我的美國之旅 - 紐約市環保署

不知道大家有沒有類似的感覺,越是靠近自己的事務,因為身在其中,反而很難跟旁人說個明白。記得去看變形金剛第一集,我坐第二排,從頭到尾人影晃動,不知誰打誰,只記得Megan Fox修車那段(所以第二集又去看了)。自從06年加入紐約市環保署(NYCDEP,簡稱DEP)這個案子,就覺得這是個難得的經驗,一定要留下紀錄。但轉眼快三年,一直沒有靜下來寫篇文章。實在是因為有種不知從何說起的感覺。

既然這樣,還是先看看統計資料,有個大概的輪廓:

紐約市人口800萬,大約是台北市,台中市加高雄市的總和。我的客戶:紐約市環保署,最重要的業務,就是提供全市用水,以及污水處理。一個都市要有乾淨的水,需要有足夠的水庫,水壩,輸水隧道,水淨化廠,以及連接用戶端的輸水管路。而都市污水排放要合格,不致污染河川和海洋,則需要有完整的污水下水道系統,以及污水處理廠。這些建設不少和紐約200多年的歷史一樣老舊。像是紐約的第一條輸水隧道是1917年就建成的。為了讓這些設施持續運作,需要許多工程專案來達成。依據最新的統計,DEP目前有70個左右的大型計畫(Program)正在進行,共包含250個專案。以每個專案平均4個工程合約估算,約有1000個合約同時在執行,總金額高達85億美金(2800億台幣)。另外還有170億美金的預算用於未來10年的新建工程。這些龐大的數字,讓DEP號稱是全球最大管理水的機構。

我剛加入專案時,看到這些資料,就很好奇這樣多且龐大的專案,以美國這樣號稱專案管理發源地的國家,如何有效管理。(這是我放棄低薪來美國的原因)。後來親自跟客戶共事,有更多的了解,才發現他們幾乎沒有所謂的專案管理制度。NYCDEP的專案經理,基本上並不對專案的績效負責。預定3年的專案,花了5年完成不算誇張,而預算的超支,往往是以百萬美金起跳。總之,時間不夠,就申請延期。錢不夠用,就追加預算。難怪我的薪水快30%都拿去繳稅!

專案績效問題由來已久,直到近年才受到重視,我認為一方面是美國整體財政的惡化,州或是市級政府口袋沒以前那麼深,只好想辦法把洞補一補。另一方面,NYCDEP新的領導階層上台,看到這些積弊,覺得是該好好整頓的時候了(不然一旦爆了,帳全算在自己頭上)。但受制於官僚文化的包袱,想藉由外界的力量來進行改變。基於這些理由,NYCDEP決定聘請顧問公司來協助他們解決問題。我的公司(MWH Global, Inc.)在評選過程中勝出,拿下了第一階段的合約。當時是2006年年初。

事實上從2006年至今(2009年7月),NYCDEP將整個專案管理改進計畫,分為四階段進行:

第一階段(2006中-2007初):組織診斷,找出問題點(Pain Points)與並提供改進建議(Recommendations)

第二階段(2007初-2008中):針對問題,提出流程設計(Process Mapping),準則(Guidelines)與範本(Templates)

第三階段(2008中-2010):標準流程導入(SOP Implementation)以及資訊系統開發(PMIS Development)

DEP就好比一個曾經叱吒球場的明星球員,但積弱已久,希望透過醫生的協助來恢復健康,甚至重回戰場。我們整個計畫切割成三個階段:第一階段,醫生先分析病人的情況,找出病因,並且提供治療建議。第二階段,針對病症,調配處方,並且量身訂作訓練計畫。第三階段,從旁協助病人運用處方,以及執行訓練計畫。

除了第一年的組織診斷僅有4-6位顧問投入外,其餘階段顧問團隊大約15-20人左右。這樣的陣仗,既使在顧問服務業發達的美國來說,也算是玩很大的。我本身是在第一階段快結束時加入團隊,當時一方面協助完成期末的報告,一方面準備第二階段的競標(三個階段合約是獨立的,依法需公開招標)。當時只覺得氣氛合諧中帶有緊張,我還記得副計畫經理是位很有氣質的英國姊姊,每次事情交辦下來,我問她這件事何時要完成,她總是一邊微笑但面露凶光地說:Yesterday!

另外一件印象深刻的事,是有次剛進公司,就看到一個灰髮老爹默默地坐在我的位子上收發email,大家都忙,也沒什麼人理他。我當時因為要趕進度,就有點不耐煩(後來證明是活得不耐煩!)站在他旁邊,暗示他把位子還給我。他也很客氣地道歉讓座。幾分鐘後我才知道這位老爹原來是我們公司的總裁,後來還是董事長!在員工7千多人,全球170個分公司的跨國企業,總裁怎麼會坐到我的位子上?以當時紐約分公司僅有20人不到的規模,可見大頭們對這個案子的重視。(後來他又有一次借坐我的位子,我遠遠看到,就很孬地默默拿東西去影印。)

這三年來,我大部分的時間和精力都與這個計畫為伍,其中的回憶有美好,也有無奈。這三年,週遭有六位同事步入紅毯,其中一對還是辦公室情侶。四個小寶寶誕生。一位客戶心臟病發提前退休,還有幾位同事不幸被解職。這一切總總,對我來說就像是哈利波特進了霍格華茲學院一樣。其中有文化衝擊,異國友情,也讓我對專案管理的魔法又多一層體認。

後續我會跟大家報告第一年組織診斷工作,我們到底替客戶做了些什麼,以及到底有哪些重大的發現。敬請期待。

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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