孔雀與專案經理

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「孔雀」會讓你想到什麼?孔雀開屏還是孔雀餅乾?不管想到什麼,應該不會跟「專案經理」扯上邊吧!最近在一個國外的部落格看到一篇專訪,題目就是「孔雀與專案經理」。專訪的對象是University of Southern Queensland(澳洲南昆士蘭大學)的一位管理學教授Jonathan Whitty(叫他小白好了)。他有時會在PMI的Project Management Journal發表文章,談的多半是專案管理中組織文化的議題。這次他以「進化論」的觀點來探討專案經理的生存之道。訪談雖然是英文,但他說話還挺清楚的,大家不妨自己聽聽看。

Youtube連結

 

內容一開始引述的經濟學人的一篇文章,提到一個矛盾的現象,就是既然這麼多企業很認真的地進行管理專案(我想有些國家例外啦!),但每年仍有那麼多的專案延誤與超支。針對這個現象,小白老師做了一個假設:有沒有可能,當今這些專案管理的方法和工具,他們主要的價值並不只是在促使專案如期如預算完成,真正重要的功能是,讓使用它們的專案經理,可以在企業的競爭中存活下來?

很難懂對不對,而且到底跟孔雀有啥關係?別急,大教授解釋事情都要慢慢來的,而且還告訴你要從達爾文的「物種原始」這本書講起,也就是我們熟知的進化論。

根據進化論,當今生存在地球上的物種,都是經過一連串競爭的最終勝利者(失敗者將無法順利繁衍後代而逐漸消失)。這競爭的壓力來自於「天擇」和「人擇」。比方說地表最高速的獵豹,能生存下來的秘密武器就是他們的速度,擁有速度才能補獵到也同樣會跑的羚羊,所以經年累月下來,腿短又慢吞吞品種的只好回家吃自己,能繁衍下來的獵豹速度都很快(同理,羚羊也是),這等於是大自然的一種篩選過程(天擇)。

「人擇」的例子更常見。早上在美而美點一份「培根蛋+中冰奶」,食材是來自農場的豬、雞、和乳牛(不過現在的奶茶好像沒有奶喔?)。這些人為飼養的家畜家禽其實和遠古的野豬、野雞、和野牛早已大不相同。特別會長肉的豬種,很會下蛋的雞,和產乳量高的牛,基於人類的需求被大量繁衍,牠們的基因被一代代地留存下來。

至於孔雀,也是個演化的例子,動物學家發現,公孔雀華麗的尾羽,不但會消耗很多養分,甚至也造成行動的阻礙,但為什麼一直留存至今?主要目的就是吸引異性。求偶季節時公孔雀華麗的開屏,會吸引母孔雀的注意力,漂亮的羽毛也「暗示著這隻公孔雀擁有強健的身體」,很適合一起繁衍後代。

所以「孔雀的尾羽」、「獵豹的速度」便成為這些物種勝出的關鍵。這讓我們想到,在企業環境中是否也存在類似「孔雀尾羽」,讓掌握該項特長的PM形成某種相對優勢,或者「暗示」了PM的某種能力,藉以獲得「主管」以及「客戶」(母孔雀)的青睞,而持續被委以重任?

小白教授事實上進行過一些訪談和研究(Project Management Artefacts and the Emotions They Evoke),結果顯示,在組織中發展較順利的專案經理,普遍地會掌握一些工具,例如專案金三角(Iron Triangle)、PMBOK架構等,而其中最普遍的一項優勢,竟然是甘特圖(Gantt Chart)的使用!(甘特圖不熟的可以參考這一篇:如何製作甘特圖

根據小白的說法,甘特圖清楚呈現了專案的現況,而對現況的掌握正是以主管和客戶為主的利害關係人所需要的。試想一下:有兩位PM各自的專案都遇到了麻煩,他們同時敲了老闆辦公室的門,想要跟老闆討論。老闆5分鐘前才在電話裡被董事長修理,5分鐘後財金記者要來訪談得陪笑臉,下午得陪大客戶揮竿吃飯,PM進門的同時小三又傳來「今晚不陪我你就死定了」的簡訊,總之老闆比牛仔還忙,這時PM甲拿出甘特圖,簡單提示哪幾裡出問題,補上一句「老闆您有空可以慢慢看」;而PM乙卻是口沫橫飛講了一堆,老闆越聽越不耐,搞不好還撩下一句:「你是怎麼管專案的!」。假設這兩位PM在各方面都旗鼓相當,但在這個情境下,因為溝通的方式不同,使得善用甘特圖的PM甲較容易取得優勢。

上述情境,是我用誇張的方式杜撰的,但在小白教授的研究裡,還真的引述了一位受訪者說過的話:It’s the Gantt charts that keeps my managers out of my office so I can get on with my work.(甘特圖讓我可以把專案經理們擋在門外,讓我可以專心處理自己的事)。事實上,這裡所說的甘特圖,可以廣義解釋為任何簡單明瞭的溝通工具,讓參與專案的人對狀況可以一目了然,簡單的說就是讓上面的人「安心」給下面的人「信心」。事實上,專案的成敗常常受到大環境的影響,真實世界裡未必真的以專案是否超支延遲來決定專案經理的適任性,反倒是PM能否透過溝通取得老闆和團隊信任才是重點。就像是「孔雀尾羽」的重點不在其「實用性」,而在博取「好感度」!

此外,就如華麗的羽毛暗示了健康的身體,善用甘特圖(或其他類似工具)的PM,無形中也「暗示」了他是一個有組織、有規劃的優質PM,在職場中較容易獲得青睞而出線,跟進化論理的「人擇」的道理是一樣的。

訪談結尾,小白教授也提到市面上不少畫甘特圖的工具(也就是排程軟體),會不斷加入新功能,他認為這些新功能也就代表了「主管」或是「客戶」對專案資訊的期待。假設企業也上演著一齣「進化論」的遊戲,那麼了解這些期待,也等於了解了「演化規則」,專案經理只要順勢而為,就有較大機會勝出。這點我個人非常認同,一直以來我和Joe總建議想學專案管理的人去找一套軟體玩到熟練,主要目的就是借此了解實務上專案管理到底要管什麼,這會比把整本PMBOK背起來都還要有用100倍!這也是我們設計了排程實務課程的初衷。

好,結論。如果這篇標題改為「甘特圖是PM的生存關鍵」應該會很有爭議,事實上我自己也不完全認同。畢竟這份研究是以歐美國家的專案環境出發,如果以亞洲為基準做調查,不見得會得出「甘特圖」這麼明確武斷的答案。但我覺得小白老師是以一個特別的觀點(物競天擇,適者生存),試著找出專案經理在企業中的「生存優勢」。如果你正好擔任PM這個角色,或許你該想想,你的「孔雀尾羽」是什麼?

 

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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23 則讀友回應

  1. summer 2012-10-04 19:42:23 第 23 則

    再多爆些料好了...
    其實肥蝦是我們店裡的圍事,B董與J董都是我們的常客VIP...

    • Bryan Yao 2012-10-05 18:45:08

      有沒有人知道,是怎麼討論到這裡來的,這...這甚麼鬼啊~

  2. Gee 2012-10-04 14:05:16 第 22 則

    >可是要是碰巧遇到以前對你有恩的客戶那就尷尬了~
    我想客戶會比較尷尬,通常都是買比賣的人尷尬~~:P

    • Bryan Yao 2012-10-05 18:48:17

      這個領域我比較少接觸,所以不太清楚。Gee妳要不要多分享一點,讓我們長點見識?

  3. Gee 2012-10-04 13:56:09 第 21 則

    就算有了PMP,
    其實只是一個擁有PMP執照的林森北路小姐~~!! :p

    • Bryan Yao 2012-10-05 18:46:51

      說到這個,「就是那個Chris」其實也是一位擁有職業大貨車駕照的軟體工程師~

  4. summer 2012-10-04 00:06:31 第 20 則

    我本來是林森北路的小姐,
    考了PMP之後,我成了會"排程"的當紅小姐...

    • Bryan Yao 2012-10-04 13:52:02

      summer兄,謝謝分享,但你其實不需要跟大家交代「妳」的過去的!

  5. Gee 2011-07-01 10:04:24 第 19 則

    >「我本來是林森北路的小姐,考了PMP之後,我成了PM」

    MAYBE PM可以是一個從良的選擇?!

    但有聽到昨晚肥蝦哥的言論之後,可能會再放棄PM去下海~ :P

    • Bryan Yao 2012-10-04 13:54:11

      可是要是碰巧遇到以前對你有恩的客戶那就尷尬了~