What to Change? (Part 2) ─ 任務時間的估算

Odds in life

上回有個朋友閒聊時問我:你從家裡到公司上班的路程需要多少時間?

記得那次只是憑感覺估算一下:嗯… 大概15分鐘左右吧!

這裡指的“大概”,是依每天上班的經驗得來,所以是個平均之後的結果。也就是說,車況順的時候,也許10分鐘就可以飊到公司樓下,有的時候需要花個20幾分鐘,路況差的時候也許更久。反正只是閒聊,以可能性最高的時間來抓平均值最能表達我每天的上班狀況。

可是,如果估的這個時間會跟我個人績效扯上關係時,那又是另外一回事了。

有一回公司邀請了一位自巴西前來交流的顧問,為了確保Workshop準時開始,老闆規定所有人隔天早上不得晚於八點抵達公司,主管事先警告過:稍有遲到,年度考績等著瞧。各位猜猜,我會提早多久出門?15分鐘嗎?別開玩笑了~

腦中回想了一些例外狀況:不久前曾碰上什麼政治活動,沿途交通管制,直到幾輛長型黑頭車陸續開過後才恢復正常,這一耽擱,花了30多分鐘才到公司。還有,每回天氣只要有不穩定的趨勢,便可以體驗什麼叫交通大亂,主幹道塞得像大型停車場,最誇張的那次因為下雨道路積水,足足花了50分鐘才遠遠地看到公司的招牌。誰知道明天會是哪一種情況?嗯,為了有個好年過,至少提前個45分左右,確保明天不會發生任何問題。

同樣是估同一段路程的時間,結果差很多,是吧?

今天想跟大家談談專案規劃期間會有的現況,那就是任務期程的估算邏輯。當然,我了解專案所面臨的環境和上述的情況大不相同,然而估算任務期程的心路歷程,我猜不會差別太大。由於大部分的專案屬性都是高度不確定性的,所以一般來說,專案任務期程的統計分佈是呈現偏態:
B分佈

以上圖簡單舉例來說,該圖的中位數若是10天,表示根據以往做專案的經驗,該任務在正常情況下可以在10天以內完成(50%的機率在10天以內),換句話說,有些異常順利的情形下可以7天、甚至5天內完成,有時候卻需要12天,甚至遇過重大問題解決不來時會拉長到20幾天以上,不確定性愈高,統計圖的右邊拖的尾巴愈長。

如果專案經理在接到了新的專案後,規劃初期需要執行者協助估任務期程,而你是執行這個任務的專案成員,你會估5天?7天?10天?12天?還是更多?

如果蒐集這個資訊只是拿來當作評估任務可能需要的週期時間,通常中位數或平均值最符合實際的狀態。然而,以我目前所接觸到的組織來看,幾乎所有專案初期預估出來的任務期程都被設定為任務里程碑,也就是說,大家把專案能否準時完成直接與任務能不能準時完成劃上等號。所以在專案執行過程中,為了確保專案準時完成,便得將任務控制在原先預估的天數之內,如果有延遲的可能,專案成員有責任要採取各種行動將任務進度追上。而個人在專案中的績效表現,任務的準時完成度也是指標之一。換句話說,專案初期預估的任務期程某種程度上已經變成專案成員許下的承諾。試想,若明知不確定性高,又沒辦法保證自己接到任務時可以專注完成該任務,在任務準時度成為Review個人績效基準的情況下,專案成員以保守的預估值來提高預測可靠度的心理傾向也就不難理解。

因此,專案成員在預估任務天數時,這個預估值被當作承諾的程度便是重要的影響因素。再加上前一篇文章提過,大部分專案組織都有不良多工的情況,為了確保自己有更多機會在預定的時間內完成,即便不會拿狀況最差的經驗值,至少也會估個讓自己有90~95%把握度的時間。這一段介於最可能發生(50%)到最有把握度(90~95%)之間的時間,其實便是我們所謂的安全時間。

估安全時間是為了保護專案,這個認知通常是大家心照不宣的。當專案中所有人都有這樣的保護行為時,代表幾乎所有任務都會估適量或過多的安全時間,當然,這裡頭還包括了一些心理戰:主管想縮短專案週期,所以壓縮任務期程,成員有了幾次經驗,早就把會被壓縮的空間給隱藏起來。最終達到的共識,所保留的安全時間照理來說還是足以保護專案可能發生的不確定性。

衝突圖2

不過,據這幾年求證的結果顯示,即便如此大部分組織的專案準時完成率仍舊不高,難道是安全時間估得不夠多嗎?還是這些安全時間消失不見了?

我想留待下一篇再來聊造成安全時間不夠用的問題。不知道大家在做專案規劃時,都怎麼估算任務和專案週期的呢?

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Mia Chang

台灣少數有協助過公司組織導入關鍵鍊的顧問

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