2-6, Scheduling 是為了未來,而非過去...

你真的理解排程是甚麼意思嗎? 為何要做呢? 這篇是關於CPM的核心概念....

Catherine在MSN上跟Eric說明為何Excel不是一個好的規劃工具。 也談到若不用Excel又該如何透過專門的規劃工具來節省時間。 Eric發現一個新的契機,也理解原來有更好的規劃做法。 反思之餘,他約了Catherine到會議室做進一步的討論…


小會議室是在二樓茶水間旁邊的一個小空間。 這會議室當時是怎麼規劃的現在恐怕已經不可考了,但在公司裡這間會議室的實際使用率卻始終非常的低。 一來是因為容納人數只能勉強塞進四個人。 而更糟的事情是,單獨一張小圓桌的配置在實際上不太好用。 而裡頭也因為空間狹小沒有白板又與牆壁的距離很近無法投影,人數少時或是會談的內容很輕鬆時,大家多選擇外面跟廠商會面用的開放空間;而人數多或是會談內容很複雜時,大家又傾向選擇辦公區後面的幾個大間會議室。 但也因為這原因,這間會議室倒變成是個非常安靜的場所,也幾乎可以確定這時間不會有其他人在使用。 

來到小會議室時,Catherine發現Eric還正在設定電腦。 Eric不知道哪裡弄來了兩台Notebook,正試著把網路線連結上來並等待開機中。 她先跟Eric打了招呼,然後把手上的一疊書放在桌上、有點尷尬的選了個旁邊的位置坐了下來。

坐下來也不知道要說甚麼,方才在MSN上雖然兩人聊得愉快又自在,但實際又面對面時,Catherine還是覺得有不太自在。 她只好東張西望的想要讓自己想出些甚麼可以說的東西。 可惜,公司會議室非常的事務性、牆面空白不說、連個畫或是時鐘之類的東西都不存在。 所以看了一圈會議室,她還是沒想出來要用甚麼東西當開場白。

也還好Eric只是埋首設定電腦,全然沒注意到Catherine的尷尬。 Eric邊試著登入專案管理系統,邊順口提出他剛剛心裡的疑問:「你剛剛講的概念我是都可以理解。 可是我完全不會自己操作,你可以很快的展示一遍到底我該怎麼排程嗎?」

Catherine聽到這裡很是高興,因為終於有個話題可以聊下去。 就算只是工作上的東西,能讓Eric願意跟她對話也總好過自己不知道該說甚麼,所以她馬上回答:「當然沒問題!」

但又歪頭露出一個可愛的表情笑一下:「我其實也不是這麼熟,也才剛接觸。」 說到這裡舉舉剛剛放在桌上的那一疊書:「我同時連手冊也帶來了喔。 不會的可能就得跟我一起翻手冊了。」 說完這句還吐吐舌頭。

Eric看他這樣,雖然心裡是有點擔心,但多少也把原本緊繃的情緒放了下來:「哈哈~~ 我完全不會、而你也是新手? 那..看來我們就得一起來摸索啦。 不過最起碼,你會的應該還是比我多的!」

Catherine說:「我們先開剛剛MSN上那個案子如何?」

Eric訝異的問著:「剛剛那個? 剛剛那個不是關掉了嗎?」

Catherine笑一下:「你忘了? 資料都在一起的,我們從這裡的會議室也是可以打開來看。 事實上我們部門的一些專案現在就常常是開會時大家聚集在一起共同規劃與調整的。 這樣就沒有一堆版本存來存去的問題了!」

Eric點點頭「好,那我們再把剛剛那案子打開」

點選了幾下後,剛剛那個案子就又顯示在畫面上:
Catherine的計劃

Catherine很快的對Eric示範了一遍她剛才是如何架構WBS、建立工作、並連結工作順序關係的做法。 這些都設好後,就讓軟體來排程計算出工作日期。

「所以,工作的開始與完成日期會在這樣的方式下計算出來!」,Catherine用這句話為她的教學做個總結。

Eric不解的立刻提問:「計算? 我以為做為PM的責任就是去壓每個工作的開始與完成時間不是?」

 

Catherine 狡獪的回說:「是、但也不是。」 停頓一下她接續道,「日期雖然應該由你來做最後的確認,但是得出日期的過程要是能透過這樣的計算才能真正保持彈性! 這其實就是所謂CPM的排程方法。」

她在手邊的紙上寫上CPM幾個大字,旁邊又寫出完整的名稱- Critical Path Method,「在CPM排程方式下,我們要盡量減少壓死的時間,不然Schedule就會失去動能了。」

Eric很驚訝,「這就是透過CPM的方法計算的嗎? 我之前有上課上過這東西、也有在書裡頭看過,只是始終不知道如何應用! 今天其實是第一次看到這樣的東西。」

Catherine開心的笑了一下「太好了! 你有學過那就很好解釋了呢! 因為這東西說穿了其實並不難的。」

Eric苦笑起來,「哈哈,老實說CPM的內容我現在其實也都不太記得了。 只記得甚麼兩方計算,然後算最早最晚日期甚麼的。」

Catherine:「沒關係,我來一步一步解釋給你聽。」 她似乎想起甚麼事情,開始用滑鼠點選起來,「等我一分鐘! 讓我把對應的欄位先打開。」

Catherine在畫面上打開了「最早開始」、「最早完成」、「最晚開始」、「最晚完成」、以及「總浮時」等五個欄位。 
ES、EF、LS、LF欄位打開

Catherine指的螢幕上寫著最早開始以及最早完成的兩個區域:「你看這哩! 最早開始與最早完成指的是每一個工作在沒有意外發生下,最快可以開始或結束的時間。 是從專案的起點開始計算的。」

她轉頭看Eric有理解這句話,又接續說到:「你先看詢價這工作。 原本工作預計是要做五天、而案子的開始日期是十月一日。 但因為十月一日是放假,所以可以做的只有… 等我一下,我設定出每天的時間。」

以天來顯示

她把甘特圖的時間設定到以天為單位,然後又指著詢價那個工作:「你看,圖上顯示的有… ㄟ..禮拜一是一天、禮拜二兩天、禮拜三三天、禮拜四四天、而禮拜五是端午節、六日又放假、所以第五天要下周一才做完。 所以完成時間會是十月九日。」

五天做完

她看Eric在算著數字,所以就趕快指著表格的位置:「你可以對應看表格的部分。詢價確實是從十月二日到十月九日。 而後面的兩個工作比價還有草擬合約因為都是在詢價後可以進行的工作,所以日期被安排在十月十日開始、完成日期則在考慮工期還有放假後,比價是在十月十九日、草擬合約則是十月十六日。 這兩筆資料也都被填在他們的最早完成欄位。」

計算出的ES、EF

Eric看了看螢幕,又低頭思考一下後:「了解! 這不難,還滿容易可以理解的。 那最晚開始跟最晚完成呢?」

Catherine:「這也不難、只是你需要一些想像力就是。」

Catherine開始比一個誇張的手勢「你可以想像原本專案的開頭有個大磁鐵,所有工作都會因為工作順序而被吸到他們不能再往前進的位置。 而那位置就是所謂最早的開始與完成時間。 我畫給你看」

Catherine在手邊的紙上畫出這樣的圖形。

CPM排程的最早時程

「最晚時程呢,指的是工作不能再往後延遲的時間。 這會從專案的尾端倒推算回去。 那就可以想像大磁鐵這時候跑道案子的尾端了,把所有還可以動的工作都拉到最後面來。」

Catherine在紙上又畫出這樣的一個圖形。 
CPM排程的最晚時程

「你看,因為草擬合約後面都沒事了,所以這工作晚一點做也還不影響專案的完成時間。 那若想知道這工作最晚可以晚到甚麼時候,我們就讓大吸鐵把它拉到最後面。 所以,現在我們發現這工作不能再晚的時間是十月十九日。 你看! 表格計算出來的也是這樣的資訊喔。」

最晚時程

Catherine突然想到甚麼又慌忙繼續說「你看,表格最後有個名叫總浮時的欄位。 這欄位英文又稱為Total Float,這是另一個很重要的欄位!」

Eric:「喔!? 怎麼說呢?」

Catherine:「這欄位告訴我們工作的緩衝有多少。 你看前面幾個工作都沒有緩衝。 因為最早完成剛好是最晚完成。 但是草擬合約有緩衝,這也是為何在吸鐵從前面換到後面時,它可以往後動。 而它往後可動的空檔,其實就是緩衝,也就是總浮時的數字囉。」

說著說著Catherine又在紙上畫出這樣的圖形: 
CPM呈現的專案緩衝

Eric「嗯,原來如此。 所以從專案的開始日期算一次,會計算出最早開始跟最早完成;那從專案的結尾逆推回來,會知道每個工作最慢最慢得要開始跟完成的時間。 而這樣可以浮動的時間稱之為總浮時,就知道到底有多少的緩衝!」

Catherine聽了點點頭:「你看,果然很簡單吧! 有這些資訊的話,在專案進行中就很方便了。 因為只要看著這個總浮時的變化,就可以簡單的知道自己手上緩衝的變動。 嗯,不如我也示範給你看吧!」

Catherine又飛快的開始設定起軟體:「你看,若我設一個這專案的完成時間的話。 唔.. 比方說十月二十七日好了。」 
專案完成日

Catherine:「你看喔。 當我重新讓軟體計算後,最早時間其實都沒動。 這是因為完成日期變動下工作的開始日期是不會變的。 但是因為專案的必須完成時間變得比較後面了,那尾巴的大磁鐵可以放的位置也變得比較後面。 這時候,所有工作都有能被吸鐵往後吸的空間,而總浮時也對應增加了。」 
6111

Eric:「那這樣倒是很方便啊,專案有一項資料改變時,立刻就可以看出影響!」

Catherine:「對啊! 對啊! 這也是為何我們家A老大會要求我們使用,因為在這樣的情形下,一切都可以動態分析。 比方說我多加一個簽約的工作。 加好工作並跟其他工作連結施作順序後,我就又可以試著排程計算看看這對我專案有甚麼影響。」

多加一個工作的變化  
(上圖,加了一個簽約的工作)

Catherine快速的按了以個鈕,加入了工作、拉了關係、放入工期,最後很快又讓軟體排程計算。 Eric在旁邊看得眼花撩亂的,不到兩分鐘,又有個新的排程結果顯示在畫面上。

多加工作後甘特圖的變化

Catherine得意洋洋的說:「你看旁邊甘特圖。 可以清楚看到時間桿的對應變化。 這尤其在會議討論中最有幫助。 與其一堆人在爭論哪個工作該做不做,幹嘛不直接放進去看看有甚麼影響。 這樣做的決策才有參考價值嘛!」

Catherine又說:「你再看喔。 元件B製作上需要的工作跟元件A可能一模一樣。 那我因為剛剛已經把元件A的內容都建好了。 這時候,只需要把相同的資料複製過去就可以…」

複製WBS

Catherine接續說到:「假設在元件A的合約草擬完就可以去詢元件B的價錢。 那就可以把這樣的工作流程拉出來,透過軟體計算,就算這樣複雜的規畫也可以在幾秒鐘告訴我們會有甚麼影響。 我就可以評估會不會工作花太長時間、會不會跟某個里程碑衝突、會不會壓縮到其他別的專案等。

連結工作

「可是! 到目前為止都只有顯示工作順序不是? 萬一元件A的簽約工作與元件B的詢價工作都是同一個人時該怎麼辦呢?」 ,說著Eric就指著螢幕上簽約還有詢價兩個工作,轉頭問著Catherine。

工作重疊做

Catherine歪著頭想了一想,吐吐舌頭說:「這確實是一個問題,我知道要怎麼看見這樣的衝突。 可是說到排解這問題……唔,我一下子想不起來具體要怎麼做了。 不過我確實有看過我們部門的PM做過一個分析。 叫做… 叫做… 叫做 Resource Leveling吧?」

Eric有些著急:「可是我案子人手少,很可能很多工作會因為這樣而必須調整順序。 若無法調整的話,那就沒用了啊。」

Catherine充滿歉意的再度開口,「都怪我沒好好學….. 啊! 不然我們一起來翻手冊好了?」

說著就拿起了手邊的手冊遞給Eric….

(待續)

 

* 以上畫面截自於Primavera P6

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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6 則讀友回應

  1. pei 2009-05-25 21:50:56 第 6 則

    若沒人看,那些故事就不會有迴響啦~除非鬼也會留言....您忘記我最後一個問題了~。。~

    • Joe Chang 2009-05-26 13:31:37

      哈 你這樣說也有道理啦。
      還是有一些人在看,只是不知道比例多少而以
      置於專案管理軟體
      若是單一專案的狀況,其實大部分軟體都涵蓋基本該有的功能
      差別只在於嚴謹度、便利性這類問題
      自己觀念OK的話,其實選擇性滿多的
      一些open source的專案管理工具,若只是自己用的話,也其實能做出滿棒的規劃了
      但前提還是一樣,自己要很清楚自己在幹嘛..
      不要把這類工具當Excel來用就好...

  2. pei 2009-05-25 20:23:02 第 5 則

    但這就是世俗阿~不過上集末提到msn代號,為何要放那歌名,且您還特地列出歌詞,我以為這集就會揭曉呢~一直在等下集說,不過我們平常沒這套軟體者,若想要練習,有其它更方便取得ㄉ替代軟體嗎

    • Joe Chang 2009-05-25 21:27:50

      喔 喔 故事還會繼續啦
      只是我平常事忙,故事得一段一段的寫
      加上有時候我也想透過專欄宣導一些別的事情 (比方說不要有本位主義這類)
      所以會隨著工作的狀況變化...
      但貼在部落格好像也不用順著專欄的編號...
      也因此,我有在想,是不是索性把小說的部分獨立出來成一個分類?


      但...有人在看嗎? XD

  3. pei 2009-04-29 01:21:53 第 4 則

    我說ㄉ結束是指還沒在一起,兩人就沒交集的這種結束拉~~~這樣很令人感概!!!

    • Joe Chang 2009-04-30 11:14:44

      哈哈 這種也是一種淒美啊?
      在一起,就得面對很多現實面的事情
      那反而又俗了?

  4. pei 2009-04-28 21:56:34 第 3 則

    愈來愈期待後續發展了,希望不要太快在一起和莫名結束耶~加油!!!

    • Joe Chang 2009-04-29 00:05:04

      現在發現 還真難一下子結束耶 XD

  5. 小浮塵 2009-04-24 08:44:39 第 2 則

    Head first有出一本「深入簡出PMP」其中舉了許多生動的例子幫助讀者學習專案管理技巧,但例子並未連貫整本書。您的大作若能針對PMBOK2008,用職場愛情故事幫助讀者輕鬆學習專案管理技巧,相信一定會大受歡迎!

    • Joe Chang 2009-04-29 00:05:26

      哈哈 這故事是可以寫很久
      只是大家喜不喜歡我就不知道了...
      反正我會寫下去,剩下就看大家的回應了