管理藝術(九)之 避免發散、一切都跟收斂有關

我自己總覺得,專案管理的概念跟人生很多事情其實是都能連成一塊的。 或許判斷與決策這類事情沒辦法具體量化、也沒辦法變成數據與公式,但若這些概念的核心精神能掌握的好,人就比較容易在各方面成功。

比方說,「收斂」這觀念就是其中之一。

收斂其實比較是個數學上的用字,指的是資料聚合還有集中的現象,英文的用字是Convergence這個字。 若拿到人生或是專案的情境來形容時,我自己的定義是這樣的:在「看似」很多選擇的情境下,去蕪存菁、框架出真正可用的選擇,以便走往想去的方向。 換言之,有時候造成我們混亂不是因為選擇太少,而是因為選擇太多。 甚麼都想要、甚麼都不想放時,往往就會讓我們矛盾、困惑、混亂、或是無所適從。 就像一部甚麼都放了一點的小說一樣,最後只會變成誇張無聊的三流小說。

專案與人生在這方面是一樣的。 從眾多選擇中篩選出真正有價值的,那才能引領我們到「對的路上」。

比方說,我最近在部落格就寫過一個例子,寫的是人如何能簡單篩選出真正適合用心交往的對象。 這其實是我那天看UP時想到的。 當看到Carl懷念Ellie,並想著一輩子那個都沒能成行去找Paradise Fall的夢想時,我真是感動。 感動之餘,就在心裡嘀咕說,如果哪天我也早死了,到底有沒有人也會這樣想幫我完成夢想呢? 這一嘀咕才發現,自己雖然認識一些女孩子,平常吃吃喝喝聊聊天或許都很快樂,但是若說到要會「自發性」的想幫我執行遺願,恐怕就不是人人都會做得到的。 如果還多列幾個條件下來,名單上剩下的可能只有少數幾人啦。

這其實就是一種收斂。

把原來看似無窮大的選擇,透過有邏輯的思考,讓自己的選擇越來越清晰,方向越來越明確。 換言之,你先確立自己到底要去哪裡? 「訂出目標」,然後就能縮小範圍、畫出界線的讓自己專注於對的事情上。

專案管理其實是類似的概念。 或該說,我自己覺得所謂專案管理的最關鍵目的,其實也就是要不斷的收斂。 無論是規則、流程、方法、手段或是控制活動的目的,其實就是要讓「不確定的東西越來越確定」。

專案管理中有個特別的字眼,叫做Progresive elaboration,其實就是類似的意思。 Progressive Elaboration指的是,在專案的過程中,需求會越來越明確,方向也會越來越清晰;每走一步,就會多一些規畫、也會多知道一些東西。 換句話說,專案經理用各種技術、流程、規畫、方法的目的,就是要讓路周圍的燈慢慢亮起來。 讓大家看到這條路最後能走到哪裡,並引領大家不要走偏的直到終點。

講起來很輕描淡寫,也或許有人覺得是老生常談。 但我得說,這做起來其實是非常、非常、非常辛苦,也非常需要藝術手腕的一件事。

因為除非你對於要做的事情已經極度的了然於胸,所有暗礁、漩渦、陷阱避著眼睛都知道在哪裡,否則你要不斷的往前想、不斷的爭取前置時間。 能想得越遠越好,能越早把風險排除掉越好;而且,你還得在萬一真出現問題時,保持轉圜的空間與可能性。 換句話說,一方面你要想得遠、要防患於未然;另一方面,萬一火燒起來時,你還得能要從容的有資源來滅火。

這是很辛苦,也很吃力的一件事情。

因為你的團隊成員未必了解這樣的概念,也不懂幹嘛你老在問三個月後才要執行的事情。 但有經驗的專案經理很清楚,若三個月要開始的東西現在還沒規劃,那事到臨頭要不就是加班加到哭,不然就是事情爛到爆。 而且最慘的是,這都不是別人的責任。 不管別人有沒有想到、別人有沒有提早反應,你自己若沒意識到那些是問題時,只要事情發生了,就一定會影響到專案進度。 就算到時候能指責別人;但專案延遲造成的傷害,還是自己得去背負。

所以如何的逐步收斂,就成為是否能順利帶好一個案子的關鍵思維。

最重要的起點,當然是要清楚目標。 如果連目標都摸不透,眾說紛紜下,案子上的眾人自然無法整合成一致向前的力量。 就像前面選交往對象的例子一樣,當你手邊有一堆人名時,你自己先要清楚是要選個人生伴侶、選個短期交往對象、還是只是偶爾約約會吃吃飯的一般朋友? 這若沒定義好,那後面開出的選擇條件很可能也就是錯的了。 像若是要找人生伴侶,那對方是否會在意自己想去Paradise Fall的遺願或許是重要條件;但若你只是一時無聊要找個人周末陪你吃飯看電影,那就不需要開這種規格的條件了吧?

那當目標確定了,自然就是開始釐清你的各項需求。 比方說確定是要找終身伴侶,那對方會在意你的遺願可能是第一條件,或許後面還會有幾個第二、第三條件,比方說能否長期生活、有沒有相同的價值觀、經濟能力等等都可能。 這樣你就逐漸的把範圍縮小,並避免太多選擇可能造成的困擾與迷惑。 若不這樣,你可能會覺得每個對象好像都有優點缺點、每個都愛不釋手,那就不能把心思放在真正重要的事物上了。

再來,還需要做「利害關係人」(Stakeholders)的訪談。 找出來所有可能影響這件事成敗的相關人等,並搞清楚他們的需要或是憂慮是甚麼。 若是找終生伴侶時,父母的意見恐怕就也很重要。 若不搞清楚,等到結婚前才像武俠小說那樣被父母反對說:「木婉清? 那是你妹妹啊!」 那不就糟糕啦? (笑)

最後,則是要讓自己隨時保持「可以停損」的狀況。 你可以認識人的第一個晚上就跑去賭城結婚;但也可以一步一步認識清楚了,才慢慢跟對方越來越接近。 這樣就算陸續發現這人有甚麼不對勁之處,也還有機會可以轉身逃走。

這部分在人生的範例中很容易想像,我就不再多舉例。 我講講專案的狀態吧。 專案的狀態在此停損這議題上常就比較複雜。 但我一般會從製作流程的「階段切割」來著手。 意思是說,專案雖然可能很複雜,但有沒有辦法把風險最小但做了後可以能更清楚輪廓的事情拿來先做呢? 這也是為何軟體業近年來開始流行Agile的做法。 這方法就是希望能盡快有個東西拿出來討論,盡快讓客戶還有開發團隊能「確定範疇」,並控制住客戶的想像力。 換句話說,這方法重點的重點也在於收斂,也是要越來越壓縮需求的自由度。

再舉個例子,像很多重大工程,其實不會一下子就開始動工。 甚至也別說一開始就動工,常常一開始連「細部設計」都不會進行。 為何呢? 因為你要進行細部設計,你就得知道地面及地質狀況。 若是像高鐵這種橫跨整個台灣的案子,光沿線的測量、還有地質鑽探若都做過一遍的話,這甚至不是幾百萬可以搞定的。

那與其做完一遍這些探勘,然後把計畫送去立法院後,大家還又吵吵鬧鬧的討論路線到底要走哪裡,甚至被立法委員指著鼻子詢問說為何不這樣、為何不那樣走。 案子的負責人,很可能會先做個「可行性研究」的分析。 比方說,蓋高鐵的經濟效益如何、路線對於鄉政的發展影響為何、水土環境影響、河流沖刷影響等等,等這些都分析過一遍。 紙上談兵的東西送去相關部會提案通過了,才開始做細部規劃。 (注意,只是規畫,還不是設計喔。 這也是為何重大工程往往從起頭到真的能落實都是數年以上。)

這樣萬一有甚麼變故,也還可以停損。 而且停損這件事情並不是停了就算了,而是要事前想清楚。 以便在萬一要停損時,損失要能降到最低。 所以呢,先從要不要蓋、再來談路線怎麼走、停幾個站、用甚麼系統,然後才來規劃、才來鑽探、才來設計。 這就是一種逐步收斂的做事方法,並讓萬一要停損時,損失能降到最低。 若是小型的案子,其實也是類似的精神。 開始前負責人要先切割出可以明確被控制的階段,盡量早些談清楚各階段的重點。 這樣一來避免越做需求越多,二來也避免萬一失敗時會賠掉一切。

所以簡單的結論。 做個專案其實就像牧羊一樣。

當你要帶領幾萬隻的羊群,你不可能拉、也不可能推、也不可能靠一己之力拉扯調整。 你唯一能做的,就是用牧羊犬試著圍住羊群,定義出一個往前行的範圍(Boundry),並在過程中,不斷的確保沒有羊走出這圓圈之外。

這其實就是我本篇所談的收斂。 隨著專案進行,這圓圈應該越來越小,你的Boundry應該越來越清晰可見。 越小,表示事情越被控制,也表示越可能成功。 但若你的案子,羊群越跑越擴散。 雖然看似方向好像還是對的,但是大家已經不走在一塊了。 越擴散,你需要越多的牧羊犬圈住大家。 備多力分下,也就越難避免不會有羊走到圈子外。 就像個出了問題的案子,一開始似乎是個小疏漏,但若沒能收斂回來,洞就會越來越大。

所以,收斂是核心的一切啊!

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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1 則讀友回應

  1. 小戴 2009-12-11 16:05:59 第 1 則

    好的PM會「收斂」、不好的PM只能任由專案「發散」...