問題,現有規劃方法很容易忽略掉任務的另一個屬性,那就是資源相依性。舉專案三為例:

專案三 分派資源後

其中,C任務和E任務是由同一個黃色資源所執行。此時,資源相依性所造成的影響是這樣:

專案三 資源相依狀況

第一個情況是執行階段B任務提早2天完成,然而受限於黃色資源正在執行E任務而無法接手做C任務,浪費了提早的那兩天。第二個情況,黃色資源在執行E任務時遇到不確定性因素而延遲3天,立即會受到衝擊的,便是也需要黃色資源執行的C任務,此時C任務同時受到B任務的任務相依性以及E任務的資源相依性影響,而專案三的週期亦因而延遲。“提早得不到好處,延遲會往後加乘”,遞延效應再度發威。

若在規劃時期未考量資源,還可能出現下列的情況:

專案四

將資源納入專案四的網路圖以後可以看到,B和E任務因同時需要用到黃色資源而面臨資源衝突,無可避免的,執行階段黃色資源將會同時拿到B和E任務。記得我們在之前文章提到的不良多工現象嗎?不論黃色資源是陷入不良多工而在B和E任務之間切換,或是弄錯執行順序而先執行E才執行B,這種未把資源考量進來就決定專案交期的規劃方法,等於是預埋了未來會Delay的伏筆。

另外,資源相依性還會出現在跨專案的情境:

跨專案的資源相依

上圖中,專案五的E任務和專案六的C任務都需要用到黃色資源,以時間來看,專案五的E任務會先執行,完成後黃色資源便得接手執行專案六的C任務。看出危險性了嗎?只要E任務無法準時,衝擊到的是專案六的要徑及交期,專案之間的互相影響不言可喻。

以上舉的網路圖都是非常單純的情境,相信真實組織中的專案遠比這些例子複雜,可想而知,任務相依和資源相依所造成的遞延效應也遠比這些例子的影響大。

不過,這裡所舉的例子是以專案經理很確實地在專案初期規劃“完整”的網路圖為前提。據我了解,很多公司雖然有專業的專案管理軟體,然而用Excel畫的Gannt Chart還是大家的最愛。不可否認,Gannt Chart在向高層主管做大範圍的進度報告時,是很好用的工具,但缺乏任務關聯的設定和資源分派的功能,所做出來的專案時程可信度自然打了很大的折扣。而少數使用專案管理軟體規劃出來的網路圖,一樣不盡完整,總會在一堆任務關聯性之中,發現幾個不知為何斷掉關聯的任務,像個孤島般立在眾多任務中。而真正在規劃時期就指定資源的網路圖,也是少之又少,更別提規劃時期專案跟專案之間沒有互相討論的多專案規劃機制。若以這樣的網路圖當作基礎來排程,要怎麼涵蓋專案中所有的任務相依性和資源相依性?而執行階段又如何依照這樣的規劃來進行控管?

在充斥著不確定性因素的專案環境裡,任務期程會有變異是可預期的,也因此我們為任務估了把握度90~95%的安全時間,希望專案能因此受到保護。然而,目前大家慣用的專案時程規劃方法,讓任務之間的安全時間無法互相支援,對於遞延效應造成的影響就像等著挨打。這是安全時間不夠用的原因之一。

今天講了一長串,為了各位的眼睛著想,造成安全時間消失的其他原因,下回再聊吧!

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Mia Chang

台灣少數有協助過公司組織導入關鍵鍊的顧問

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